Форматы счетов‑фактур с 1 октября 2027: ФНС берет контроль — что меняется для бизнеса

Раньше формы и форматы документов по НДС (счета‑фактуры, журналы, книги покупок и продаж) утверждались на уровне постановлений Правительства. Теперь эту функцию передают Федеральной налоговой службе. Основание — изменения в п. 8 ст. 169 Налогового кодекса.

На практике это означает, что ФНС сможет быстрее обновлять форматы под новые задачи: например, под изменения ставок НДС, требования к прослеживаемым товарам или интеграцию с системами маркировки. Вместо долгих межведомственных согласований ФНС сможет выпускать приказы с обновленными форматами — и оперативно доводить их до операторов ЭДО и разработчиков учетных систем.

Важно понимать: сам переход полномочий — это организационное изменение. Конкретные технические правки в форматах появляются раньше, и к 1 октября 2027 года бизнес должен уже полностью работать по новым правилам.

Ниже — ключевые обновления, которые нужно учитывать при работе со счетами‑фактурами и смежными документами:

• Унификация с УПД и УКД. Форматы корректировочных счетов‑фактур и универсальных корректировочных документов (УКД) максимально сближены с форматом УПД. Это сделано для того, чтобы в разных типах сделок использовался единый набор реквизитов и логика заполнения. Например, по приказу ФНС № ЕД‑7‑26/970@ состав обязательных полей и структура XML‑файлов приведены к общему виду.

• Маркировка и прослеживаемость. В электронные форматы добавлены специальные блоки для передачи данных о маркированных товарах. Появилось поле «Номер средства идентификации товаров», а также расширены возможности указания нескольких партий в рамках одной строки. Это важно для партионного учета и автоматического контроля остатков.

• Поддержка актуальных ставок НДС. В форматах заложена поддержка ставок, действующих с 2026 года: 22%, расчетной 22/122, а также 18,03% для отдельных категорий операций. Это позволяет корректно отражать суммы налога в электронных документах и автоматически рассчитывать вычеты.

• Реквизиты ИП. Из электронных форматов исключен реквизит о свидетельстве о госрегистрации ИП. Вместо него теперь обязательно указывать ОГРНИП и дату его присвоения. Это упрощает автоматическую проверку статуса предпринимателя и снижает риск ошибок при сверке данных.

Продавец отгружает партию обуви с маркировкой. В новом формате в строке товара появляется блок «Сведения о маркировке», куда вносят:

• номер средства идентификации (Data Matrix);

• количество единиц;

• при необходимости — номер таможенной декларации.

Если не заполнить эти поля, документ может быть отклонен оператором ЭДО или не принят системой ФНС при проверке.

Покупатель и поставщик согласовали снижение цены на ранее отгруженный товар. В УКД теперь используют те же реквизиты, что и в УПД: итоговые суммы, ставки НДС, коды единиц измерения. Это снижает риск расхождений при сопоставлении данных в книгах покупок и продаж.

ИП Иванов И. И. выставляет счет‑фактуру. Раньше в документе указывали номер и дату свидетельства о госрегистрации. Теперь вместо этого вносят:

• ОГРНИП: 323774650000123;

• дата присвоения: 15.03.2023.

Это позволяет системам ФНС быстрее идентифицировать предпринимателя и корректно привязывать операции к его карточке налогоплательщика.

• Для электронного документооборота (ЭДО). Операторы ЭДО и учетные системы должны поддерживать актуальные версии форматов. Если система не обновлена, документы могут не пройти форматно‑логический контроль.

• Для бухгалтерии и отдела продаж. Нужно перепроверить шаблоны документов, настроить новые поля (особенно по маркировке и прослеживаемости), а также актуализировать инструкции для сотрудников.

• Для контроля и рисков. ФНС сможет эффективнее автоматизировать сверку данных: например, сопоставлять суммы НДС по авансам и отгрузкам, проверять соответствие номеров маркировки и выявлять расхождения в режиме реального времени.

1. Проверьте версию форматов в вашей учетной системе. Узнайте у вендора или IT‑службы, поддерживает ли система актуальные форматы ФНС (в т. ч. по приказу № ЕД‑7‑26/970@).

2. Свяжитесь с оператором ЭДО. Подтвердите, что ваш аккаунт готов к обмену документами в новых форматах. Запросите у оператора перечень поддерживаемых версий и сроки обновлений.

3. Актуализируйте шаблоны и инструкции. Обновите внутренние регламенты по заполнению счетов‑фактур, УКД и УПД, добавьте чек‑листы для проверки обязательных полей (особенно по маркировке).

4. Проведите тестовый обмен. Отправьте несколько тестовых документов (счет‑фактура, УКД) и убедитесь, что они проходят форматно‑логический контроль и корректно отображаются у контрагента.

5. Обучите сотрудников. Проведите короткий инструктаж для бухгалтерии и менеджеров: какие поля теперь обязательны, как заполнять данные по маркированным товарам и как указывать реквизиты ИП.