Маркировка и прослеживаемость: как адаптировать первичку и регистры учета под изменения 2026 года

В 2026 году перечень маркируемых товаров существенно расширили. Распоряжение Правительства от 27.04.2026 № 956-р добавило в список новые группы: сладости, крупы, мед, бритвы, смартфоны, электронные сигареты и др. Для каждой категории установлены свои сроки ввода обязательной маркировки. Например, для хозяйственных изделий старт — с октября 2026 года.

Параллельно усилили контроль за прослеживаемыми товарами: это касается в первую очередь импорта и партий с РНПТ (регистрационным номером партии товара). Особенно важно учитывать изменения для товаров, ввозимых из ЕАЭС автомобильным транспортом: с 1 октября 2026 года действует новый порядок уведомления.

Главное правило: первичный документ на маркированный товар должен однозначно связывать единицу продукции с кодом маркировки (Data Matrix) и обеспечивать передачу данных в «Честный знак».

С 1 июля 2026 года все участники оборота маркированной продукции обязаны использовать электронный документооборот при отгрузке и приемке. Это означает, что бумажные накладные и УПД без передачи данных в систему не считаются корректной первичкой для целей маркировки.

В электронном УПД появились специальные поля для кодов маркировки:

• перечень кодов Data Matrix по каждой позиции;

• признак операции (ввоз, производство, импорт, розничная продажа);

• сведения о типе упаковки (потребительская, транспортная, групповая).

Система автоматически сверяет коды из УПД с данными в «Честном знаке». Если коды не совпадают или отсутствуют — операция не подтверждается, а у получателя появляется риск блокировки движения товара.

Для продажи маркированных товаров касса должна быть оснащена модулем ТС-ПИоТ. Он позволяет сканировать код Data Matrix прямо в момент расчета и включать его в чек. Если код не считать или он смазан — это нарушение, которое фиксируется в ОФД и может стать поводом для проверки.

Магазин продает бритвы (бритвы — с 1 февраля 2027 года (старт перенесён)). Кассир сканирует Data Matrix, касса формирует чек с кодом маркировки, ОФД передает данные в «Честный знак», а система фиксирует выбытие единицы товара из оборота. Если кассир просто пробил товар без сканирования — это нарушение.

Регистры учета должны отражать не только стоимостные и количественные показатели, но и уникальные идентификаторы: коды маркировки и РНПТ.

В товароучетных системах (например, 1С, SAP, «МойСклад») нужно настроить учет по сериям номенклатуры и по кодам маркировки. Для каждой операции (поступление, перемещение, списание, возврат) система должна фиксировать, какой именно код маркировки с какой единицей товара связан.

При поступлении партии смартфонов (10 шт.) в регистре учета фиксируется:

• номенклатура: «Смартфон X»;

• количество: 10 шт.;

• серия: «Серия М-2026-10»;

• коды маркировки: список из 10 Data Matrix;

• поставщик, номер УПД, дата, склад.

При продаже одного смартфона из этой партии в регистре выбытия фиксируется конкретный код маркировки, который был отсканирован на кассе. Это позволяет точно отслеживать движение каждой единицы.

С 1 октября 2026 года для товаров, ввозимых из стран ЕАЭС автомобильным транспортом, действует новый порядок: вместо обычного уведомления о ввозе в ФНС подается документ о предстоящей поставке (ДОПП). Это меняет логику заполнения регистров: теперь нужно заранее отражать в учетной системе планируемый ввоз и связывать его с РНПТ.

Компания ввозит партию бытовой техники из Беларуси. До отгрузки поставщик формирует ДОПП, в котором указывает планируемые партии и РНПТ. В учетной системе компании создается предварительный документ «Планируемый ввоз», где фиксируются эти РНПТ. После фактического поступления товара система сопоставляет данные ДОПП с фактическими кодами маркировки и обновляет регистры.

Данные из регистров автоматически формируют отчеты для ФНС. Например, для прослеживаемых товаров формируется «Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости» (КНД 1169010). Важно, чтобы данные в регистрах точно соответствовали тем, что уходят в отчет: расхождения станут поводом для запроса пояснений и могут привести к штрафам.

В регистре учета числится 100 единиц товара с РНПТ, а в отчете — 99. 

Причина: одна единица была списана как брак, но в регистре не отразили выбытие с указанием РНПТ. ФНС пришлет требование пояснить расхождение. Чтобы избежать этого, нужно настроить автоматическое списание РНПТ при любом выбытии (продажа, брак, возврат поставщику, утилизация).