Онлайн-касса в SaaS: когда формировать чек при оплате подписки

При пополнении баланса формируется чек на аванс, а при зачете аванса в оплату оказанной услуги формируется чек на зачет. При возврате денег клиенту указывается признак «возврат прихода». Для зачета и возврата аванса, внесенного физическим лицом, в предусмотренных законом случаях можно формировать единый чек за расчетный период.

Когда клиент оплачивает SaaS-сервис, он должен получить кассовый чек в соответствии с требованиями 54-ФЗ. В подписной модели оплата и оказание услуги могут происходить в разное время. Клиент может заплатить заранее за будущий период, пополнить баланс, а затем использовать эти деньги для оплаты услуги. Возможны также автоматические продления, доплаты при смене тарифа и возвраты.

Онлайн-касса при оплате подписки формирует чек при каждом получении денег от физического лица. Вид чека зависит от того, за что клиент платит и когда оказывается услуга.

При оплате через интернет чек направляется клиенту в электронной форме — на телефон или электронную почту, которые были указаны до расчета. Печатать бумажный чек при такой оплате не требуется.

Получается, что создание подписки, открытие доступа и получение денег могут произойти в разные моменты. Например, сервис создает подписку и открывает доступ сразу после оплаты. Для целей фискализации расчетом при этом остается получение денег. Если клиент использует ранее внесенный баланс, расчет возникает при зачете этой суммы.

Когда клиент платит до оказания услуги, деньги поступают заранее. Чек выдается в момент их получения.

Для определения вида чека важно, известно ли, за какую услугу клиент платит. Если предмет расчета определен, применяется признак «предоплата 100%» или «предоплата». Если предмет расчета еще не определен, используется признак «аванс».

Когда ранее полученный аванс засчитывается в оплату оказанной услуги, указывается признак «полный расчет».

Для отдельных услуг, оказываемых физическим лицам, 54-ФЗ позволяет вместо отдельного чека на каждый зачет формировать единый чек. В него можно включить все такие зачеты за период продолжительностью не более календарного месяца.

Например, клиент оплатил подписку сразу на три месяца. В момент оплаты выдается чек на предоплату. Когда начинается оплаченный период, аванс за подписку засчитывается в оплату услуги. Если в течение месяца такие зачеты происходят у нескольких клиентов, сведения о них можно включить в один чек за этот месяц.

Единый чек — это специальный порядок, который компания может применять при выполнении условий пункта 2.1 статьи 1.2 54-ФЗ. При его применении отдельный чек на каждый зачет аванса не формируется.

Для SaaS имеет значение, какая именно услуга оказывается клиенту. В предусмотренный перечень входят, в частности, электронные услуги по статье 174.2 НК. К ним относится предоставление через интернет прав на использование программ для ЭВМ, в том числе посредством удаленного доступа. Программы на материальных носителях в этот перечень не входят.

Такой порядок применяется при оказании соответствующей услуги физическому лицу. Если расчетом является получение денег, выдается обычный чек на полученную сумму. Если услуга не входит в предусмотренный перечень или получатель услуги не является физическим лицом, условия для единого чека по этому основанию отсутствуют.

При рекуррентном платеже чек формируется в момент списания с банковской карты. Признак способа расчета зависит от того, за какой период списываются деньги: за будущий период — «предоплата 100%», за уже оказанную услугу — «полный расчет».

При списании с внутреннего баланса происходит зачет аванса. В этом случае указывается признак «полный расчет» либо единый чек за период при наличии права на его применение.

Таким образом, для чека важно не само наличие рекуррентного платежа, а то, за что именно списываются деньги и когда оказывается услуга.

При продлении с отдельной оплатой за новый период клиент оплачивает будущую услугу. Используется признак «предоплата 100%». Если новый период оплачивается из ранее внесенного аванса, происходит зачет аванса. Применяется «полный расчет» либо единый чек за расчетный период, если для этого есть право.

Сам расчет доплаты при смене тарифа зависит от даты перехода, оставшегося периода и правил апгрейда или даунгрейда.

Если перерасчет приводит к возврату денег, формируется чек «возврат прихода». При перерасчете без поступления или возврата денег отдельный чек не выдается.

До запуска приема платежей нужно определить, как в SaaS организованы расчеты и какие операции приводят к формированию чека. Это касается оплаты подписки, пополнения баланса, зачета аванса, продления, смены тарифа и возврата денег. Для каждой операции важно установить, когда возникает расчет и какой признак способа расчета должен быть указан в чеке.

Одна подписка может включать несколько операций, по которым возникает обязанность сформировать чек. Клиент может сначала внести аванс, затем использовать его для оплаты оказанной услуги, а после этого отдельно оплатить продление. Смена тарифа может потребовать доплаты или привести к возврату.

По 54-ФЗ для каждого расчета определяется признак способа расчета и срок формирования чека. Для получения денег это чек на приход. При зачете аванса применяется «полный расчет» либо единый чек за период при наличии предусмотренного законом права. При возврате денег формируется «возврат прихода».

Для SaaS это означает, что фискализация подписки должна учитывать фактическую схему расчетов: оплату подписки, рекуррентные платежи, пополнение баланса, зачет аванса, продление, смену тарифа и возврат.