Бухгалтерский учет

10 самых распространенных ошибок бухгалтера

В нашу редакцию часто приходят письма от бухгалтеров, в которых рассказывается о различных казусах и ошибках в работе, происходящих по вине компьютерной техники. На основании ваших посланий мы составили перечень десяти самых распространенных из них.
9,6 тыс. 3,8 тыс.

В нашу редакцию часто приходят письма от бухгалтеров, в которых рассказывается о различных казусах и ошибках в работе, происходящих по вине компьютерной техники. На основании ваших посланий мы составили перечень десяти самых распространенных из них.

Светлана Ивашенцева

Досадные мелочи

На первое место по праву можно поставить последствия такого форс-мажорного обстоятельства как неожиданное выключение электричества. Ни компьютер, ни тем более бухгалтер в данной ситуации совершенно не виноваты, но от этого не легче. Свет в здании или в отдельном офисе могут отключить по ряду причин, например, при проведении ремонтных или профилактических работ. В результате файл, над которым работали, останется сохраненным лишь частично или может вообще исчезнуть.

Второе место занял такой казус как зависшая компьютерная система. Причины этому могут быть разные — от конфликта оборудования или серьезного системного сбоя до элементарных и потому тем более досадных ошибок самого пользователя. Нажали не на ту кнопку, открыли слишком много окон, мало ли что...

На третьем месте разместилась ошибка, о которой рассказала нам бухгалтер небольшой туристической компании «Млечный путь» Елена Тагашова: «Я трудилась над отчетом для налоговой, когда заметила, что мой компьютер начал периодически виснуть. Фирма у нас небольшая, и нам пришлось вызывать приходящего системного администратора, который сказал, что систему необходимо срочно переустановить, так как она заражена вирусом. Все документы перед этим я скинула на флешку, а отчет — на обыкновенную дискету, потому что как раз собиралась отвозить его в налоговую. Распечатать материал я тоже не успела, а дискету захватила домой, чтобы кое-что доделать. Какого же было мое удивление, когда ни один из доступных мне компьютеров не смог прочесть с нее информацию! Оказывается, такое бывает — домой я ехала в метро, а там диски могут размагнититься». В итоге фирма опоздала со сроками сдачи и была вынуждена выплатить налоговикам штраф. Сейчас с этим проще — дискеты практически вышли из обихода, на смену им пришли надежные флеш-карты, хотя многие работники учета по привычке или из экономии продолжают пользоваться дискетами.

Невнимательность

О четвертой по распространенности ошибке или, скорее, неудобстве поведала бухгалтер небольшой гостиницы Надежда Лапина, которая работает в сфере бухучета уже почти тридцать лет. «Компьютеры значительно облегчили жизнь, но когда я заполняла свои бесчисленные бумажки вручную, то, в сущности, контролировала процесс целиком. А здесь порой одна неправильно внесенная цифра приводит к тому, что все дальнейшие действия в программе, соответственно, оказываются неверными. А замечаешь это, как правило, уже под самый конец работы.

На пятом месте тоже стоит ошибка, вызванная элементарной невнимательностью. Светлана Серегина, бухгалтер ООО «АНКОР-плюс» из Новгорода, рассказала, что однажды в спешке машинально сохранила достаточно важный документ под именем, которое ему дала система, не обратив внимания, где теперь этот документ сохранен. Спешка обернулась тем, что Серегина потом долго не могла найти его ни в файлах, ни на рабочем столе. Сделать это при помощи системы поиска файла было невозможно, так как название Светлана Николаевна не помнила.

Поэтому всегда следует самому выбирать папку для сохранения документа и давать ему однозначное и внятное название.

Как правило, многие ошибки происходят от невнимательности бухгалтера. Работа за компьютером требует определенной сосредоточенности.

Учитываем мелочи

А вот Алена Ушакова, главный бухгалтер ООО «Контенс-плюс», убеждена, что компьютер сделал ее труд проще и приятнее. Но из-за этой простоты иногда и случаются ошибки, причем элементарные. «Заполняя бумаги, могу перепутать номера КПП и ИНН — когда смотришь в монитор, контролировать такие вещи сложнее. Забываю менять числа в платежках или иногда открываю старое платежное поручение и начинаю набивать данные в нем же. Часть данных меняю, а часть нет. С шаблоном вообще беда: хоть одну цифру, но напутаешь или не поменяешь, ведь визуально кажется, что данные уже внесены. Работа бухгалтера требует предельной внимательности, которая у машины, естественно, куда выше, но человеческий фактор никто не отменял. Особенно под конец рабочего дня, когда устаешь и внимание рассеивается». Подобные казусы разместились на шестом месте. Лучше начинать вносить данные не в предыдущих платежках, а создавать новый документ. Такой способ выглядит сложнее, но зато он избавит от ошибок и дальнейших исправлений, которые займут гораздо больше времени после того как банк вернет недостоверные документы.

Про седьмую по распространенности проблему рассказала Наталья Водолеева, бухгалтер компании «Юджиния-тревел»: «Раньше я думала, что могу учесть все свои промахи, всегда была предельно внимательна к тому, что делаю, файлы сохраняла, а распечатанные документы проверяла по нескольку раз. Но оказалось, что всего предусмотреть невозможно. Не всегда обновление программы происходит автоматически. К тому же не являются редкостью и периодические сбои в работе Интернета. Вот и вышло так, что я целых две недели не знала о довольно важных обновлениях бланков. Теперь к этому я тоже отношусь внимательно».

На восьмом месте разместилась ошибка, которая допускается с округлением цифр. Например, 1С округляет до сотых, то есть считает копейки, а вот Excel, в котором и происходят основные расчеты, всего лишь до десятых. В итоге, копейки теряются, а суммы не сходятся.

Девятое место занимает такая досадная неприятность как перебои в работе серверов, на которых хранится бухгалтерская информация или отчеты. У программистов могут случиться любые проблемы: достаточно попадания вируса или возникновения непредвиденной системной ошибки, чтобы сервер прекратил работу. Соответственно, пропадают все хранившиеся на нем папки и документы. Если фирма большая, то администраторы архивируют их и сохраняют на других резервных источниках, по которым могут впоследствии восстановить. С небольшими компаниями труднее — там зачастую все исчезает без следа.

И так бывает!

А вот на десятом месте оказался такой нелепый, на первый взгляд, казус как ошибочно нажатая кнопка на клавиатуре. Бухгалтер из Новгорода Наталья Михайлова поведала нам, что она целый день трудилась над отчетом, когда кто-то из сотрудников, скорее всего не намеренно, подошел к ней и что-то нажал. Стерлось все, что она сделала. Как это произошло — загадка, но случай этот далеко не единичный. Конечно, здесь речь идет о старых бухгалтерских программах, но все-таки стоит быть внимательными и не позволять коллегам прикасаться к компьютеру в такие ответственные моменты.

Как видно, использование компьютера таит в себе немало неожиданностей и сюрпризов — которые, впрочем, вряд ли заставят офисных работников отказаться от него. Ведь чаще всего ошибки случаются из-за элементарной невнимательности и забывчивости. Поэтому самое важное здесь — внимательность и самоконтроль. Как, впрочем, и в любой работе.

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
104

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
109

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
196
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

50
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
57
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.