Как быть, если водитель потерял чек АЗС при заправке по топливной карте

АО приобретает топливо для нужд своей деятельности по топливным картам. По итогам месяца поставщик предоставляет счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чеки АЗС, которые водители иногда теряют? И надо ли удерживать НДФЛ с водителя в случае утери чека?

Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме № 03-03-06/1/31933 от 14.05.2018.

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

В целях освобождения от НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется.