Клерк.Ру

Как теперь надо заверять документы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Специалист      Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации, например:

 Верно  

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год  

Инспектор по кадрам        подпись        Иванова И.И.  

02.07.2018   Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Мнения
гост рекомендательный

 Это для нас он рекомендательный. А для госорганов обязательный. И потому тот же ФСС откажет в приеме документов, если они будут заверены не по ГОСТу. А потом можете доказывать необязательность хоть через суд

Вопрос по трудовым книжкам, у нас они все вместе хранятся в сейфе, не разделяясь по годам. Тупо написать "Дело №1 за 2018 год"? Или по годам приёма на работу поделить?

Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, .