Поставщик ошибся в УПД — когда бухгалтеру нужно запросить новый документ

Ошибки в УПД можно условно разделить на критичные и несущественные. К первым относятся неточности в ИНН, КПП, наименовании покупателя или поставщика, сумме, количестве и НДС. Об этом «Клерку» рассказала руководитель направления «1С:БухОбслуживание» компании «СофтБаланс» Вера Сергеева.

При проверке документа важно учитывать не только правильность отдельных реквизитов, но и соответствие УПД реальной сделке и остальной первичке.

«Условно, не может быть так, что по договору вы покупаете сосиски, а в УПД указан мел. Документооборот должен быть последовательным. Если же речь идет о пробеле или орфографической ошибке, которая не влияет на сумму, количество и реквизиты контрагента, менять первичный документ обычно не требуется», — объяснила Сергеева.

Исправленный УПД стоит запросить, если ошибка мешает идентифицировать стороны, затрагивает сумму сделки, НДС или содержание операции. При этом документ нужно сверять с договором, счетами, актами и другой первичкой.

Если условия сделки изменились — например, подрядчик выполнил меньший объем работ или стороны изменили сумму, — эксперт рекомендует оформить дополнительное соглашение. УПД не должен противоречить остальным документам по операции.

Ошибки могут повлиять и на учет расходов по налогу на прибыль. Если документы подтверждают реальную сделку, а суммы и содержание операции совпадают, расходы можно учесть. Если первичка расходится с фактическими обстоятельствами сделки, у налоговой могут возникнуть основания снять расходы.

Особое внимание бухгалтеру следует уделить реквизитам и суммам при работе с НДС.

«Поставщик показывает, кому он реализовал товар и начислил НДС, покупатель показывает, у кого приобрел товар и какой НДС принимает к вычету. Если реквизиты и суммы совпадают, проблем обычно нет. Если автоматическая проверка выявит расхождения, у налоговой возникнут вопросы», — рассказала Сергеева.

На практике встречаются и ситуации, когда предприниматель указывает НДС, хотя сам не платит этот налог.

Если поставщик исправил УПД, эксперт рекомендует сохранить операцию на первоначальную дату. Если же контрагент отказывается исправлять документ с существенной ошибкой, Сергеева советует сторнировать его в налоговом учете и не учитывать спорный расход при расчете налогов.

При этом бухгалтерский учет может отличаться от налогового: если товар фактически получили и расчеты с поставщиком состоялись, сама операция может остаться в бухучете.

Если проблему обнаружили после сдачи декларации по НДС, по словам эксперта, документы необходимо исправить и подать уточненную декларацию за период, к которому относится ошибка. Если после корректировки возникает налог к доплате, Сергеева рекомендует сначала перечислить налог и пени, а затем подавать уточненку.

Чтобы снизить риски, документы лучше проверять при получении, а не перед сдачей отчетности. По наблюдениям Сергеевой, ошибки нередко возникают, когда документы ведут вручную или в Excel и при создании нового УПД копируют старые реквизиты.