Автоматизация бюджетного процесса в компании

Представьте себе такую картину прошел месяц (квартал, год), а ваша компания ничего не заработала. Вроде и винить некого. Сбыт? Может оказаться, что реализация возросла за этот период на 10%. Вроде как даже им премии надо давать?

Производство? Может оказаться, что им не хватало рук и они совершали, так сказать, подвиг на рабочем месте. С закупок? С администрации?

И вот в этот момент может выяснится, что за финансовый результат деятельности компании отвечает по сути только директор. Финансовая ответственность сосредоточена на уровне топ-менеджмента компании и не делегирована руководителям подразделений. Делегирование финансовой ответственности посредством организации бюджетного процесса – не такая уж простая задача, как может показаться на первый взгляд.

Каждая компания работает в определенных рыночных условиях и очень часто приходится выбирать: либо необходимо увеличивать продажи за счет активного продвижения, либо повышать качество обслуживания, либо сокращать расходы за счет инвестиций в новое оборудование. Рано или поздно настает время передачи части финансовой ответственности от руководителей среднему менеджменту. Бюджетное управление предоставляет такую возможность. Большинство предприятий на сегодня уже используют то или иное программное обеспечение (ПО), которое условно можно разделить на два типа:

• Универсальное ПО, в какой-то степени пригодное для решения любых экономических задач. Примером такого ПО можно считать MS Excel;
• Специализированное ПО для бюджетного управления. В качестве примера можно использовать ряд конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.

В отличие от универсального ПО, применение специализированных программ позволяет получить ряд неоспоримых преимуществ, таких как проведение оперативного контроля информации, план-фактного анализа, многомерного анализа финансовой информации, сценарного планирования и т.п.

На сегодняшний день для автоматизации бюджетного процесса в качестве вариантов решения можно использовать такие программные продукты как 1С:Консолидация 8, 1С:Управление производственным предприятием 8 и отраслевые решения, построенные на основе данного программного продукта (1С:Молокозавод 8, 1С:Мясокомбинат 8 и пр.), а также другие решения. Рассмотрим особенности использования этих вариантов.

1С:Консолидация 8
Основное преимущество данного программного продукта с точки зрения автоматизации бюджетного процесса заключается в том, что его внедрение не требует замены используемого программного обеспечения. Весь бюджетный процесс строится в соответствии с имеющимся регламентом бюджетирования, а необходимые данные либо автоматически переносятся из используемого программного обеспечения в программу 1С:Консолидация 8, либо вносятся вручную при отсутствии такой возможности. Такой подход позволяет провести «бесшовную» автоматизацию, без замены используемого ПО.

Данная программа в рамках бюджетного управления позволяет в единой среде анализировать, моделировать, осуществлять мониторинг ключевых показателей и планировать развитие территориально-распределенного бизнеса. Кроме того, функционал программы позволяет осуществить полный цикл подготовки управленческой, бухгалтерской, международной отчетности.

Прикладное решение 1С:Консолидация 8 разработано в тесном взаимодействии с компаниями KPMG и PricewaterhouseCoopers.

1С:Управление производственным предприятием 8 и отраслевые решения на основе данного программного продукта.
1C:Управление производственным предприятием 8 является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия в едином информационном пространстве.

Данное прикладное решение позволяет полностью автоматизировать ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета, бюджетирования и МСФО. Автоматизация бюджетного управления выделена в отдельную подсистему. В принципе, данная подсистема может использоваться автономно, но более приемлемым вариантом все-таки является применение подсистемы бюджетирования во взаимосвязи с другими подсистемами программы. В таком случае на основании данных планирования продаж, производства, закупок и движения денежных средств в управленческом учете формируются соответствующие с существующим регламентом бюджеты в подсистеме бюджетирования. Использование данного прикладного решения на практике требует полной замены используемого ПО.

Другие типовые решения на платформе 1С:Предприятие 8

Имеется еще ряд прикладных решений по автоматизации бюджетного процесса, разработанных партнерами фирмы 1С на платформе 1С:Предприятие 8. Применение на практике в Ставропольском крае этих разработок, как показывает анализ, ограничено, поэтому следует лишь заметить, что их функционал по сравнению с упомянутыми выше прикладными решениями менее предпочтителен для пользователей.

Разработка прикладного решения на платформе 1С:Предприятие 8 « с нуля».
Существуют случаи, когда для реализации бюджетного процесса необходимо сильно изменять типовые программных решения на платформе 1С:Предприятие 8. Это обусловлено спецификой построения алгоритмов сбора и обработки информации в рамках бюджетного процесса. В таком случае затраты по настройке типовых решений могут существенно превысить затраты по разработке прикладного решения «с нуля». В принципе, при наличии алгоритмов процессов бюджетного управления на платформе 1С:Предприятие 8 можно создать решений неограниченной сложности. Другое дело, что в любом случае создание нового решения будет существенно дороже настройки типового решения на платформе 1С:Предприятие 8. Кроме того, типовое решение тестирует, как бы, вся страна, а вот написанное индивидуально под заказчика решение тестирует сам заказчик. Следовательно, вариант использования типовых решений программ 1С для автоматизации бюджетного управления представляется более предпочтительным.

В заключении следует отметить, что автоматизацию бюджетного управления, в отличие от бухгалтерского и налогового учета, можно начинать с любого момента, не привязываясь к началу года или началу квартала. Внедрение программного продукта предполагает у внедряющих знаний не только самих прикладных решений, но и предметной области, т.е. способов построения бюджетного процесса. Если даже сегодня на предприятии уже внедряются или внедрены программные продукты 1С, то это совсем не значит, что этими же ресурсами можно автоматизацию бюджетного управления. Поэтому если задача автоматизации бюджетирования стоит на предприятии, необходимо обращаться к соответствующим специалистам не зависимо от того, кто осуществляет текущее внедрение или сопровождение программ 1С.

Самое главное – это полностью выстроить систему бюджетирования на бумаге, а потом полученные результаты перенести в выбранное для автоматизации прикладное решение.