Автоматизация – эволюция или революция?

Растет также управленческая компетенция менеджеров, которые понимают, что летать на собранном в гараже самолете занятие может быть и интересное, адреналиновое, но опасное и неэффективное. Но все еще распространенным сценарием является попытка внедрить «готовую систему» без фазы проектирования и/или оптимизации системы управления! При этом «готовая система» чаще всего приспосабливается к имеющимся (неформализованным, неэффективным и неоптимизированным) бизнес-процессам компании. Классический АХ! (Автоматизированный Хаос).

Эволюция или революция?

В отличие от ситуации 5-10 лет назад, сегодня на предприятиях Украины отдельные функциональные области, такие как бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный учет, в основном автоматизированы. Может быть этого и достаточно? Смотря для кого! Линейный менеджер или менеджер среднего звена может быть вполне удовлетворен такой ситуацией – его участок автоматизирован и дает информацию для принятия решений… Но значительно хуже обстоит дело с топ-менеджментом и собственником. Они в целом картины по предприятию не видят в виду отсутствия единой комплексной системы управленческого учета. Или видят ее с большим опозданием по времени, когда уже об оперативности управления речь не идет… Это напоминает управление автомобилем с ориентацией по зеркалу заднего вида…

В целом проблемы такой лоскутной автоматизации с точки зрения топ-менеджмента можно классифицировать следующим образом:

• информация неоперативная
• информация недостоверная
• информация из разных подсистем противоречивая
• различные подразделения пользуются разными данными
• информации много, но она не структурирована
• значительная трудоемкость проведения финансово-экономического и управленческого анализа
• нет критериев и семафоров для оценки получаемых данных (например на основе план-фактного контроля)…

Итак мы подошли к формулировке массовой для украинского бизнеса проблемы: с одной стороны в автоматизацию уже вложены значительные ресурсы денег и (главное!) времени, с другой – топ-менеджмент системой автоматизации неудовлетворен, поскольку она ему мало что дает для принятия оперативных и стратегических решений. Далее мы будем обсуждать варианты решения.

Самое простое и очевидное решение – внедрить одну большую и «умную» систему класса ERP. Мы будем называть этот вариант развития автоматизации – революцией. Как и всякая революция, этот сценарий при ближайшем рассмотрении сопровождается большими рисками.

Кроме «простого и очевидного» решения, существует как минимум еще один вариант – внедрение некоторой консолидирующей системы, которая будет интегрировать все имеющиеся системы учета и предоставлять необходимую информацию для топ-менеджмента. Далее мы этот вариант будем называть эволюцией. Прежде, чем мы приступим к сравнению этих двух вариантов развития, чуть более подробно опишем вариант эволюции. Для примера, в качестве интегрирующей системы могут быть выбраны такие системы как «Инталев:Корпоративные Финансы», COGNOS, ComShare и др.

Чаще всего конфигурация информационных баз на крупном предприятии или холдинге выглядит следующим образом:

• Оперативный учет (продажи) ведется в единой ИБ (собственная разработка или специализированное малотиражное ПО), в центре есть консолидированная ИБ, обмен с территориально удаленными объектами происходит несколько раз в сутки
• Бухгалтерский учет ведется на 1С (версия 7.7). Количество ИБ равно количеству юридических лиц. Консолидированной ИБ бухучета нет. Конфигурации 1С для разных объектов разные. Единой методологии ведения бухгалтерского учета нет.
• Есть еще отдельные специализированные ИБ, автоматизирующие отдельные области управления, например, - управление персоналом, кадровый учет, зарплата
• Некоторые виды учета ведутся в Excel
• Сводный консолидированный управленческий учет ведется в Excel, причем в разрезе Движения Денежных Средств (ДДС) – оперативно, в разрезе доходов и расходов – по завершению периода, управленческий баланс не ведется или ведется формально, недостоверен
• Планирование некоторых областей деятельности (продажи, закупки…) ведется в Excel

Итак, как будет выглядеть эволюционный проект? Первое, что нужно сделать, это сформировать команду менеджмента и провести обучение. В минимальном объеме – управлению финансами, затратами, бюджетированию. В расширенном – еще и стратегическому и процессному управлению. Затем необходимо спроектировать нашу систему управления. В минимальном варианте – систему управленческого учета и бюджетного управления. Это важный этап, который НЕЛЬЗЯ пропускать, иначе мы опять получим АХ. На этом этапе необходимо разработать положения, полностью регламентирующие процессы планирования, управленческого учета, финансово-экономического анализа, бюджетного управления.

Затем идет этап выбора, приобретения, установки и обучение ПО. Затем мы настраиваем модель управленческого учета и бюджетирования в продукте, принимая в качестве исходной информации разработанные ранее положения. После этого – система будет готова как система планирования и анализа, необходимо выполнить последний – «консолидирующий» этап по получению фактической информации из всего разнообразия учетных систем. При этом происходит вытеснение Excel как системы учета и планирования.

При этапе консолидации данных необходимо прописать регламент обмена данными и настроить механизмы трансляции, которые будут или агрегировать информацию и/или дополнять ее недостающими аналитиками.

Для того, чтобы минимизировать количество схем трансляции, желательно провести стандартизацию ведения бухгалтерского учета как на методологическом уровне, так и на техническом (единая конфигурация 1С). Такой проект может идти параллельно основному и скорее всего будет длиться значительно дольше (около года).

Таким образом, на схеме можно изобразить эволюцию построения и автоматизации системы управления, состоящую из двух больших этапов:

• Постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования
• Стандартизация учета

Эти этапы могут идти последовательно или параллельно. При последовательной реализации возможно начинать со 2-го этапа - стандартизации учета, но при этом есть риск, что после постановки управленческого учета и бюджетирования появятся дополнительные требования к учету и этот этап необходимо будет повторить (в меньших масштабах).

Теперь, поскольку мы озадачили читателя возможным выбором, облегчим ему этот выбор, составив сравнительную таблицу достоинств и недостатков этих вариантов развития – эволюции и революции.

Какое из решений лучше – этот ответ в общем виде дать нельзя, нужно учитывать конкретную ситуацию, планы, цели и стратегию развития. Топ-менеджеры могут дополнить эту таблицу своими показателями, придать вес тому или иному показателю и принять решение.

А рекомендацию, которую я все-таки позволю себе в рамках данной статьи – нельзя дальше мириться с неэффективной системой управления, необходимо ее спроектировать/оптимизировать и автоматизировать, таким образом, получив мощный инструмент реализации целей и долгосрочное конкурентное преимущество. А какой вариант выбрать – это Ваша задача, не откладывайте ее в долгий ящик! Пора уже быть эффективными!

P.S. Да не забудьте про постановку/оптимизацию системы управления ДО автоматизации!!!

Автор - директор «Инталев-Украина»