Интеграция MS Office Project + «1C: Предприятие»:

Продукт интеграции ПО для управления проектами и системы учета трудовых и финансовых ресурсов предлагается в качестве готового решения. Наиболее заметный эффект новой модели наблюдается в сфере консалтинга.

Фундамент проектной эффективности

Эффективное стратегическое управление является столь же важной составляющей успеха компании, как и качество предоставляемых услуг. Общеизвестно, что наличие у менеджмента долгосрочной стратегии развития внешних и внутренних бизнес-процессов стабилизирует положение предприятия на рынке.

В нашей стране уже многие организации давно используют в своей деятельности принципы управления проектами. Однако, с развитием бизнеса и усложнением задач количество участников проектов и структура их взаимодействия сильно усложняются. Рано или поздно перед компанией встают задачи перевода бизнес-процессов на специализированные автоматизированные платформы и интеграции в единый комплекс существующих информационных систем.

Многие предприятия уже используют в своей деятельности системы бюджетирования, управленческого учета и управления проектами, действующие локально. Интеграция этих трех важнейших составляющих в единую систему управления позволяет эффективно решать ряд первостепенных задач. Прежде всего, речь идет о прогнозировании и фактическом учете себестоимости выполняемых проектов, формировании бюджетов по подразделениям, расчете заработной платы на основе фактических сведений по трудозатратам, регламентации доступа к информации о почасовых ставках сотрудников, возможности реализации гибкой системы поощрений сотрудников.

Союз плана и отчета
Череда кризисов 90-х годов вызвала паузу в развитии отечественного рынка консалтинговых услуг. Устойчивый спрос сформировался лишь на пороге нового тысячелетия, и фирмы, работающие в данном секторе, значительно активизировали свою деятельность. Впрочем, наращивая обороты, компании столкнулись с проблемами иного характера — недостаточная развитость профильных информационных средств не позволяла должным образом автоматизировать процесс управления проектами, объем которых увеличивался с каждым днем.

Так, для московской консалтинговой фирмы «М-РЦБ» одним из главных препятствий в расширении своего бизнеса был заметный разрыв между размахом коммерческой деятельности и степенью ее автоматизации, что было характерно и для рынка в целом. "До 2001 года каждому сотруднику приходилось вручную заполнять специальные табели о затраченных на тот или иной проект часах, — вспоминает Ренат Галиев, начальник сектора управления проектами «М-РЦБ». — Потом бухгалтерия, опять же вручную, вносила эти данные в систему «1C: Предприятие».

Каковы были потери времени, которые, особенно для предприятия консалтинговой сферы, напрямую связаны с денежными потерями, сосчитать теперь сложно. Лишь с внедрением специализированной системы управления проектами, построенной на базе Microsoft Project, удалось заметно поднять эффективность планирования и контроля над текущими работами. Однако данная инициатива не решила другой проблемы — планирования и учета финансовых затрат, которые во многих компаниях ведутся средствами программного продукта «1С: Предприятие», по-прежнему существовавшего автономно. Очевидно, что в данном случае была затруднена полноценная автоматизация проектной деятельности «М-РЦБ».

Функциональность Microsoft Project, которая с каждой новой версией учитывает все больше потребностей пользователей, позволила максимально быстро интегрировать данный продукт в комплексную систему и создать единый информационный контур с «1С: Предприятие». Используя Microsoft Project 2002, а затем и самую актуальную на сегодня версию Microsoft Office Project 2003, программисты «М-РЦБ» смогли быстро модернизировать существующий модуль управления проектами, а также объединить его с системой бюджетирования, функционирующей на базе «1С: Предприятие». При модернизации модуля управления проектами в течение трех дней в новый программный комплекс было переведено около 180 текущих и закрытых проектов, причем перерыв в работе руководителей был минимальным — всего несколько часов.

Успех в тираж
Благодаря созданию единой системы планирования и учета трудовых и финансовых ресурсов компания «М-РЦБ» успешно решила ряд первостепенных задач. Среди них: обеспечение прогнозирования проектных доходов и расходов, причем не только прямых, но также накладных и коммерческих затрат; освоение процедуры ввода фактической информации по проектам, подтвержденной первичными документами (командировочные листы, акты списания материалов и др.) и используемой в целях бухгалтерского и управленческого учета; использование механизма регламентации прав доступа к конфиденциальной информации о почасовых ставках сотрудников, задействованных в проектах, немаловажного для всех консалтинговых организаций. Частично он реализуется средствами приложения Microsoft Project Web Access, но для непосредственных руководителей проектов, имеющих возможность формировать планы в среде Microsoft Project Professional, доступ к подобным сведениям не ограничен.

В процессе интеграции с системой бюджетирования были решены и другие немаловажные вопросы. «Недавно мы перешли на Microsoft Office Project 2003, в котором появились новые необходимые нам функции, — комментирует ход проекта Ренат Галиев. — Решена проблема защиты базового плана. Раньше его нельзя было зафиксировать программными средствами, и если руководитель видел, что не вписывается в намеченные показатели, то он мог изменить план задним числом. То же самое касается и фиксации отчетных периодов. Допустим, закончился август, и финансовый директор его закрывает, а прежде руководитель проекта мог в сентябре внести затраты, произведенные в июле, из-за чего искажалась вся отчетность. Кроме того, в новой версии продукта упростился процесс внесения и использования информации о навыках и квалификации сотрудников. Еще одна интересная функция Microsoft Office Project 2003 — интеграция с Microsoft Outlook, с которым обычно знакомо большинство пользователей».

Для того чтобы руководство компании ежедневно могло иметь актуальную информацию о состоянии бюджетов проектов, всем сотрудникам необходимо ежедневно отражать данные о затраченном времени, чего, на первый взгляд, добиться довольно сложно. Здесь все зависит от степени мотивации каждого сотрудника, с которой у членов команды «М-РЦБ» сложностей нет. Участники проектов вносят в Microsoft Project количество потраченных часов за истекшие сутки, а руководитель проекта проверяет эти данные. Затем они попадают в систему бюджетирования — таким образом, имеется возможность сравнить плановые показатели с фактическими. Последние снимаются ежемесячно, и по ним рассчитываются зарплаты сотрудников. Все сотрудники аккуратно заполняют таблицу личных показателей, и эти данные используются в системе мотивации.

По мнению Александра Киселева, генерального директора «М-РЦБ», созданный инструмент планирования и фактического учета себестоимости проектов является основой для работы системы бюджетирования и контроля. «После внедрения системы управления проектами на базе Microsoft Project и ее последующей интеграции с системой бюджетирования перед нами открылись новые возможности, — отмечает Юлия Шульга, финансовый директор „М-РЦБ“. — Ускорился процесс формирования бюджетов по проектам и подразделениям, сократилось время калькуляции плановой и фактической себестоимости проектов. Кроме того, теперь для расчета заработной платы можно в реальном времени получать сведения о фактических трудозатратах по всем сотрудникам компании».

Поиск новых информационных технологий — не просто дань моде. Благодаря комплексному подходу к автоматизации проектной деятельности бизнес «М-РЦБ» достиг заметного прогресса. За год ее оборот вырос на 42% по сравнению с 2002 годом. По результатам рейтинга ведущих российских консалтинговых организаций, составленного агентством «Эксперт РА», консультационная фирма «М-РЦБ» вошла в четверку крупнейших фирм по управленческому ИТ-консалтингу в электроэнергетике.

Интегрированная система управления проектами и бюджетирования на базе Microsoft Office Project 2003 и «1С: Предприятие» должна дать новый импульс развитию компании и заявить о себе на рынке. С одной стороны, она способствует оптимизации трудозатрат внутри самой фирмы, с другой — является законченным коммерческим продуктом.

"Многие российские компании используют в своей деятельности и Microsoft Project и продукты «1С». Но в основном эти продукты используются разными сотрудниками — исполнителям Project помогает в реализации проектов, а бухгалтерия в «1С» обеспечивает работу финансовых потоков компании, — комментирует Ренат Галиев. Однако на этапе передачи данных до сих пор существовал разрыв. Разработанное нами решение устраняет эту проблему, обеспечивая гибкий и эффективный слой бизнес-логики, объединяющий управление проектами и финансами. Использование этого решения позволило нам создать эффективную систему учета времени работы сотрудников и обеспечить гибкую систему поощрений. Если раньше работники не хотели брать на себя обязанности руководителей проектов, т.к. при небольшой разнице в зарплате это требовало намного большей ответственности, то теперь ситуация изменилась — мы имеем возможность учитывать в формировании зарплаты все аспекты работы каждого специалиста и реально затраченное им время. Сегодня наше решение — это самостоятельный продукт, который мы можем предложить другим компаниям. При этом мы не стоим на месте и планируем расширять функциональность системы путем интеграции с модулями бизнес-планирования и CRM".