Можно ли в 1С назвать товар не так, как в накладной? Разбираемся если товар маркированный

На практике наименование товара в накладной поставщика не всегда удобно использовать в учетной программе. Бухгалтер может сократить его, изменить порядок слов или привести к единому внутреннему стандарту.

Например, поставщик указал:

«Костюм мужской классический, черный, размер 52–54»

а в 1С организация использует:

«Костюм мужской классический черный р. 52–54».

Возникает вопрос: можно ли так делать и не возникнут ли проблемы, если товар подлежит обязательной маркировке в системе «Честный знак»?

Можно ли менять название товара?

Прямого запрета на использование собственного наименования в справочнике номенклатуры законодательство не устанавливает.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует, чтобы факты хозяйственной жизни подтверждались первичными документами. Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, в том числе содержание факта хозяйственной жизни.

При этом УПД поставщика и карточка номенклатуры в 1С — не одно и то же.

УПД остается документом поставщика с его наименованием. Организация вправе использовать в своей учетной системе собственное название, если оно позволяет однозначно определить товар и не искажает содержание хозяйственной операции.

Например:

В УПД: «Кроссовки мужские спортивные, черные, размер 42».

В 1С: «Кроссовки мужские черные 42».

Само по себе такое отличие не является проблемой.

А если товар маркирован?

Здесь появляется дополнительное требование — необходимо обеспечить правильную идентификацию товара.

В соответствии со статьей 20.1 Закона № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности», участники оборота должны передавать в систему необходимые сведения, а также отвечают за полноту, достоверность и своевременность передаваемой информации. Общие правила маркировки установлены Постановлением Правительства РФ от 26.04.2019 № 515. Поэтому при маркированной продукции важно не буквальное совпадение названий, а корректное соответствие:

товар → карточка номенклатуры → идентификатор товара (GTIN) → код маркировки → операция с товаром.

Главное правило:

Название товара можно изменить. Идентификацию товара изменять нельзя.

Когда возникает ошибка?

Допустим, поставщик передал:

«Куртка мужская зимняя, черная, размер 52».

А бухгалтер выбрал в 1С существующую карточку:

«Куртка мужская демисезонная, черная, размер 52».

Если к этой карточке привязан другой GTIN, возникает уже не проблема наименования, а неправильная идентификация товара. Для маркированной продукции это может привести к расхождениям между учетной системой и сведениями, переданными в систему маркировки.

Поэтому нельзя объединять разные товары в одну карточку только потому, что их названия похожи.

И к хорошей практике можно отнести хранение информации о данных поставщика:

• внутреннее наименование;

• наименование поставщика;

• артикул поставщика;

• GTIN;

• бренд;

• основные характеристики товара.

Например:

Такой подход позволяет сохранять связь с документами поставщика.

Что делать бухгалтеру при приемке маркированного товара?

Перед проведением документа рекомендуется проверить:

1. Фактический товар и его характеристики.

2. Данные УПД поставщика.

3. GTIN и другие идентификаторы товара.

4. Коды маркировки.

5. Соответствие выбранной карточки номенклатуры.

6. Корректность передачи сведений в систему маркировки.

Если товар уже принят на неправильную карточку, простого переименования может быть недостаточно. Нужно проверить, какие операции уже проведены и передавались ли сведения о товаре в систему маркировки.

А что с кассовым чеком?

Отдельно необходимо учитывать Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Статья 4.7 Закона № 54-ФЗ предусматривает указание в кассовом чеке наименования товара и других обязательных реквизитов. Для маркированных товаров используются также предусмотренные законодательством сведения о коде товара.

Поэтому слишком общее внутреннее название вроде «Товар» или «Изделие» использовать не следует. Лучше: Кроссовки X мужские черные 42.  При этом для маркированного товара дополнительно должна корректно передаваться информация, предусмотренная законодательством о маркировке и форматами фискальных данных.

Вывод

Организация может использовать собственное наименование ТМЦ в учетной программе. Законодательство не требует дословного совпадения названия карточки номенклатуры с названием в УПД поставщика.

Но для маркированной продукции необходимо обеспечить достоверность сведений и правильное сопоставление товара с его идентификаторами.

Таким образом:

Можно переименовать товар в 1С, но нельзя под этим наименованием учитывать другой товар или использовать чужой идентификатор маркировки.

Для бухгалтера практическое правило простое:

Переименовывать можно — подменять товар нельзя.

Основные нормативные документы: Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Федеральный закон № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности»; Постановление Правительства РФ № 515; Федеральный закон № 54-ФЗ о применении ККТ. Для конкретной товарной группы необходимо также учитывать специальное постановление Правительства РФ о ее маркировке.

И если брать 1С, как там это реализовано. Во всех типовых конфигурациях имеется функциональная возможно “Номенклатура поставщика”. Т.е. каждой номеклатру можно указать как она называется у поставщика. И при вводе накладной поступления использовать эти данные при вводе документа. Данная возможность позволяет упростить ввод документов и обеспечить прослеживаемость с данным из первичных документов.