Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?

Маленький пень большой воз опрокидывает

Но что такое ключевая разовая проблема? Для чего нужно её искать?

Ответ: для того, чтобы её преодолеть (устранить, ликвидировать, нейтрализовать, обойти и т. д.) и тем самым преодолеть 70% других проблем — нежелательных следствий (НС)[1] порождаемых ей.

То есть на конкретный момент времени всего одна единственная ключевая разовая проблема, вызывает (порождает) несколько - более 70% остальных проблем в системе или организации.

В представленном определении есть непонятная фраза: «обобщённая по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин (ИП)». Что она означает?

Разъясню на примере.

Когда я искал ключевую разовую проблему (КРП), порождающую такую самовоспроизводящуюся проблему (СВП), как «Низкая производительность интеллектуального труда» (Низкая ПИТ). Я строил дерево текущей реальности (ДТР) по этой СВП.

В ходе построения ДТР я вышел на множество истинных причин (ИП), которые так или иначе касались одного и того же объекта. Такими истинными причинами были следующие:

• Не задаются ожидаемые целевые результаты (цели), которые необходимо достичь выполнением задач к заданным срокам.

• Очень трудоёмко производить анализ и декомпозицию задач сотрудником совместно с руководством.

• Отсутствие обучения управлению задачами.

• Планирование расходов организации осуществляется в отрыве от планирования тактических и стратегических задач.

• В организации нет системы контроля и отбраковки НЕфункциональных задач, псевдозадач.

• Отсутствует система контроля за выполняемыми фактическими задачами сотрудников.

• Постоянная корректировка системы стимулирования в соответствии со стратегическими целями и задачами организации — это очень трудоёмкий процесс.

• В организации нет механизма оценки предложений на предмет влияния их на достижение стратегических задач.

• Постоянная детализация стратегических задач до уровня конкретных задач - что очень трудоёмко.

• Не прописано актуальное закрепление и распределение между сотрудниками обязанностей по выполнению задач.

• Необходимость соблюдения принципа единоначалия не позволяет ставить задачи в обход непосредственного руководителя сотрудника.

• Отсутствие полномочий на прямую постановку задач сотрудникам из других подразделений.

• Постоянная корректировка стратегических планов, устанавливающих задачи, — это очень трудоёмкий процесс.

• Вновь появившиеся обстоятельства, влияющие на выполнение стратегических задач, не выявляются.

• Нет системы контроля за выполнением стратегических задач из плана.

• Отслеживание выполнения стратегических планов и задач — это очень трудоёмкий процесс.

• Планирование стратегических планов и задач — это очень трудоёмкий процесс.

• У руководителей не хватает времени на переваривание информации о ходе выполнения задач.

• Отсутствуют прямые оперативные каналы связи (коммуникации) руководства с сотрудником по решаемым задачам.

• Система оплаты не стимулирует сотрудников, включая руководителей, на выполнение задач.

• Очень трудоёмко вести установление стандартов выполнения задач.

• Очень трудоёмко вести учёт и контроль выполнения задач.

• Очень много задач различного уровня сложности.

• Появление новых препятствий и задач для реакции на изменения внешней среды и обстоятельств.

• Отсутствует оценка сотрудников по типам личности по PAEI-коду для учёта при постановке задач.

• Очень трудоёмко соотносить тип личности с типом каждой задачи.

• Очень трудоёмко оценивать каждую задачу по PAEI-коду.

Из указанного перечня видно, что все они касаются такого единого объекта, как «ЗАДАЧА». То есть все перечисленные истинные причины (ИП) можно объединить в одну совокупность по этому единому объекту.

А так как в формулировках истинных причин (ИП) речь идёт о множестве «ЗАДАЧ», по сути, о потоке, то всю совокупность выявленных истинных причин, перечисленных выше, можно обобщить и назвать одной фразой «Поток задач, протекающий в организации, НЕ УПРАВЛЯЕМ» (кратко – КРП: «ПЗ не управляем»)[5].

Эти декомпозиции обнаруживают логику взаимодействия конкретных проблем между собой – причинно-следственные связи между ними.

Одна проблема может быть причиной появления другой проблемы, а та в свою очередь третьей и четвёртой и т. д. Одни проблемы, порождённые другими проблемами, являются следствиями.

Декомпозиции схематично показывают все эти логические причинно-следственные цепочки.

При этом, в конкретной логической цепочке, полученной в результате отдельной декомпозиции, конкретная проблема может находиться в статусе:

• или нежелательного следствия (НС),

• или истинной причины (ИП).

Приступить к устранению непосредственно нежелательного следствия (НС) нельзя в силу того, что оно представляет из себя проблему — симптом, который вызван чем-то другим, какой-то другой причиной. НС является лишь следствием чего-то другого — следствием какой-то истинной причины (ИП) или обобщённой по какому-то единому объекту совокупности нескольких истинных причин (ИП).

То есть, получается, что чтобы устранить нежелательное следствие надо по цепочке причин и следствий найти одну проблему — истинную причину или обобщённую по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин, вызвавших её.

При этом это должна быть именно разовая проблема[6]. Потому что это та проблема, которая устраняется раз и навсегда созданием или изменением какой-либо системы (или её элементов) и которая ни в какой степени автоматически, сама по себе НЕ появится (НЕ воспроизведётся) вновь, если мы ослабим работу системы, созданной ранее для устранения этой проблемы, или она ослабнет сама, из-за того, что мы не приведём эту систему в соответствие с изменившимися условиями, наружными по отношению к ней.

Из сказанного, как вы сами понимаете, следует, что борьба с нежелательными следствиями (НС), то есть с симптомами, бесполезна. Она никак не влияет на решение проблем, так как часто – это борьба совсем не с тем, чем нужно. Надо искать истинные причины (ИП) их появления. А именно ключевую разовую проблему (КРП).

Поэтому важно проследить всю цепочку причин и следствий от нежелательных следствий до истинных причин их появления. Нужно по логическим связкам пройти путь от нежелательного следствия назад к истокам - к истинным причинам бед.

Резюмируем.

Ключевой разовой проблемой (далее — КРП), согласно Теории ограничения систем Голдратта, является одна единственная истинная причина (ИП) или, что бывает чаще, обобщённая по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин (ИП), ответственная за 70 и более процентов нежелательных следствий (НС) в системе или организации. Приступить к устранению непосредственно нежелательного следствия (НС) нельзя. Чтобы устранить нежелательное следствие надо по цепочке причин и следствий найти одну проблему – истинную причину или обобщённую по какому-то единому объекту совокупность нескольких истинных причин, вызвавших её. То есть надо найти КРП – ключевую разовую проблему. При этом это должна быть именно разовая проблема. Выявление и преодоление одной ключевой разовой проблемы (КРП) не только устраняет все связанные с ней нежелательные следствия, но и предотвращает их повторное появление.

Поиск ключевой разовой проблемы (КРП) лучше и легче вести с помощью методологии построения дерева текущей реальности (ДТР) из Теории ограничения систем Голдратта (далее — ТОС) с применением такого инструмента как программный продукт Flying Logic Pro[8].

Указанная методология, позволяет логически докопаться до истинных причин и ключевой разовой проблемы (КРП).

Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, или Козырная «ТУЗ» Мотаева!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".

[1] О том, что такое «нежелательное следствие» читай в статье «Понятие «проблема» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – “ЗАДАЧА”».

[2] Читай статью «Теория ограничения систем Голдратта (ТОС)» в разделе 8. «Применяемые в ТУЗ известные методики, методологии и теории».

[3] О том, что такое «истинная причина» читай в статье «Понятие «проблема» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента — «ЗАДАЧА»».

[4] Об этом я говорил в статье «Понятие «проблема» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента — «ЗАДАЧА»».

[5] Более подробно об этом написано в статье «Синтез ключевой разовой проблемы для ППИТ» в настоящем Разделе 4.

[6] О том, что такое «разовая проблема», я рассказывал в статье «Понятие «проблема» в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА»».

[7] Читай статью «Методология построения дерева текущей реальности (ДТР) из ТОС» в разделе 8. «Применяемые в ТУЗ известные методики, методологии и теории».

[8] О нём подробнее написано в статье «Программный продукт Flying Logic Pro®» в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».