Как организовать перенос данных из Fidelio, Opera и Sonata в 1С

Гостиничная система и бухгалтерская программа используют разные принципы учета данных.

В Fidelio, Opera или Sonata сотрудники гостиницы регистрируют проживание, дополнительные услуги, оплаты, возвраты, бронирования, сведения о гостях и результаты закрытия операционного дня. В 1С на основании этих сведений необходимо сформировать бухгалтерские документы и проводки.

Поэтому перенос данных между системами нельзя рассматривать только как техническую выгрузку. До начала обмена необходимо определить, какие операции будут отражаться в бухгалтерском учете, в какой момент признается выручка, как формируются документы по физическим и юридическим лицам и каким образом обрабатываются исправления за прошлые периоды.

Почему итоговой суммы за день недостаточно

В гостиничной системе операции обычно хранятся в разрезе кодов транзакций.

Отдельными кодами могут обозначаться:

• проживание;

• питание;

• ранний заезд;

• поздний выезд;

• аренда помещений;

• дополнительные услуги;

• наличная оплата;

• банковская карта;

• возврат;

• скидка;

• корректировка.

Для бухгалтерского учета каждый код необходимо связать с номенклатурой, документом, счетом учета, ставкой НДС и аналитическими признаками в 1С.

Если в бухгалтерскую программу передавать только общую сумму, становится сложнее определить источник расхождений. Невозможно быстро проверить, какие услуги вошли в выручку, все ли возвраты учтены и почему сумма в 1С отличается от отчета гостиничной системы.

Поэтому перед созданием документов целесообразно сохранять детализацию операций и выполнять их предварительную проверку.

Какие сведения могут передаваться из PMS

Состав передаваемых данных зависит от гостиничной системы и принятого порядка учета.

Обычно используются следующие группы сведений:

• ежедневные начисления;

• начисления по выехавшим гостям;

• стоимость проживания;

• дополнительные услуги;

• наличные оплаты;

• оплаты банковскими картами;

• возвраты;

• данные физических лиц;

• данные юридических лиц;

• коды операций;

• способы оплаты;

• платежные системы;

• результаты ночного аудита.

Не все данные PMS обязательно должны попадать в 1С.

Например, подробная информация о каждом физическом лице может оставаться в гостиничной системе, а в бухгалтерском учете отражаться сводно. При этом операции по юридическим лицам часто требуют отдельного учета по каждому контрагенту и договору.

Предварительная проверка данных

Перенос данных можно организовать в два этапа.

На первом этапе сведения из PMS загружаются в промежуточную форму. На этом этапе документы в 1С еще не создаются.

Бухгалтер может проверить:

• сумму начислений;

• распределение выручки по услугам;

• оплаты наличными;

• оплаты банковскими картами;

• возвраты;

• данные по юридическим лицам;

• новые элементы справочников;

• неизвестные коды операций;

• расхождения с отчетом ночного аудита.

После проверки запускается создание или обновление документов.

Такой порядок позволяет обнаружить ошибки до проведения документов и закрытия периода.

Настройка соответствия операций

В каждой гостинице используется собственный набор кодов транзакций.

Для каждого кода необходимо определить:

• нужно ли отражать операцию в 1С;

• к какому виду услуги она относится;

• какая номенклатура используется;

• какой документ должен создаваться;

• какая ставка НДС применяется;

• на каком счете отражается сумма;

• требуется ли отдельная строка в документе;

• с какими операциями ее можно объединить;

• какие аналитические признаки необходимо заполнить.

Например, несколько кодов PMS могут относиться к одной бухгалтерской услуге «Проживание». В других случаях услуги требуется учитывать раздельно из-за разных ставок НДС, подразделений или счетов учета.

Решение о правилах отражения принимает бухгалтерия. Технический специалист реализует выбранную схему, но не определяет содержание бухгалтерского учета.

Сопоставление справочников

Помимо операций необходимо связать справочники гостиничной системы и 1С.

Обычно сопоставляются:

• услуги и номенклатура;

• юридические лица и контрагенты;

• договоры;

• подразделения;

• кассы;

• способы оплаты;

• платежные системы;

• банковские счета;

• счета бухгалтерского учета.

Автоматическое создание всех новых элементов может привести к появлению дублей.

Для юридических лиц лучше использовать поиск по налоговому номеру и дополнительным реквизитам. Сопоставление только по наименованию ненадежно, поскольку одна организация может быть записана в PMS в нескольких вариантах.

По новым услугам и контрагентам обычно требуется подтверждение бухгалтера.

Отражение выручки по физическим лицам

По физическим лицам выручка обычно отражается ежедневно исходя из фактически оказанного объема проживания за каждые сутки.

На основании ежедневных начислений может формироваться отчет о розничных продажах или другой документ, предусмотренный учетной политикой и используемой конфигурацией 1С.

Сведения можно переносить:

• отдельно по каждому гостю;

• в свернутом виде через общего контрагента «Физические лица».

Для бухгалтерского учета чаще используется сводный вариант. Он уменьшает количество элементов в справочнике контрагентов и объем документов.

Подробная расшифровка по гостям при этом сохраняется в PMS и используется при сверке.

Отражение выручки по юридическим лицам

По юридическим лицам документы обычно формируются при выезде гостя.

В реализацию включаются услуги за период проживания, который еще не был отражен в бухгалтерском учете.

Для каждой организации могут создаваться отдельные:

• реализации;

• акты оказанных услуг;

• счета-фактуры;

• документы оплаты;

• документы зачета аванса.

При этом гость, заказчик и плательщик могут быть разными лицами.

Например, в гостинице проживает сотрудник организации, бронирование оформляет туристическое агентство, а оплачивает услуги работодатель. Для правильного формирования документов необходимо хранить связь между гостем, плательщиком, договором и бронированием.

Проживание, переходящее между месяцами

Отдельного порядка требуют гости, которые продолжают проживание после окончания месяца.

Если документы по юридическим лицам создавать только при выезде, вся сумма длительного проживания может попасть в следующий отчетный период.

Чтобы распределить выручку между месяцами, в последний день месяца формируются документы по всем гостям, которые еще не выехали.

В документы включаются услуги, оказанные по последний день закрываемого месяца.

После начала нового месяца при выезде гостя отражаются только начисления, которые не были включены в документы предыдущего периода.

Например, сотрудник организации проживает с 27 января по 5 февраля. В конце января формируется документ за период с 27 по 31 января. При выезде в феврале создается документ за период с 1 по 5 февраля.

Для этого система должна хранить сведения о ранее отраженных начислениях.

Документы, формируемые в 1С

Состав документов зависит от конфигурации и учетной политики.

На основании данных PMS могут создаваться:

• отчет о розничных продажах;

• реализация товаров и услуг;

• акт оказанных услуг;

• счет-фактура;

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер;

• документы по безналичным оплатам;

• документы по возвратам;

• документы по эквайрингу.

Правила группировки также могут различаться.

Документы могут формироваться:

• сводно за день;

• по каждому юридическому лицу;

• по договору;

• по подразделению;

• по кассе;

• по способу оплаты;

• по платежной системе.

Эти правила желательно определить до начала эксплуатации обмена. Изменение схемы группировки в середине периода усложняет сопоставление данных.

Формирование бухгалтерских проводок

PMS не должна определять бухгалтерские проводки.

Гостиничная система передает содержание операции, а проводки формируются документами 1С в соответствии с настройками учета.

Для каждого вида операции необходимо указать:

• счет доходов;

• счет расчетов;

• подразделение;

• статью доходов или расходов;

• номенклатурную группу;

• ставку НДС;

• договор;

• способ погашения задолженности.

Такой подход позволяет использовать типовые механизмы 1С и изменять учетную логику без изменения формата данных PMS.

Наличные оплаты и возвраты

Из гостиничной системы могут передаваться данные о поступлении и возврате наличных денежных средств.

При настройке необходимо определить:

• по какой кассе отражается операция;

• создается один документ за день или несколько;

• как обрабатываются операции юридических лиц;

• как отражаются возвраты;

• требуется ли разделение по подразделениям.

По физическим лицам часто используется один сводный документ по каждому виду операции.

По юридическим лицам могут создаваться отдельные документы по каждой организации.

Банковские карты и эквайринг

Оплата банковской картой отражается в PMS в момент расчета с гостем. Фактическое поступление на расчетный счет происходит позднее.

Сумма поступления может отличаться от данных гостиничной системы из-за:

• возвратов;

• комиссии банка;

• технических отмен;

• переноса платежа на другую дату;

• объединения нескольких операционных дней;

• удержаний.

Поэтому карточные операции желательно хранить с детализацией по дате, платежной системе и виду оплаты.

При сверке сравниваются:

• операции в PMS;

• возвраты;

• данные терминала;

• банковский отчет;

• фактическое поступление на счет.

Автоматическая загрузка упрощает подготовку данных, но не отменяет контроль эквайринга со стороны бухгалтерии.

Повторная загрузка и корректировки

Данные закрытого операционного дня могут быть изменены.

Причинами могут быть:

• изменение плательщика;

• исправление услуги;

• перенос начисления между гостями;

• изменение способа оплаты;

• оформление возврата;

• исправление реквизитов контрагента.

Если данные уже отражены в 1С, повторная загрузка не должна создавать второй комплект документов.

Для этого желательно хранить:

• идентификатор операции PMS;

• дату первичной загрузки;

• дату изменения;

• ссылку на документ 1С;

• статус обработки;

• историю повторных загрузок.

Отдельно необходимо определить порядок работы с документами, которые бухгалтер изменил вручную.

Если такие документы автоматически перезаписывать, ручные исправления могут быть потеряны. Поэтому измененные документы можно выводить в отдельный список для проверки.

Продажи через туристических агентов

Гостиница может продавать проживание через туристические агентства, туроператоров, корпоративных партнеров и онлайн-площадки.

В таких операциях необходимо различать:

• гостя;

• заказчика;

• плательщика;

• агента;

• организацию, которой выставляются документы.

Порядок учета зависит от условий договора.

Гостиница может:

• отражать полную стоимость услуг;

• учитывать комиссию агента отдельно;

• получать оплату за вычетом комиссии;

• вести расчеты на основании отчета агента;

• учитывать задолженность по бронированиям или отчетному периоду.

Операции через агентов желательно отделять от прямых продаж.

Для каждого агента можно использовать отдельного контрагента, договор и порядок расчетов.

Услуги сторонних поставщиков

Гостиница может продавать гостям услуги сторонних организаций.

К ним могут относиться:

• такси;

• трансфер;

• экскурсии;

• услуги гидов;

• аренда автомобилей;

• продажа билетов;

• услуги прачечной;

• химчистка;

• спа-услуги;

• медицинские услуги;

• прокат оборудования;

• услуги фотографа;

• доставка цветов;

• страхование;

• визовая поддержка.

Если гостиница действует как агент, необходимо разделить:

• сумму, полученную от гостя;

• сумму, подлежащую перечислению поставщику;

• агентское вознаграждение;

• задолженность перед принципалом;

• собственный доход гостиницы.

Если всю сумму операции отнести на выручку гостиницы, доход будет завышен.

Поэтому агентские операции следует выделять отдельными кодами или признаками еще на этапе сопоставления данных.

Контроль результата загрузки

После создания документов необходимо проверить соответствие данных PMS и 1С.

Минимальный контроль может включать:

• общую сумму начислений;

• выручку по видам услуг;

• наличные оплаты;

• карточные операции;

• возвраты;

• документы по юридическим лицам;

• переходящие проживания;

• неизвестные коды;

• повторно загруженные операции;

• дубли документов.

Для ежедневной работы удобно использовать отчет, в котором показываются:

• операция PMS;

• документ 1С;

• сумма;

• статус проведения;

• наличие расхождения;

• причина отсутствия документа.

Такой отчет позволяет быстрее определить, на каком этапе возникла ошибка.

Используемые конфигурации 1С

Обмен может быть реализован для разных конфигураций на платформе 1С, в том числе:

• «1С:Бухгалтерия ПРОФ», редакция 3.0;

• «1С:ERP Управление предприятием»;

• «1С:Комплексная автоматизация», редакция 2;

• «1С:Общепит»;

• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Состав документов и проводок будет различаться.

До начала настройки необходимо проверить:

• версию конфигурации;

• наличие доработок;

• структуру справочников;

• порядок работы с договорами;

• учет НДС;

• аналитику по подразделениям;

• порядок расчетов с гостями и агентами.

Что следует определить до начала обмена

Бухгалтерии желательно заранее зафиксировать правила обработки данных.

В них следует указать:

• какие операции загружаются;

• какие операции исключаются;

• как группируются услуги;

• как отражается выручка по физическим лицам;

• когда формируются документы по юридическим лицам;

• как закрываются переходящие проживания;

• как учитываются авансы;

• как отражаются возвраты;

• как обрабатываются банковские карты;

• как учитываются агенты;

• как отражаются услуги сторонних поставщиков;

• какие документы создаются;

• какие проводки формируются;

• кто проверяет результат загрузки.

Без формализованных правил технически исправный обмен может формировать документы, не соответствующие учетной политике организации.

Итоги

Перенос данных из Fidelio, Opera или Sonata в 1С включает несколько самостоятельных задач.

Необходимо определить порядок признания выручки, настроить соответствие операций и справочников, сформировать правила создания документов, предусмотреть закрытие месяца и организовать обработку исправлений.

Отдельного контроля требуют:

• ежедневная выручка по физическим лицам;

• документы по юридическим лицам;

• переходящие проживания;

• наличные оплаты;

• банковские карты;

• возвраты;

• агентские продажи;

• услуги сторонних поставщиков;

• повторная загрузка данных.

Основная задача такого обмена состоит не только в передаче информации между системами, но и в сохранении возможности проверить источник каждой суммы и сопоставить документы 1С с операциями гостиничной системы.