Эту выплату водителям считали необлагаемой. Суд решил иначе — компании доначислили миллионы

Работодатель называл выплаты водителям компенсацией за разъездной характер работы и не включал их в базу по НДФЛ и страховым взносам.

Казалось бы, основание есть: водители постоянно находятся в рейсах, работа имеет разъездной характер, а порядок выплат закреплён локальным актом.

Но налоговая решила, что под видом компенсации сотрудники фактически получали зарплату.

Спор дошёл до Арбитражного суда Волго-Вятского округа. И суд поддержал налоговиков.

Разбираемся, почему выплату, которую работодатель считал необлагаемой компенсацией, признали частью заработной платы и чем это закончилось для компании.

Налоговая провела выездную проверку организации за период с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.

Инспекция пришла к выводу, что организация под видом компенсационных выплат за разъездной характер работы фактически выплачивала сотрудникам заработную плату и не включала эти суммы в налоговую базу.

По результатам проверки компании доначислили:

• НДФЛ — 12 627 820 рублей;

• страховые взносы — 14 570 560,97 рубля;

• также были начислены пени и штрафы.

Общая сумма доначисленных налогов составила более 28,3 млн рублей.

Работодатель с выводами инспекции не согласился и обратился в суд.

Позиция работодателя строилась на том, что водители-экспедиторы работают в разъездах и находятся вне места постоянного жительства.

Поэтому организация считала спорные выплаты возмещением дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть фактически суточными.

В качестве подтверждения компания ссылалась на:

• локальный нормативный акт;

• путевые листы;

• положение о разъездном характере работы.

Работодатель считал, что такие выплаты не должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Однако суды оценили не только документы, но и реальный порядок расчёта и выплаты денег.

Это главный вывод из дела.

По статье 164 ТК РФ компенсация — это денежная выплата, предназначенная для возмещения работнику затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

При этом компенсационные выплаты, которые являются частью заработной платы по статье 129 ТК РФ, имеют другую природу. Они входят в систему оплаты труда и не предназначены для возмещения конкретных расходов сотрудника.

Поэтому недостаточно назвать выплату «компенсацией».

Суд указал: для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, а не её название — надбавка, увеличение оклада, льгота и т. п.

Именно здесь у работодателя возникли проблемы.

Суды установили, что зарплата водителей фактически состояла из двух частей:

• постоянной — оклада;

• переменной — зависящей от количества пройденных километров и времени нахождения в пути.

При этом отдельно водителям выплачивались суточные — 700 рублей в сутки.

Получалось, что спорная выплата была связана не с конкретными расходами работника, а с выполненной им работой.

Деньги выплачивались за каждый отработанный рабочий день и носили систематический характер.

Суд указал, что выплаты производились именно в связи с выполнением водителями трудовых обязанностей.

Для налогового спора это стало существенным обстоятельством.

Ещё один важный момент: от работников не требовали документы, подтверждающие понесённые расходы.

А ведь если работодатель возмещает именно расходы сотрудника, должна прослеживаться связь между выплатой и реальными затратами.

Суд указал, что формального закрепления выплаты в локальном акте недостаточно для подтверждения фактически понесённых работниками расходов.

Суды обратили внимание и на то, как компания отражала выплаты.

Расходы водителей на ремонт автомобилей и покупку расходных материалов проводились по счёту 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами».

А большая часть спорных выплат работникам в период с марта 2021 года по декабрь 2022 года отражалась по счёту 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

Суд связал эти выплаты с оплатой пройденных километров и времени в пути, а не с суточными.

У компании был документ, в котором была предусмотрена «компенсация за разъездной характер работы».

Но суд исходил из фактических обстоятельств.

Если локальный акт называет выплату компенсацией, а на практике она регулярно начисляется за выполненную работу, зависит от километража или времени в пути и не требует подтверждения расходов, налоговики могут сделать вывод, что это не возмещение затрат, а часть зарплаты.

Именно такой вывод был сделан в этом деле.

Суд указал, что спорная выплата не имела компенсационного характера, поскольку не была направлена на возмещение фактических затрат работников. Она увеличивала оплату труда сверх установленной величины.

При этом из решения суда не следует, что любая выплата водителю за разъездную работу автоматически облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Статья 168.1 ТК РФ предусматривает возмещение работникам, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в том числе:

• расходов на проезд;

• расходов на наём жилого помещения;

• дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства;

• иных расходов, произведённых с разрешения или ведома работодателя.

Суд также отметил: если выплата направлена на возмещение расходов работника, она может иметь компенсационный характер. При этом для целей налогообложения значение имеет документальное подтверждение расходов.

Поэтому бухгалтеру важно разделять компенсацию реальных расходов и доплату за выполнение работы.

Если в вашей организации есть водители, экспедиторы, курьеры или другие сотрудники с разъездным характером работы, стоит проверить порядок выплат.

Должно быть закреплено, что работа действительно носит разъездной характер.

Проверьте, какие именно выплаты установлены, за что они производятся и каким образом определяется их размер.

Особое внимание — выплатам, размер которых зависит от:

• километража;

• количества поездок;

• времени в пути;

• количества отработанных дней;

• объёма выполненной работы.

Именно такие обстоятельства в рассматриваемом деле стали одним из аргументов в пользу того, что спорные суммы являлись оплатой труда.

Если это компенсация, должна быть возможность подтвердить расходы, которые работодатель возмещает сотруднику.

Это один из главных вопросов.

Если сотруднику гарантированно и регулярно платят определённую сумму за выполнение работы, а размер выплаты фактически зависит от результата или условий труда, налоговая может рассматривать её как часть оплаты труда.

Проводки сами по себе не определяют налоговый режим выплаты. Но в случае проверки данные бухгалтерского учёта могут использоваться вместе с другими доказательствами для определения её фактической природы.

Первая инстанция первоначально частично поддержала компанию и признала решение налоговой недействительным в части значительных сумм.

Но апелляционный суд отменил это решение в соответствующей части и признал доначисления НДФЛ и страховых взносов обоснованными.

Арбитражный суд Волго-Вятского округа не нашёл оснований для отмены постановления апелляции.

Кассационную жалобу оставили без удовлетворения.

Само слово «компенсация» в положении об оплате труда не делает выплату необлагаемой.

Если деньги фактически возмещают конкретные расходы работника, это одна ситуация.

Если же выплата регулярно начисляется за выполненную работу, зависит от километража или времени в пути и не требует подтверждения расходов — возникает риск, что её признают частью заработной платы.

А значит, с неё могут потребовать НДФЛ и страховые взносы.

Поэтому работодателям с разъездными сотрудниками стоит проверить не только свои локальные документы, но и как именно рассчитываются, выплачиваются и отражаются в учёте такие компенсации.

1. Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 03.09.2026 № Ф01-8340/2026 по делу № А43-19572/2025.

2. Налоговый кодекс РФ, в том числе положения о компенсационных выплатах и их налогообложении, приведённые судом в постановлении.

3. Трудовой кодекс РФ, статьи 129, 164 и 168.1 — положения об оплате труда, компенсациях и возмещении расходов при разъездном характере работы.