Учет потерь на Wildberries: от сверки с маркетплейсом до проводок и налогов

Почему отчет из личного кабинета WB — не первичка

Главная ошибка — списывать товар на основании скриншота из ЛК Wildberries. Отчет «Потери и недостачи» — это информационный сигнал, но не первичный документ для налоговой. Без документального пакета любое списание будет считаться необоснованным.

Минимальный комплект, который защищает при проверке:

• отчет WB о потерях;

• акт инвентаризации;

• служебная записка менеджера;

• акт сверки с Wildberries (желательно).

Шаг 1. Сверка с Wildberries: выгрузите и проверьте данные

Не верьте общим суммам в отчете. Действуйте по шагам:

1. Выгрузите отчет «Потери и недостачи» в Excel.

2. Отфильтруйте позиции по кодам причин списания.

3. Сверьте суммы с банковскими поступлениями.

В итоге вы должны точно знать: какие суммы компенсированы, какие находятся в обработке, а по каким WB отказался платить. Если данные в вашей 1С не совпадают с отчетом маркетплейса — это основание для внеплановой инвентаризации.

Для подтверждения суммы компенсации перед налоговой запросите у WB детализацию через акт сверки. Это не просто просьба «пришлите цифры», а юридически грамотный запрос, который обязывает маркетплейс предоставить детализацию, пригодную для налогового учета.

Шаг 2. Инвентаризация товаров на складе маркетплейса по ФСБУ 28/2023

Требования к инвентаризации установлены ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». В случае пожара, аварии, стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации проведение инвентаризации обязательно — это прямо предусмотрено подп. «е» п. 15 стандарта. Например, при пожаре в результате атаки БПЛА на склад WB без инвентаризации не обойтись.

Порядок действий:

1. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации (можно использовать унифицированную форму ИНВ-22 или произвольную форму).

2. Комиссия сравнивает фактические остатки с данными бухучета и определяет, какой товар уничтожен полностью, а какой лишь поврежден и может быть продан с уценкой.

3. По итогам составляются инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акт, в котором четко зафиксирован объем потерь.

Важно по периоду и оценке: результаты инвентаризации регистрируются в учете в том отчетном периоде, к которому относится дата инвентаризации (п. 10 ФСБУ 28/2023), а недостача активов принимается по балансовой стоимости на эту дату (п. 11 ФСБУ 28/2023).

Пакет документов для оформления потерь на WB

1. Приказ руководителя о проведении инвентаризации.

2. Реестр товаров, переданных WB.

3. Сличительная ведомость.

4. Акт о результатах инвентаризации.

5. Решение руководителя об утверждении результатов.

6. Акт о списании подтвержденных потерь.

7. Расчет фактической себестоимости.

8. Бухгалтерская и налоговая справки.

ФСБУ 28/2023 не устанавливает закрытый перечень документов, поэтому состав вы можете определить самостоятельно. Главное — документы должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

Бухгалтерские проводки при утрате товара на Wildberries

После документального подтверждения потерь отражаем операции:

Налог на прибыль: как учесть потери от пожара и ЧС

Убытки от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций приравниваются к внереализационным расходам (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Расход должен быть обоснован и документально подтвержден (ст. 252 НК РФ).

Факт чрезвычайных обстоятельств подтверждают: справка ГПС МЧС России, протокол осмотра места происшествия, акт о пожаре с указанием причины возгорания, акт инвентаризации со стоимостью утраченного имущества, справка о прекращении уголовного дела (письмо Минфина от 15.05.2023 № 03-03-06/1/43813).

УСН: уменьшают ли потери на маркетплейсе налоговую базу

УСН «доходы минус расходы». С 2026 года перечень расходов стал открытым: подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ. Отразить расход можно после выполнения двух условий:

• товар оплачен поставщику;

• утверждены результаты инвентаризации с актом списания.

Если оплата поставщику произошла позже — расход признается после оплаты. В КУДиР рекомендуем запись: «Потери от пожара (чрезвычайной ситуации), подп. 45 п. 1 ст. 346.16, подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ» с реквизитами акта и бухгалтерской/налоговой справки.

УСН «доходы». Стоимость утраченного товара налоговую базу не уменьшает. Полученная компенсация или страховое возмещение включаются в доходы на дату поступления денег.

НДС при утрате товара: нужно ли восстанавливать вычет

1. Уничтожение товара — не реализация: право собственности покупателю не передается, объекта НДС не возникает.

2. Ранее принятый к вычету НДС восстанавливать не требуется: такая ситуация прямо не включена в закрытый перечень п. 3 ст. 170 НК РФ — при надлежащем подтверждении уничтожения товара.

3. Возмещение реального ущерба, не связанное с оплатой реализованных товаров, не образует налоговую базу по НДС.

Но документы WB нужно анализировать по существу: если операция оформлена как выкуп или реализация товара, налоговые последствия будут иными.

Типовые проводки по режимам: таблицы

УСН 6% (доходы)

УСН 15% (доходы минус расходы)

ОСНО (НДС + налог на прибыль)

* По мнению Минфина и ряда судов, при утрате товара НДС не восстанавливается — товар не использован в необлагаемой деятельности. Но есть позиция о начислении НДС с суммы компенсации.

** Рекомендация: если компенсация от WB приходит без выделения НДС — не начисляйте налог. Если WB выделяет НДС в компенсации — отразите его в учете.

Главные ошибки бухгалтера при учете потерь на WB

1. Списание по скриншоту из ЛК. Без пакета «отчет WB + акт инвентаризации + служебная записка + акт сверки» расход снимут при проверке.

2. Отсутствие инвентаризации. При ЧС она обязательна по пп. «е» п. 15 ФСБУ 28/2023.

3. Полное списание поврежденного, но продаваемого товара. Комиссия обязана определить пригодность и стоимость — иначе списание необоснованно.

4. Лишнее восстановление НДС там, где оно не требуется, или, наоборот, неначисление НДС с компенсации, в которой WB выделил налог.

5. Расход на УСН 15% без оплаты поставщику или без утвержденной инвентаризации — условия подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ должны соблюдаться строго.

Готовые шаблоны — инструкцию по выгрузке данных из ЛК Wildberries, алгоритм инвентаризации, шаблон акта сверки с WB, бухгалтерскую памятку по проводкам, регламент учета потерь маркетплейсов для учетной политики и таблицу «Коды причин списания WB vs налоговые последствия» — ищите в курсе «Бухгалтер маркетплейса 2026».