Переход на ЭДО. Как внедрить и сократить трудозатраты на 50%

Мы часто получаем от клиентов вопросы о возможностях типового личного кабинета 1С («1С:Кабинет сотрудника»). Всё актуальнее становится задача перехода на ЭДО, избавления от бумаг и удалённого подписания документов. Как именно в этом помогает упомянутый сервис? Отвечаем на примере внутреннего кейса.
196 97
Переход на ЭДО. Как внедрить и сократить трудозатраты на 50%

Наша компания постоянно растёт и расширяет штат. Это неизбежно приводит к увеличению нагрузки на бухгалтерию. Когда мы начали отслеживать, сколько времени наши бухгалтеры тратят на те или иные задачи, выяснилось, что решение одних только кадровых вопросов занимает до 28 часов в месяц.

Специфика кадрового документооборота:

  • Много мелких рутинных задач. Распечатать документы, получить подписи директора и сотрудников, разослать расчётные листы, организовать хранение бумаг – всё это отнимает время и силы специалистов. При этом сами по себе задачи несложные – их легко автоматизировать.

  • Много сотрудников, работающих дистанционно. Из-за этого часто приходится отправлять и получать документы по почте, что тоже не очень удобно. Плюс, расходы на пересылку.

Стало ясно: нужна оцифровка и автоматизация. В качестве инструмента, решающего эти задачи, выбрали «1С:Кабинет сотрудника».

Незадолго до этого у нас состоялся пресейл, на котором потенциальный заказчик попросил продемонстрировать данный сервис. По сути, мы убили «двух зайцев»: запустили кабинет у себя и актуализировали понимание функционала, чтобы затем провести качественную демонстрацию. А благодаря работе с другим клиентом, которому мы уже успели внедрить кабинет, у нас появилась понятная детализированная инструкция.

Кристина Шаврина, заместитель директора по организационному развитию

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»?

Это сервис, который позволяет сотрудникам использовать некоторые функции 1С – причём покупать дополнительные лицензии и предоставлять доступ к базам не нужно. В основном сервисом пользуются со смартфона, но есть и веб-версия для ПК. На текущий момент это одно из самых востребованных решений для ведения электронного кадрового учёта.

Мы сразу остановили свой выбор на этом приложении. Во-первых, в личном кабинете сотрудникам удобно выпускать электронные подписи: это занимает буквально пару минут. Во-вторых, сервис напрямую интегрирован с 1С:ЗУП. Кроме того, у нас есть подробная инструкция, с помощью которой легко разобраться в функциональности.

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Какие задачи закрывает «1С:Кабинет сотрудника»?

1. Обработка заявок сотрудников (заявления на отпуск, командировку, изменение личных данных, налоговые вычеты и пр.).

Заявки сотрудников приходят исполнителю в виде задач в разделе «Мои задачи»

2. Подготовка справок для сотрудников (НДФЛ, справки об остатках отпусков, справки с места работы и пр.).

Например, так выглядит запрос сотрудника на справку 2-НДФЛ. Документ создаётся автоматически. Остаётся только перейти по ссылке, заполнить, проверить и провести справку.

3. Подготовка и обработка приказов (о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке и пр.).

По кнопке «Печать» выводится печатная форма приказа, которая передаётся в личный кабинет на подпись. После ознакомления сотрудника с приказом сервис обменивается информацией с 1С:ЗУП, куда поступает соответствующая отметка.

4. Подготовка и обработка произвольных документов (локальных нормативно-правовых актов, инструкций, договоров и пр.).

Cо стороны 1С в разделе «Документы кадрового ЭДО» можно увидеть, что сотрудник подписал документ.

5. Публикация расчётных листков согласно ст. 136 ТК РФ.

В личном кабинете сотрудник увидит публикацию в разделе «На подпись». После подписания документ переходит в архив, а в 1С:ЗУП отмечается факт ознакомления.

Раньше нам приходилось выгружать и рассылать расчётные листы каждому сотруднику вручную. В сумме это занимало около часа. Сейчас, благодаря личному кабинету, мы делаем это одной кнопкой

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Как происходило внедрение?

Переход на «1С:Кабинет сотрудника» осуществляли командой из трёх человек. Активная фаза проекта заняла около недели.

  • Первый день. Купили и установили «1С:Кабинет сотрудника».

  • Второй день. Настроили пользовательские роли (структуры подчинённости сотрудников) и маршруты согласования.

  • +5–7 дней. Проинструктировали сотрудников, помогли скачать приложение и получить ЭП, запустили сервис в эксплуатацию.

  • +1 месяц. Протестировали работу сервиса, нашли и исправили все недочёты в настройках. Сотрудники адаптировались к приложению и начали активно им пользоваться.

В результате удалось существенно сократить трудозатраты на рутинные задачи, связанные с кадровым документообротом, и направить сэкономленное время на более интересные проекты. Экономия времени составила почти 50% (с 23–28 часов до 12–13 часов).

Комментарии

2
  • Владимир

    Все это отлично, НО!

    1. Сотрудник не может использовать КЭП, только НЕП от 1С - огромный минус!!!

    2. Нет интеграции с ГосУслугами и порталом Роструда.

    3. Нет многосторонней подписи: например для отправки АО, там 3 подписи: Сотрудник, Бух, Рук

    4. Опять же ав отчеты сотрудник не может направить через ЛК…

    Ну и тд по мелочам…

    • dar2018

      В ЭДО этих "НО", куда ни ткнись, - везде, воз и маленькая тележка. Как в не проработанности  приложений, так и в мозгах людей. В интересное время живем - время перемен.

ООО «КСК АУДИТ» включено в реестр аудиторских компаний

ООО «КСК АУДИТ» — в реестре компаний, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям (ОЗО).

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

9 тысяч клиентов банка «Киви» получили страховое возмещение от Агентства по страхованию вкладов

Около 20 000 вкладчиков банка «Киви» должны получить свои средства после отзыва лицензии у кредитной организации. АСВ выплатила уже 85% страховой ответственности.

Иностранные компании потеряли больше 107 млрд долларов от ухода с российского рынка

Предприятия, которые перестали работать в России, несут убытки от списания активов и недополучают доходы.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Не открывайте бизнес с нуля. Купите готовый

❗️Покупая готовый бизнес, вы минимизируете риски потери денег и времени. Покупая готовый бизнес, вы приобретаете платформу, которая генерирует деньги уже с 1 дня, + вы можете внедрить множество полезных фишек, тем самым увеличить прибыль и капитализацию бизнеса.

🚖 У работодателей будет новая обязанность. Возможно придется оплачивать сотрудникам такси + опрос

Оплату такси в ночное время могут признать производственной необходимостью, поскольку сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом.

Узнай звезду! Бухгалтер, оторвись от работы, перегрузи мозги

Время послеобеденного отдыха! Давайте на 10 минут дадим себе отдохнуть и поиграем. Перезагрузка тоже важна.

Создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина, Клерк
171
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Мошенники выдают себя за сотрудников ФНС и требуют прислать налоговые декларации

Сотрудники ФНС не рассылают электронные сообщения о задолженности и не требуют оплатить ее онлайн. Такие схемы применяют только мошенники. Декларации физлица и компании должны подавать самостоятельно.

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

В статье даем пошаговую инструкцию по регистрации кабинета в ЕГИСЗ и подсистемах ФРМР и ФРМО для медорганизаций.

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

«Тинькофф» стал оператором по выпуску цифровых финансовых активов

Теперь банк «Тинькофф» может обеспечивать заключение сделок с ЦФА по купле-продаже активов, их обмену и другим операциям.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?

Раннее я указал, что только найдя ключевую разовую проблему низкой производительности интеллектуального труда, мы сможем разработать действенный способ по её преодолению.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?
49

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Опубликован официальный ежегодный рейтинг операторов фискальных данных России.

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Стало известно, на сколько выросла выручка ИТ-компаний в России

По предварительным данным Минцифры выручка ИТ-компаний составила 5,5 трлн рублей и увеличилась на 43% за 2023 год.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Акцизы

В декларации по акцизам появятся новые коды для алкоголя

Для заполнения декларации по акцизам с 1 мая нужно указывать новые коды для алкогольной продукции с содержанием спирта.

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Предприниматели часто по незнанию допускают бухгалтерские ошибки, которые ведут к печальным последствиям: штрафам, доначислениям, пеням и даже закрытию бизнеса. Рассказали в статье о четырех самых актуальных правилах, которых следует придерживаться в сегодняшних реалиях и что предпринять, если их нарушили.

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Для НКО продлят пониженные тарифы страховых взносов

Минфин предлагает на 2 года продлить пониженные тарифы страховых взносов, которые могут применять некоммерческие организации.

Принят закон о свободном доступе провайдеров в многоквартирные дома

Теперь жители могут свободно выбирать нужного им провайдера и заключать индивидуальный договор.

3
184

Расходы на ремонт служебных автомобилей выросли на 25%

Общая сумма госконтрактов по ремонту и обслуживанию автомобилей выросла до 30 млрд рублей, а число торгов увеличилось на 5%.

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитывают для налогообложения. Эта норма не предусматривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 
2
76

Интересные материалы

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.