Как оприходовать товар в 1С Бухгалтерия 8 без ошибок: документы, НДС и проводки

Поступление товаров — одна из самых частых операций в торговой компании. От того, насколько правильно оформлен документ в 1С, зависит сразу несколько участков учета: остатки на складе, расчеты с поставщиком, себестоимость будущих продаж и входной НДС.

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 поступление товаров оформляют документом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Разберем, как отличить товары от других активов, какие данные важно проверить в документе и как проконтролировать результат после проведения.

Товары — это запасы, которые организация приобретает для дальнейшей перепродажи без переработки. Например, оптовая компания закупает бытовую технику, канцтовары, одежду, стройматериалы или другую продукцию, чтобы затем продать ее покупателям.

Не стоит путать товары с другими видами поступлений:

• материалы используют в производстве, ремонте или для хозяйственных нужд компании;

• оборудование может учитываться как основное средство или малоценное оборудование — в зависимости от назначения и учетной политики;

• услуги не приходуют на склад, поэтому они не учитываются как товары;

• товар покупают именно для последующей продажи.

Для учета товаров в типовом плане счетов используется счет 41 «Товары». В оптовой торговле чаще всего применяется счет 41.01 «Товары на складах».

Перечень документов зависит от условий поставки, способа доставки и правил документооборота в компании. Но бухгалтеру важно иметь документы, подтверждающие наименование, количество, цену и стоимость полученных товаров.

Обычно при поступлении используют:

• УПД;

• товарную накладную;

• счет-фактуру, если поставщик оформляет ее отдельно;

• договор поставки, спецификацию или счет;

• транспортную накладную и другие документы на перевозку — если товар доставляет перевозчик;

• внутренний документ о приемке или приходный ордер, если это предусмотрено учетной политикой;

• акт о расхождениях — при недостаче, браке, пересортице или иных расхождениях.

До ввода данных в программу стоит сверить документы поставщика с фактически полученными товарами. Исправить ошибку на этапе поступления всегда проще, чем искать ее во время инвентаризации или сверки расчетов.

Для создания документа откройте раздел «Покупки» и выберите пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)». Затем нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)».

Далее заполните основные реквизиты документа.

В поле «Контрагент» выберите поставщика, а в поле «Договор» — договор, по которому оформляется поставка.

Проверьте вид договора и валюту расчетов. Для большинства операций используется договор с поставщиком в рублях. Если расчеты ведутся в валюте или условных единицах, это должно быть настроено корректно — иначе могут возникнуть ошибки в расчетах и переоценке задолженности.

В шапке документа необходимо указать:

• организацию, принимающую товар;

• склад, на который он поступает;

• дату и номер документа поставщика;

• порядок зачета аванса, если предоплата уже перечислялась.

Склад влияет не только на количественный учет. Если товар поступит не на тот склад, в дальнейшем возникнут проблемы с остатками, перемещениями, реализацией и инвентаризацией.

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и сумму.

Если позиция уже есть в справочнике, ее можно выбрать из списка. При создании новой номенклатуры желательно сразу заполнить наименование, единицу измерения, вид номенклатуры, ставку НДС, артикул и другие реквизиты, которые нужны для учета и продаж.

В типовой ситуации программа подставит счет учета 41.01 автоматически. Но его все равно стоит проверить в колонке «Счет учета», особенно если в базе используются разные виды товаров, склады или правила учета.

Если поставщик предъявил НДС, укажите в документе нужную ставку и убедитесь, что способ расчета соответствует первичным документам поставщика: НДС включен в стоимость или начисляется сверху.

После проведения поступления зарегистрируйте счет-фактуру поставщика. Обычно ссылка для этого находится в нижней части формы документа. Укажите номер и дату счета-фактуры либо реквизиты УПД, если он выполняет функцию счета-фактуры.

Это важно для отражения входного НДС в книге покупок при соблюдении условий для вычета.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Чтобы увидеть сформированные бухгалтерские записи, откройте кнопку «Дт/Кт».

При поступлении товара от поставщика с НДС чаще всего формируются проводки:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — товар принят к учету без НДС;

• Дт 19.03 Кт 60.01 — отражен входной НДС.

После принятия НДС к вычету появится запись:

• Дт 68.02 Кт 19.03 — НДС принят к вычету.

Оплату поставщику программа отразит отдельным банковским документом:

• Дт 60.01 Кт 51 — перечислены деньги поставщику.

Предположим, организация приобрела у поставщика 100 единиц товара по 1 000 рублей без НДС за единицу. При ставке НДС 22% стоимость товаров без налога составит 100 000 рублей, НДС — 22 000 рублей, а общая сумма поставки — 122 000 рублей.

В результате в учете будут отражены:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — 100 000 рублей;

• Дт 19.03 Кт 60.01 — 22 000 рублей.

После выполнения условий для вычета НДС:

• Дт 68.02 Кт 19.03 — 22 000 рублей.

При перечислении оплаты поставщику:

• Дт 60.01 Кт 51 — 122 000 рублей.

После проведения документа полезно убедиться, что операция верно отразилась не только в проводках, но и в отчетах.

Для контроля можно использовать:

• оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 — чтобы проверить поступление и стоимость товара;

• ОСВ по счету 60 — для контроля задолженности перед поставщиком;

• ведомость по товарам на складах — для проверки количества и стоимости остатков;

• анализ субконто — чтобы детально проверить расчеты по контрагентам, договорам или номенклатуре;

• книгу покупок — для контроля счетов-фактур и НДС, заявленного к вычету.

Чаще всего ошибки возникают из-за неверного счета учета, незаполненного склада или незарегистрированного счета-фактуры. Например, если товар для перепродажи отразить на счете 10 вместо счета 41, данные о запасах и себестоимости реализации будут искажены. А если не зарегистрировать счет-фактуру, входной НДС останется на счете 19 и не попадет в книгу покупок.

Правильно оформленное поступление — это основа точного товарного учета. Проверьте документы поставщика, склад, номенклатуру, счета учета и НДС до проведения, а затем проконтролируйте результат через проводки и стандартные отчеты. Такой алгоритм помогает избежать ошибок еще до закрытия месяца и подготовки отчетности.

Подробнее про поступление товаров в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. смотрите в видео: