Ведение бизнеса

Удаленный режим: правила грамотной организации

Рассказываем на примере Projecto, как современные решения облегчают организацию, планирование и управление рабочими процессами на расстоянии!
Удаленный режим: правила грамотной организации
Удаленный режим: правила грамотной организации

Известные события с внезапной эпидемией глобального масштаба актуализировали для предпринимателей дистанционный формат, к которому, оказалось, были готовы не все. Для некоторых работодателей «удаленка» стала серьезным испытанием, впрочем, как и для самих сотрудников: полноценно трудиться в домашних условиях оказалось сложнее, чем в офисе!

Камнем преткновения стало многое: размытость границ отдыха и исполнения обязанностей, отсутствие привычных инструментов и даже контроль исполнения. Таких трудностей удалось избежать лишь тем, кто уже имел подобный опыт и использует специальные программы.

Кому подходит «удаленка»

Конечно, тем, кто может обойтись без жестко зафиксированного рабочего места непосредственно у работодателя! Прежде всего, речь о творческих профессиях:

  • художники, иллюстраторы;

  • дизайнеры, стилисты;

  • корректор контента, верстальщик и автор;

  • программисты, разработчики ПО.

Обычно дистанционно работают служба поддержки, переводчик, преподаватель и оператор кол-центра. И уж, само собой, на домашнем телефоне прекрасно продают менеджеры и отвечают на вопросы онлайн-консультанты!

Плюсы дистанционной организации труда

Кадры могут находиться в любой геолокации, главное, чтобы там «ловил» интернет. Рабочий процесс будет проходить в специальной программе или приложении — словно сотрудник физически присутствует в главном офисе компании.

Несмотря на очевидное удобство, некоторые работодатели считают дистанционный формат неполноценным. Однако это не так при условии, что характер работы в принципе допускает дистанционный формат. У него масса преимуществ:

  • оптимизация тайминга;

  • отсутствие территориальных рамок;

  • благоприятная обстановка.

На дистанте действительно экономится масса времени и денег хотя бы за счет того, что не нужно никуда ехать и платить за бензин/билет. Сотрудник может приступить к должностным обязанностям в любой момент — конечно, если у него не установлены жесткий график или четкая последовательность смен.

Для такого труда не важны расстояния: работа возможна на любом удалении от «Центра». А еще сами сотрудники могут, выполняя работу, перемещаться по своему городу и даже путешествовать в другие страны.

Вы сами обеспечиваете себе рабочую атмосферу, запираясь в спальне или на лоджии, в полной тишине или включив любимую группу. Раздражающего гула голосов вокруг не будет точно, если у вашего дома достаточно толстые стены и речь идет не о густонаселенной коммунальной квартире или общежитии.

Ну и в условиях непрекращающихся угроз новых масштабных пандемий не менее важным будет и четвертый аспект — минимизация возможности заражения. Пожалуй, работа из дома — единственный способ предотвратить массовое распространение инфекций: хотя бы банального гриппа во время сезонных простуд, не говоря уж о более опасных заболеваниях.

Трудности перехода: чем чревато переведение компании на удаленный режим

Будьте готовы к тому, что поначалу на дистанционном формате — пока организация процесса не достигнет приемлемой степени и не закончится адаптация к новым условиям труда — будет не все гладко. Например, у персонала обязательно возникнут проблемы с самоорганизацией и самодисциплиной.

Вот 3 главные помехи плодотворной работе вне офиса:

  • помехи в виде домочадцев для семейных сотрудников;

  • отсутствие привычной техники (того же принтера);

  • незащищенные соединения (использование нерабочих каналов связи грозит потерей и утечкой информации).

Кстати, использование спецпрограмм тоже может повлечь трудности. Например, непонятный интерфейс будет непременно замедлять выполнение привычных функций.

Советы сотрудникам

«Помоги себе сам!» — вот ваше главное правило. Оно складывается из маленьких «надо», которые все вместе помогают грамотно создать свое идеальное рабочее место на дому:

  • придерживайтесь графиков;

  • не давайте себе расслабляться в «неположенный час»;

  • делайте перерывы.

Что, аналогичные принципы вы соблюдали и в офисе? Все правильно: на дистанционке придется тоже «укладываться» в определенные рамки — и сделать это будет сложнее, чем в «казенной» атмосфере, ведь у вас появятся помехи в виде домашних дел и соблазна лишний часок-другой ничего не делать.

Чтобы не стать кандидатом на увольнение, помните: вы все так же находитесь на своем рабочем месте! Только оно прямо дома — и это не повод включить телевизор и расслабиться.

Чтобы держать себя в узде, заранее составляйте график рабочих дел, а также сохраните привычки сбора на работу — подъем в определенное время, надевание офисного костюма.

Не пренебрегайте жестким таймингом! Определите свои самые продуктивные части суток и используйте их по максимуму. Но придерживайтесь стандартного графика, если ваш труд пересекается с функциями других сотрудников: вкалывать по ночам вам никто не позволит, когда вы нужны «на телефоне» с 8 утра до 17 дня!

Создайте себе мотивирующую к активному труду атмосферу, но и не забывайте о перерывах. Если вы броситесь, только встав с кровати, сразу выполнять трудовые задачи 9 часов подряд — надолго вас не хватит.

Технический арсенал: оснащаемся подходящими программами и оборудованием

Пробежимся по краткому (!) списку из 5 пунктов:

  • персональный компьютер (моноблок, стационарный, ноутбук — без разницы);

  • гарнитура для оперативной связи;

  • корпоративные аккаунты;

  • групповые чаты в Zoom;

  • приложения для совместной работы и трекинга.

Программы, приложения и техника предоставляются работодателем.

Три полезных совета

Сохраняйте спокойствие от сигналов ставшего необходимостью мессенджера: такой способ заочного общения помогает четко сформулировать мысль и экономит время всем. Просто старайтесь быть краткими и понятными — пишите предложения покороче, но четко и ясно излагайте мысль.

Помните: главное теперь не количество, а качество — разумеется, речь идет о проведенном за работой времени. Это раньше вам надо было «отсидеть» положенные 8 или 9 часов, а теперь вашу работу будут контролировать трекерами. С помощью этого инструмента работодатель «подсматривает» за работой подчиненных, даже не обнаруживая себя. Конечно, это не банальное подглядывание с помощью видеокамер: трекерами следят за активностью рабочего процесса, а не за самим исполнителем!

Так что создавать видимость активной деятельности бессмысленно: компании нужен результат, а не показное усердие. Имейте это в виду, если привыкли раньше «филонить» в офисе: подключение к трекеру потребует отчитываться о проделанной работе.

Наконец, планируйте день и попросите работодателя разрешить вам отчитываться утром и в конце дня, а не каждый час. Такое разграничение внимания и ответственности будет на пользу и сотрудникам, и руководству: самостоятельно распоряжаясь временем по своему усмотрению, без постоянного отвлечения на отчет, вы сделаете больше, чем думаете!

Актуальные программы для онлайн-бизнеса

Для эффективной организации удаленной работы сотрудников обязательно понадобится ПО двух видов:

  • для постановки и решения задач, а также для их трекинга (Slack, Google-сервисы, Next Cloud, Projecto);

  • для коммуникации (Discord, Zoom, MSTeams, Skype).

Первые позволяют работать совместно через групповые и индивидуальные каналы (Slac, Projecto), использовать документы, таблицы и презентации (Google), а также выполнять задачи, устанавливая ПО на частный хостинг, что препятствует утечке данных с корпоративных ресурсов (Next Cloud).

Вторые поддерживают общение по видеосвязи, создают групповые чаты и персональные каналы, настраивают допуски участникам (Discord), обеспечивают видеосвязь и обмен файлами (Skype). Есть и другие возможности: например, Zoom позволяет транслировать экран пользователя для повышения наглядности конференций и брифингов, а корпоративные видеозвонки MSTeams в реальном времени упрощают просмотр документов и контроль рабочей дисциплины.

Projecto и дистанционный режим

Установка этой программы на мобильные и стационарные устройства способствует эффективному переводу бизнеса в формат «онлайн». На выбор пользователя 2 режима удаленной работы:

  • общий;

  • корпоративный.

Чтобы воспользоваться преимуществами Projecto, зарегистрируйте в нем сотрудников, создайте чаты и команды. Все, теперь ПО полностью готово к реализации ваших задач!

Возможности Projecto

Функциональное, «заточенное» под «удаленку» и совместную деятельность, ПО идеально подходит компаниям, нуждающимся в 3 опциях онлайн-бизнеса:

  • наличие нестандартной структуры интерфейса, настройка главного экрана «под себя», в том числе расположение страниц по приоритету;

  • информационная безопасность (защита конфиденциальных сведений по регламенту GDPR, ежечасное копирование баз, 100% проверенные соединения);

  • полный переход в офлайн-режим (синхронизация данных после подключения).

Щедрый набор инструментов программы выбирается пользователем самостоятельно.

Наконец, Projecto соединяет все мобильные устройства с единым центром (например, через санкционированный доступ к разрешенным ресурсам с любого выходящего в интернет гаджета).

Важные моменты перехода на дистанционную работу

Эксперты рекомендуют обратить внимание на 3 направления организации:

  • защита данных;

  • условия работы;

  • соблюдение закона и формальностей.

Информационная безопасность — ахиллесова пята многих предприятий, подвергающихся риску утечки данных. Примите меры: чаще меняйте пароли, пользуйтесь хорошим облачным хранилищем и корпоративными аккаунтами, данные которых защищены спецпрограммами, не требующими переноса информации на сторонние хостинги.

Даже на удаленке не пренебрегайте требованиями ТК! Такие сотрудники обладают всеми правами, что и офисные.

… Вот мы и рассмотрели бегло основные страхи и реальное положение дел при резкой смене привычного формата труда офисного служащего. Не так уж и сложны правила организации онлайн-мест «на дому», не так ли? А если взять в помощники программу Projecto — пугающий «дистант» имеет все шансы быстро превзойти по результативности и прибыльности обычный формат.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

Реклама

ФАС: реклама услуг по написанию дипломов и курсовых запрещена

В поисковике «Яндекс» нашли рекламу компании «Work 5», которая предлагает написать дипломные и курсовые работы.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

НДС на упрощенке — просто способ увеличить налоговую нагрузку: мнение бухгалтеров. 💸«Ночной бухгалтер» № 1704

Бухгалтеры, обсуждая налоговую реформу 2025, говорят, что по факту так просто увеличили налог для УСН. Мы даже рассчитали на примере, сколько платит компания в 2024 году и сколько будет платить в 2025 при равных условиях.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миграционный учет

Как иностранному гражданину встать на миграционный учет в 2024 году

Разберем, как иностранцу встать на миграционный учет в 2024 и какие документы для этого нужны.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день
Налог на прибыль

Есть две причины, при которых уменьшение уставного капитала не облагается налогом на прибыль

Суммы, на которые произошло уменьшение уставного капитала организации, если участникам не возвращали часть их взносов, – это внереализационный доход компании, который облагается налогом на прибыль.

НДС

Минфин: российская система tax free не возвращает налог за работы и услуги

Такс-фри для иностранцев действует только при покупке товаров.

Бесплатно с Отпуска

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Генеральный директор собрался отдохнуть. На это время необходимо решить вопрос о том, кто будет временно выполнять его функции. Разбираем возможные варианты.

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Депутатам рекомендуют повысить налог на прибыль до 25%

20 июня Госдума рассмотрит законопроект о донастройке налоговой системы и изменениях в НК с 2025 года.

Премии

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику

На основании ст. 22 ТК, работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату в полном объеме.

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику
УК РФ

Силовики задержали двух начальников УФНС

В Ростовской области ФСБ задержала налоговиков по уголовным делам за дачу взятки.

Учет расходов

Порядок определения расходов на УСН

Применение специальных (или упрощенных) налоговых режимов предполагает наличие льгот при определении объекта налогообложения. Например, за счет снижения налогооблагаемой базы путем вычитания расходов, направленных на ведение хозяйственной деятельности. Чтобы правильно их определить, используются нормы ст. 346.16 НК и еще ряда нормативных актов, где детализируются правила применения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетинг

Как создать эффективную маркетинговую стратегию для малого бизнеса

В этой статье мы рассмотрим, как создать эффективную, но при этом реалистичную маркетинговую стратегию, даже если ваш бизнес ещё только начинает свой путь. Давайте вместе найдем тот уникальный рецепт, который поднимет ваш бизнес на новый уровень!

Как создать эффективную маркетинговую стратегию для малого бизнеса
Интервью

Евгений Коваленко: У меня очень большие амбиции

Продолжаем беседу с предпринимателями в рамках проекта «ТоТ еще разговор». На этот раз мы пообщались с Евгением Коваленко, предпринимателем, инвестором и создателем компании VEROL, которая успешно торгует на маркетплейсах.

Евгений Коваленко: У меня очень большие амбиции
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Мошенничество

Мошенники представляются сотрудниками «Почты России» и просят отказаться от посылок

Новая схема мошенничества: злоумышленники убеждают жертв отказаться от посылок, которые они не заказывали.

Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году

Бланки строгой отчетности активно используют в работе компании и ИП. Такие документы не теряют своей актуальности даже после перехода к обязательному применению ККТ. Какие формы являются бланками строгой отчетности, когда можно их применять, а также как отразить их движение, узнаете из нашей статьи.

Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году

Адвокаты компании «Макфа» обвинили суд в подлоге

Суд первой инстанции защитники «Макфы» обвинили в должностном подлоге и вынесении неправосудного решения.

Стандартный вычет

Новый НДФЛ вычет за нормы ГТО: размер, условия предоставления

С 2025 года в России вводится новый налоговый вычет — за выполнение норм ГТО. Тот, кто предпочитает поддерживать себя в хорошей физической фирме, может на этом «заработать» 65 рублей в месяц.

Новый НДФЛ вычет за нормы ГТО: размер, условия предоставления
УСН

Доходы от продажи нежилой недвижимости ИП налоговики требуют включить в декларацию по УСН

Если ИП продает нежилую недвижимость, налоговики априори считают такой доход предпринимательским. Даже если в бизнесе эта недвижимость не использовалась.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Личные финансы

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

В среду, 12 июня, США ввели санкции против Московской биржи, Национального Клирингового Центра (НКЦ), который является контрагентом во всех валютных операциях на бирже, и Национального расчетного депозитария (НРД), который учитывает все счета инвесторов.

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Гонконг стал самым дорогим городом для туристов, вместо телефонов будут внедряемые в мозг чипы, а россияне активно ищут ипотеку без первоначального взноса

Подготовили обзор главных событий дня — 17 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.