Задачи — под контролем: мониторим прогресс в таблицах

Японцы из Тойоты придумали для отслеживания статуса задач канбан — доску или панель, на которой прогресс отмечается передвижением меток по стадиям, простое, но очень эффективное средство. Западные методологии предложили уже более комплексные методы визуализации, такие, например, как диаграммы Ганта, которыми можно иллюстрировать процессы с большим количеством участников и сложными зависимостями. Но, к счастью, есть и более простые и емкие способы это сделать.

Итак, у нас есть несложная табличка с задачами, этапами и колонкой мониторинга прогресса. Первым делом стоит изменить формат ячеек, в которых мы планируем отображать прогресс, на процентный.

Можно также убрать десятичные знаки — они нам ни к чему. Для этого в контекстном меню стоит выбрать «Другие форматы», в появившемся окошке добраться до процентного, и уменьшить число десятичных знаков до нуля.

Теперь зададим формулу: в первой ячейке столбца прогресса введем знак равенства и название функции - СЧЁТЗ (она будет считать для нас количество не пустых полей), а после скобки выделим диапазон, в котором будет вестись подсчет. Можно просто мышкой. В нашем случае это диапазон C3:F4. Закрываем скобку, и далее вводим «/4», чтобы результат был поделен сообразно числу этапов. Если у вас их, например, 5, то введите «/5». Жмём Enter и за уголок ячейки протягиваем формулу на все оставшиеся поля.

Теперь сделаем так, чтобы не надо было вглядываться в числовые значения, а прогресс понятно визуализировался. Нам пригодится условное форматирование: на вкладке «Главная» жмём на соответствующий значок и выбираем в появившемся меню последовательно «Гистограммы» и собственно стиль гистограмм, который вам нравится.

Оставаясь на том же поле, еще раз заглянем в меню условного форматирования: нас интересует самый нижний пункт, «Управление правилами».

В появившемся окне жмём «Изменить»:

Теперь собственно правило. В пунктах настройки максимума и минимума нужно установить формат «Числовой», значение минимума оставить нулевым, а максимума — установить единицу.

Настройте правила: в управлении правилами условного форматирования измените правило гистограммы так, чтобы минимальное значение было 0, а максимальное — 1. Теперь ОК, ещё раз ОК, и протягиваем наше настроенное условное форматирование вниз. И, собственно, это всё — теперь при появлении в ячейке любых символов (например, мы ставим плюсы) наша таблица сразу подсчитает прогресс. Да, хорошей идеей ещё будет центрировать отображение значений ячеек — просто для красоты.

Таким образом, использование табличного редактора в VK Workspace позволяет создать простую и эффективную систему для визуального контроля задач. Комбинируя базовые функции вроде СЧЁТЗ и условное форматирование, можно быстро настроить автоматический расчёт прогресса, и избавиться от ручного отслеживания и делает статус задач наглядным. Этот метод является практичным компромиссом между классической канбан - доской и более сложными инструментами управления проектами.