Воинский учет в 2026: что изменилось и почему компании уходят «в цифровой» документооборот

Как Product Owner продукта для кадрового документооборота ежедневно общаюсь с кадровиками и HR-директорами. Воинский учет (ВУ) сегодня это одна из самых частых тем на встречах с клиентами. Причина проста: государство выстроило жесткую систему контроля, военкоматы вот-вот перейдут на электронные реестры, а любая просрочка в цифровом поле работодателя становится видна регулятору как на ладони. Штрафы при этом выросли, а сроки отчетности сжались до нескольких дней. Вести учет «на бумаге» в таких условиях — значит все еще осознанно принимать финансовый риск.

В мае 2026 года появился проект приказа Генпрокуратуры «Об организации прокурорского надзора за исполнением законодательства в сфере воинского учета и призыва граждан на военную службу». Это сигнал для всех служб кадрового учета: раньше проверками занимались преимущественно военкоматы, теперь надзор становится системным и переходит на уровень прокуратуры.

• назначены ли ответственные за ВУ, созданы ли военно-учетные столы;

• есть ли корректные локальные приказы;

• как ведутся и хранятся карточки военнообязанных;

• вовремя ли передаются сведения о приеме и увольнении;

• как организовано оповещение сотрудников о повестках;

• как решены вопросы бронирования военнообязанных.

Вывод для компаний однозначны: воинский учет перестал быть узкой задачей «военкомата» и превратился в объект постоянного государственного контроля на стороне работодателя.

Актуальная база требований к работодателю складывается из нескольких документов:

• проект приказа Генерального прокурора РФ о прокурорском надзоре в сфере ВУ;

• Постановление Правительства № 719 (в новой редакции) — базовый документ о порядке ведения воинского учета;

• ФЗ № 127-ФЗ внес изменения в закон № 53-ФЗ (в части ЕРВУ и электронных повесток);

• № 404-ФЗ — внес радикальные изменения в КоАП и многократно увеличил штрафы;

• в Положении № 719 (с изменениями) - закреплены сроки сдачи отчетности;

• нормы о едином реестре (закон № 53-ФЗ, статьи 8.2 и 8.3).

Это практический список того, что компания обязана делать:

1. Вести карточки по форме № 10 — заполнять и хранить сведения по каждому военнообязанному сотруднику.

2. Уведомлять о приеме и увольнении — строго в течение 5 календарных дней с даты события (включая постановку и снятие с учета).

3. Сообщать об изменении данных — семейное положение, образование, должность, место жительства: на информирование военкомата дается 5 дней.

4. Исправлять ошибки — при выявлении неточностей корректирующие сведения передаются в течение 5 дней.

5. Учитывать автоматическую постановку на учет — военкоматы могут ставить граждан на учет без личной явки, по данным госсистем. В этом случае работодатель обязан вручить сотруднику повестку под роспись не позднее чем за 3 дня до даты явки, а отказ — зафиксировать актом с подписями.

6. Доводить повестки до сотрудников — включая электронные, способствовать явке и информировать о возможности подачи данных через Госуслуги.

7. Не путать актуальные и отмененные обязанности — подпункт «В» пункта 32 Положения № 719 утратил силу: ежегодные списки юношей 15–16 лет больше подавать не нужно. Небольшое, но приятное снижение бюрократической нагрузки.

   Однако, на 2026 год, если военкомат не сможет собрать сам сведения, до 15 сентября он направит запрос работодателю (п. 34 Положения №719). В ответ нужно будет составить список молодых специалистов и совместителей подходящего года рождения и тех, кто по какой-либо причине не состоит на учёте вне зависимости от возраста.

Когда я показываю клиентам актуальные суммы санкций, вопрос «зачем автоматизировать учет и причем тут ВУ» обычно снимается сам собой. Важная оговорка: обязанность вести воинский учет лежит только на юридических лицах (п. 7 ст. 8 закона № 53-ФЗ).

ИП, даже с наемными сотрудниками, воинский учет не ведут - законодательство (п. 7 ст. 8 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе») прямо возлагает эту обязанность на организации.

За нарушения общих норм трудового законодательства отвечает статья 5.27 КоАП, но за несоблюдение специальных требований воинского учета санкции прописаны в главе 21 КоАП — и они выросли кратно после закона № 404-ФЗ:

Отдельная история — мобилизация.

Прокуратура прямо называет игнорирование обязанности по оповещению сотрудников одним из критичных нарушений.

Согласно ст. 8.2 закона № 53-ФЗ, в России создан и поэтапно внедряется Единый реестр воинского учета — масштабная база, куда стекаются данные из ЗАГСов, МВД, ФНС и от работодателей.

Ключевой момент, который важно понимать каждому работодателю: повестка считается врученной с момента появления в личном кабинете сотрудника на Госуслугах либо через 7 дней после размещения в реестре. Работодатель обязан доводить повестки до работников и фиксировать неправомерные отказы от получения.

Несмотря на п. 32.1 Положения № 719, технической возможности массово отправлять сведения в военкоматы в электронном виде в реестр и через Госуслуги на сегодня фактически невозможно.

Порталы и Единый реестр в большинстве регионов работают ограниченно или тестово, и подавляющая часть военкоматов по-прежнему принимает отчетность на бумаге. Сейчас можно только подготовиться к запуску, то есть цифровизировать кадровый учет (переход на КЭДО).

Пока что, через портал физические лица (граждане) могут подавать заявления: встать на учёт, сняться с него, внести изменения в свои данные или записаться на приём к военком.

В электронном виде доступна подача двух типов сведений: информации о военнообязанном сотруднике при его трудоустройстве или увольнении, а также данных об изменениях в его учетной информации — смене семейного положения, уровня образования, структурного подразделения, занимаемой должности, места жительства или места пребывания.

Означает ли это, что автоматизация бессмысленна? Ровно наоборот.

Да, сквозная цепочка обмена с госведомствами у вендоров пока не построена в кадровом электронном документообороте (КЭДО). Но перевод воинского учета в цифру решает главную задачу внутри компании: кадровая служба быстро собирает корректные данные, видит все дедлайны и готовит бумажные пакеты документов без риска просрочки или ошибок.

Из практики работы с выделю три «боли», которые закрывает цифровизация кадрового документооборота:

• Ошибки в данных. Системы КЭДО способны автоматически проверять полноту сведений в карточке сотрудника — забытые поля и расхождения выявляются до того, как их найдет проверяющий.

• Срыв сроков. Автоматические напоминания о уведомлениях и документах минимизируют человеческий фактор — а именно он чаще всего становится причиной просрочек.

• Хаос в документах. Вместо поиска информации по бумажным папкам и разрозненным электронным каталогам — персонифицированный учет по каждому сотруднику в единой системе.

И стратегический аргумент: когда ЕРВУ заработает в полную силу, ручная сверка данных при «бумажном подходе» станет физически невозможной, а любая просрочка компании — мгновенно видимой регулятору. Готовиться к этому лучше заранее.

Закон № 377-ФЗ разрешает оцифровать практически весь кадровый документооборот, кроме исключений. Применительно к воинскому учету это:

• карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (форма № 10) — основной учетный документ с актуальными персональными и военно-учетными данными;

• лист сообщения — форма уведомления военкомата об изменениях данных сотрудника, выдаваемая под роспись;

• направление для постановки на воинский учет — выдается при приеме на работу или изменении статуса.

• приказ о назначении ответственного за воинский учет;

• положение о воинском учете (ЛНА);

• должностная инструкция ответственного сотрудника.

Исключений немного: инструктажи по охране труда, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях по-прежнему требуют традиционного оформления.

Прямого запрета на ведение карточки формы № 10 в КЭДО в законодательстве нет. Электронная карточка обновляется в режиме реального времени — это особенно ценно при работе с удаленными сотрудниками.

Однако практика взаимодействия с комиссариатами различается от региона к региону. Поэтому на переходный период мы рекомендуем клиентам гибридный подход: вести карточки в КЭДО и параллельно дублировать их на бумаге. Это минимизирует риски при проверках, а трудозатраты на дублирование при автоматизированном учете минимальны.

Что касается подписей: для учета документов внутри системы КЭДО и регуляторов — карточки ф. 10, приказов, положений — достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

По Постановлению № 1677 трудовой договор с мобилизованным сотрудником приостанавливается — уволить его нельзя. Минтруд не требует дополнительного соглашения, но с учетом ст. 72 ТК РФ его оформление целесообразно. В системе КЭДО такое соглашение формируется и подписывается за считанные минуты — даже если сотрудник физически далеко.

Главная мысль, которую хочу донести: воинский учет не существует как изолированный участок. Все события, которые его затрагивают — прием, перевод, изменение персональных данных, — должны происходить внутри цифровых кадровых систем компании и чем раньше наладить такой учет, тем менее болезненно будет перейти к ЕРВУ.

Поэтому эффективная автоматизация строится не вокруг отдельного реестра «для военкомата», а вокруг единой кадровой платформы, где кадровые процессы и маршрутизация документов работают в одном цифровом контуре. Именно такой подход превращает воинский учет в прозрачный и понятный процесс и спокойно встретить любую проверку.

Новый материал читайте в TG-канале @Подпишите_здесь, где мы с авторами делимся полезными инсайтами в сфере КЭДО и HRtech.