Автоматизация ввода счетов и формирования платёжных поручений в 1С с помощью искусственного интеллекта

В ежедневной работе бухгалтера ввод входящих счетов и подготовка платёжных документов занимают значительную часть времени. При этом данные, которые необходимо перенести в учётную систему, уже содержатся в полученном файле — счёте, карточке контрагента, договоре или выписке. Задача сводится к корректному извлечению этих данных и их переносу в 1С. Рассмотрим, каким образом этот процесс можно автоматизировать с применением технологий искусственного интеллекта.

Актуальность задачи

Обработка одного счёта вручную включает несколько последовательных операций: поиск контрагента в справочнике, проверку его наличия, ввод ИНН, КПП, банковских реквизитов, создание банковского счёта и заполнение платёжного поручения. Совокупно это занимает от пяти до пятнадцати минут рабочего времени.

При регулярном потоке входящих документов такая нагрузка становится существенной и плохо прогнозируемой. Дополнительно возрастает риск ошибок: ИНН, КПП, БИК, корреспондентский и расчётный счета представляют собой длинные числовые последовательности, при ручном вводе которых вероятность опечатки повышается пропорционально количеству обрабатываемых документов.

Последствия ошибок в реквизитах носят материальный характер: возврат платежа банком, дополнительная переписка с контрагентом, задержка исполнения обязательств, а в отдельных случаях — начисление пеней. Кроме того, перенос данных из файла в учётную систему не требует профессиональных компетенций бухгалтера, однако занимает его рабочее время, которое могло бы быть направлено на более квалифицированные задачи.

ИИ Сканер документов выполняет распознавание реквизитов из следующих типов файлов:

• изображения и сканы — JPEG, PNG;

• PDF, включая документы без текстового слоя;

• текстовые файлы — TXT, HTML;

• документы Word — DOC, DOCX;

• таблицы Excel — XLS, XLSX.

По результатам обработки формируется структурированный набор данных, включающий:

• наименование организации;

• ИНН, КПП, ОГРН;

• юридический адрес;

• банковские реквизиты: наименование банка, БИК, корреспондентский и расчётный счета;

• контактную информацию.

Таким образом, на входе программа принимает файл произвольного формата, на выходе формирует реквизиты, пригодные для непосредственного использования в учётной системе.

Порядок работы с внешней обработкой для 1С

Для конфигураций на базе «1С:Библиотеки стандартных подсистем» версии 3.1 и выше — «1С:Бухгалтерии», «1С:ERP», «1С:Управления торговлей» — разработана внешняя обработка, обеспечивающая взаимодействие ИИ Сканер документов и учётной системы.

Процесс обработки счёта включает следующие этапы:

Этап 1. Загрузка файла счёта в форму обработки. Поддерживаются сканы, PDF, документы Word, Excel и текстовые файлы.

Этап 2. Отправка файла в ИИ Сканер документов для распознавания.

Этап 3. Получение структурированных данных и их отображение в форме обработки для проверки бухгалтером.

Этап 4. При необходимости — корректировка данных непосредственно в форме.

Этап 5. Создание или обновление элемента справочника «Контрагенты», привязка банковского счёта и формирование платёжного поручения.

Общее время обработки одного документа сокращается до одной минуты, основная часть которой приходится на визуальный контроль введённых данных.

Практический эффект от внедрения

Сокращение трудозатрат. Обработка одного счёта занимает около минуты вместо десяти–пятнадцати. При регулярном потоке документов экономия рабочего времени составляет несколько часов ежедневно.

Снижение количества ошибок. Исключается механическая ошибка при переносе числовых реквизитов. Роль бухгалтера смещается от ввода данных к их контролю, что снижает утомляемость и повышает внимательность.

Сохранение конфигурации на поддержке. Обработка подключается через штатный механизм БСП «Дополнительные отчёты и обработки». Внесение изменений в саму конфигурацию и снятие её с поддержки не требуется.

Работа в защищённых сетях. HTTP-запросы выполняются с клиентского рабочего места, а не с сервера 1С. Это позволяет применять решение при размещении сервера в изолированном сегменте сети, что характерно для многих организаций.

Гибкость в выборе модели ИИ. Поддерживаются OpenAI GPT-4o, GigaChat, LM Studio и llama.cpp, включая возможность использования локальных моделей без передачи данных во внешние сервисы.

Порядок получения обработки

Обработка доступна для скачивания и тестирования:

Ищите в сети Интернет.

Для работы требуется ИИ Сканер документов.

Обработка совместима со следующими конфигурациями:

• 1С:Бухгалтерия;

• 1С:ERP;

• 1С:Управление торговлей;

• иные конфигурации на БСП 3.1 и выше.

Кому решение будет полезно

Бухгалтерам — при регулярном потоке входящих счетов и ограниченных временных ресурсах. Решение позволяет сосредоточиться на содержательной части работы, переложив механический ввод на программу.

Руководителям и главным бухгалтерам — при необходимости снизить количество ошибок в платёжных документах, сократить сроки подготовки платежей и оптимизировать нагрузку на персонал.

Специалистам и франчайзи 1С — при необходимости предложить клиентам готовое решение без доработки типовой конфигурации и снятия её с поддержки.

Автоматизация ввода счетов и формирования платёжных поручений относится к задачам, для которых применение искусственного интеллекта даёт непосредственный практический результат. Техническая реализация не требует разработки сложных алгоритмов: достаточно извлечь данные из файла и перенести их в соответствующие поля учётной системы. Именно эту задачу решает связка ИИ Сканер документов и внешняя обработка для 1С.

Решение доступно, подключается к типовым конфигурациям без снятия с поддержки и окупается за счёт сокращения времени на рутинные операции.

Теги: #1С #Бухгалтерия #Автоматизация #ИскусственныйИнтеллект #РаспознаваниеДокументов #ПлатежныеПоручения #ERP #БСП #БухгалтерскийУчет