Почини свой кадровый учет или как превратить халявщика в деньги

Я сейчас объясню одну простую вещь. За пару минут сегодняшнего вашего внимания вы можете сэкономить себе — будущему — такие миллионы, что хватит на маленький остров и пожизненный запас успокоительного. Потому что, когда прилетит увольнение по соглашению с выкачиванием бабла, как из банкомата, или когда сотрудник покалечится, потому что “сам дурак”, — будет поздно.

Шаг первый. Забейте на конструкторы и готовые шаблоны

Серьезно. Закройте вкладку “Типовые должностные инструкции скачать бесплатно”. Вы там ничего не найдете, кроме абстрактной фигни вроде “выполняет аналитические функции”, “участвует в процессе”, “обеспечивает деятельность”. Это, блин, не работа. Это протирание штанов с формулировкой для галочки.

Вам нужно взять лист бумаги (или Word, если вы продвинутый), профстандарты по вашей отрасли — и подключить воображение. И честно ответить себе на вопрос: “А что я, собственно, хочу от этого человека?”

Не “участвует в процессе продаж”. А: “Звонит 50 клиентам в день, заполняет CRM, приносит три сделки в месяц, отчитывается в понедельник”. Конкретно. До усрачки конкретно. Каждый пункт должен быть измерим. Потому что, когда вы захотите уволить лентяя, который третий месяц “анализирует рынок” на сайте WB с кофе в руке, без внятного KPI суд скажет: ”вы докажите, что он плохо работал, у вас же в инструкции только "выполняет поручения".

Шаг второй. Отслеживайте базовые параметры. Да-да, как в детсаду

Вы думаете, тетка с секундомером на проходной — это прошлый век? Ошибаетесь. Это ваш главный актив. Или вы сами, или ваш эйчэр — тот, кто сейчас занимается только тем, чтобы заманить нового лоха на зарплату, но в лучших традициях школьной училки с линейкой.

Что отслеживать?

- Нахождение на рабочем месте. Не “вроде пришел”, а во сколько пришел. Во сколько ушел. Сколько раз отлучался курить. Если человек каждый день опаздывает на 20 минут — это не “пробки”, это повод для дисциплинарки. Но без фиксации — вы просто нытик. С фиксацией — властелин мира.

- Выполнение функций. Тот самый KPI, который вы прописали в шаге первом. Не сделал — предупреждение. Систематически не делает — до свидания.

- Отклонения фиксируйте и оформляйте документально. Не “на словах”, а актом, докладной, записью в журнале. Бумажка реально спасает! Без нее — вы никто, и звать вас никак.

И помните: если вы не контролируете, то платите. Просто потому, что потом не сможете доказать, что это сотрудник был козлом.

Шаг третий. Про консалтинг и «кадровое делопроизводство»

Рынок сейчас полон предложений: “Аутсорсинг кадрового учета”, “Электронный кадровый документооборот”, “Все отчеты за 5000 рублей в месяц”. Это, конечно, круто. Но это, блин, делопроизводство. А не учет.

Делопроизводство — это бумажки. Приказы, договоры, уведомления, отчеты в фонды. Это важно. Но это верхушка айсберга.

Учет — это:

- Условия труда. Не дай бог у вас в офисе сквозняк, а сотрудник простыл и решил, что это производственная травма.

- Перегар у менеджера. Если он пришел с запахом, а вы отправили его к клиенту, и тот клиент написал жалобу — вы ответите. И за перегар, и за клиента, и за репутацию.

- Опоздания, отлучки, покупки на Ozon вместо работы. Да, есть такие умельцы, которые посвящают рабочее время просмотрам рилсов и заполнению корзин на маркетплейсах.

- Нарушение техники безопасности. Даже в обычном офисе есть чайник, розетки, стремянка для лампочек. И обязательно найдется энтузиаст, который полезет менять лампочку без стремянки — встанет на шаткий стул. Упадет. Покалечится. И пойдет в суд. А вы будете доказывать, что это он дебил. Но не докажете, если у вас нет инструктажа и журнала регистрации.

Важный момент про «недостаток мозгов»

У вас может быть идеальный офис, но люди — они, знаете ли, гении саморазрушения. Один сунет пальцы в розетку, потому что “интересно, а че будет?”. Второй поставит стремянку на вращающийся стул. Третий решит, что огнетушитель — это отличный способ охладить пиво. И когда этот балбес покалечится, он придет к вам. С иском. А вы будете платить.

Поэтому контролируйте. Фиксируйте. Проводите инструктажи. И пусть ваши сотрудники расписываются, что они поняли, что пальцы куда не надо совать нельзя. Это займет минуту, но сэкономит миллион.

А если вы не можете контролировать сами?

Ну, хотя бы длину юбки секретарши вы можете оценить? Подойти и сказать: “Зина, у тебя трусы видно, пойди переоденься“. Если и это не ваш конек — наймите человека с педагогической деформацией. Бывшую училку, которая привыкла, что на ее уроках все сидят смирно и даже не пукают без разрешения. Или тетку с военной выправкой. Затраты на такого человека окупятся с первого же успешно отбитого иска. Потому что тетка будет ходить, смотреть, сверять, заполнять журналы и докладывать: “Иванов опоздал на 20 минут, Петрова закупилась на Ozon, а Сидоров пахнет так, что фикус завял”.

И вот тогда, когда вы решите уволить Сидорова, у вас будет стопка бумаг, которая не оставит ему ни единого шанса. А без тетки — вы просто хрен с амбициями, увольняющий “по собственному желанию” с выплатой трех окладов, потому что доказать ничего не можете.

Итак, подведем итог

Вы потратите 15 минут на то, чтобы продумать функционал, написать нормальную должностную инструкцию (не из конструктора) и настроить элементарный контроль. Это сэкономит вам миллионы, когда какой-нибудь хитрый тип решит, что увольнение по соглашению — это его способ купить новую тачку за ваш счет. Или когда балбес упадет со стремянки и пойдет в суд.

Не будьте кончеными дебилами. Кадровый учет — это не про “сдать отчеты вовремя”. Это про живого человека с секундомером, который смотрит, не скоммуниздил ли кто ваше рабочее время. Аутсорсер этого не сделает. Конструктор не подскажет. Только вы. Или ваша тетка с педагогической деформацией.

Ваша Rozalya. Которая видела много увольнений с выкачкой бабла и знает, как этого избежать.