Бизнес-карты: пользуемся для бизнеса и для себя

Начиная с 2025 года банки активно начали продвигать выдачу бизнес-карт собственникам и директорам юрлиц и индивидуальным предпринимателям.

Что такое бизнес-карта? Это такой же «пластик», которым мы все пользуемся в повседневной жизни – получаем зарплату, рассчитываемся картой в магазинах и на маркет-плейсах и т.п.. Только эти карты привязаны к расчетному счету ООО или ИП.

Однозначно, бизнес-карты упрощают жизнь собственнику или ИП, но создают определенные налоговые риски.

В статье расскажу, как учитывать расходы по бизнес-картам для юрлиц и ИП, чтобы не получить штрафы (разбор этой и многих других тем есть в моём телеграмм-канале «Бухгалтер из ОБЭП» https:/t.me/bolshakova_sv):

1.  Составьте локальный нормативный акт (приказ). Он определит средства на бизнес-карте как подотчётные. Этот документ оформляют один раз. Для юрлиц это обязательно, для ИП желательно во избежание лишних вопросов.

2.   Обязательные реквизиты приказа:

• ФИО и должности сотрудников, которым выданы карты

• Перечень товаров и услуг, на которые разрешено тратить подотчетные денежные средства

• Порядок составления авансовых отчетов по расходам с бизнес-карт со списком необходимых подтверждающих документов

• Лимиты использования денежных средств

• ФИО лица, контролирующего выдачу и использование бизнес-карт

3.  Расходы по корпоративным картам можно учесть в составе налоговых расходов, если они экономически обоснованы и документально подтверждены (п.1 ст.252 НК РФ)

4. Если вы хотите заявить вычет по НДС с данных расходов, то обязательно запросить закрывающие документы у продавца (УПД либо накладную со счет-фактурой) – исключением являются расходы на приобретение авиабилетов, для вычета достаточно билетов.

5. Если расходы по бизнес-картам относятся к категории представительских – к учету принимаются только в размере, не превышающим 4% от ФОТ, по всем таковым расходам.

Огромный плюс расходов по бизнес-картам для юридических лиц – это отсутствие лимитов на расчеты между ООО и ИП, которые существуют при наличных расчетах – только в пределах 100 000 руб.

РИСКИ ДЛЯ ЮРЛИЦ:

Если расходы были на личные цели лица, кому выдана бизнес-карта, то такие расходы необходимо поставить данному сотруднику в доход, и удержать все налоги и взносы, как с заработной платы.

Теперь рассмотрим ситуацию с ИП. Здесь всё намного проще и плюсов использования бизнес-карт очевидно больше.

По гражданскому кодексу у нас нет разделения понятия физлица и индивидуального предпринимателя. Соответственно при использовании бизнес-карты в личных целях для ИП нет каких-либо ограничений (не возникает обязанности по уплате НДФЛ и взносов), однако в части отражения в расходах следует руководствоваться теми же правилами, что и для ООО. Во всем остальном можете использовать корпоративные карты для текущих расходов на бизнес смело.

И еще приятный бонус – чем активнее вы используете корпоративную карту ИП, тем ниже риск блокировки операций при снятии наличности с этой карты со стороны банка. Хотя при использовании карт снятие наличности вам будет требоваться гораздо реже.