Обязательный ЭДО в грузоперевозках с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронный документооборот становится обязательным в грузоперевозках для всех участников. Бумажный вариант для транспортной накладной, заказа или заявки на перевозку и для некоторых других перевозочных документов станет недопустимым, за исключением случаев, которые определит Минтранс.

В этой статье Точка Банк расскажет, что включает обязательный транспортный ЭДО, какие документы переходят в цифровой формат, кого касаются новые требования и как подготовить бизнес к 1 сентября 2026 года, чтобы избежать штрафов и сбоев в работе.

Обязательный ЭДО распространяется не только на транспортные компании — нововведения с 1 сентября 2026 года коснутся всех, кто связан с перевозками, включая грузоотправителей.

Транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы нужно будет оформлять исключительно в электронном виде и передавать в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Для перехода на ЭДО в грузоперевозках требуются оператор ИС ЭПД, электронные подписи, машиночитаемые доверенности и согласованные с контрагентами процедуры обмена.

Транспортный электронный документооборот — это обмен цифровыми перевозочными документами, например электронными транспортными накладными или заказами-заявками.

До 2026 года применение электронных перевозочных документов было добровольным. Но с 1 сентября 2026 года для некоторых документов выбор уходит. На практике это значит, что бумажный вариант запрещён, кроме исключительных случаев.

Транспортный ЭДО не нужно путать с обычным электронным документооборотом, через который компании обмениваются счетами, актами и УПД. Транспортный ЭДО обслуживает только перевозочные документы и связан с государственной  информационной системой (ГИС ЭПД).

Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ закрепляет обязательный переход на электронные перевозочные документы и одновременно вносит изменения в Устав автомобильного транспорта, закон о транспортно-экспедиционной деятельности, Воздушный кодекс и Устав железнодорожного транспорта.

Порядок обмена электронными перевозочными документами и взаимодействие участников перевозки с ГИС ЭПД описаны в постановлении Правительства РФ от 01.06.2024 №753 и постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 №931. Документы определяют, как оператор ИС ЭПД передаёт сведения в государственную систему и как стороны получают доступ к данным.

Транспортный ЭДО, как и обычный, требует наличия электронной подписи. Электронный перевозочный документ имеет юридическую силу только после корректного подписания.

Электронная подпись подтверждает, что сведения внесли уполномоченные сотрудники, например логист со стороны грузоотправителя и водитель или диспетчер со стороны перевозчика.

Если документ подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель лично, достаточно квалифицированной электронной подписи на имя организации или ИП. Когда документ подписывает сотрудник, например бухгалтер, потребуются КЭП физического лица или НЭП из Госключа, а также машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД содержит точный объём полномочий — какие документы человек может подписывать и в течение какого срока. Без корректно оформленной доверенности система не пропустит подпись и не даст сформировать электронный документ.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — центральный узел, в котором фиксируются сведения о документах и событиях перевозки.

За государственную систему отвечает Минтранс России. Через эту систему государство получает данные по каждой грузоперевозке: кто отправил груз, кто его везёт, какой маршрут указан и какие документы оформлены.

Компании не подключаются к ГИС ЭПД напрямую. Для работы используется оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы принимают документы от участников перевозки, проверяют их соответствие формату, передают сведения в ГИС ЭПД и обеспечивают обмен между сторонами.

Перечень аккредитованных операторов ведёт Минтранс. Точка Банк входит в реестр и подходит для работы с обязательными электронными перевозочными документами.

В обязательный перечень входят все базовые документы, без которых невозможно организовать большинство грузоперевозок:

1. Транспортная накладная.

2. Заказ-заявка на перевозку груза.

3. Поручение экспедитору.

4. Экспедиторская расписка и складская расписка.

5. Транспортная железнодорожная накладная.

6. Грузовая накладная при авиаперевозке.

На практике это означает, что любая компания, которая привлекает наёмный транспорт или работает с экспедитором, должна с 1 сентября 2026 года оформлять обязательные перевозочные документы в электронном виде.

Объём перевозок значения для транспортного ЭДО не имеет — даже если в год оформляется одна отгрузка, в момент её проведения обязательные документы должны быть электронными.

Часть перевозочных и сопроводительных документов даже после 1 сентября 2026 года можно оформлять в бумажном виде или перевести в электронный по собственному желанию. К этим документам относятся:

• Путевой лист, кроме перевозок алкоголя.

• Договор фрахтования.

• Заказ-наряд.

• Сопроводительная ведомость.

Большинство документов из этого списка можно оформить в электронном формате по желанию. Например, вместо бумажного путевого листа — электронный (ЭПЛ).

В отдельных случаях электронный формат обязателен и для документов, которые обычно остаются добровольными. Например, при перевозке отдельных видов маркируемой алкогольной продукции электронные путевые листы, подтверждающие легальность оборота, применяются с 01.09.2026 вместе с электронными перевозочными документами.

Новые правила касаются не только перевозчиков, а распространяются на всех участников перевозки, которые работают с документами из обязательного перечня. Это значит, что требования обязательного ЭДО касаются фактически всех:

• грузоотправителей;

• грузополучателей;

• перевозчиков;

• экспедиторов.

Если перевозочные документы оформляет склад или терминал, то на них также могут распространяться требования обязательного транспортного ЭДО.

Транспортный ЭДО касается не только компаний, основная деятельность которых связана с перевозками. Любая организация, которая отправляет товар покупателю через стороннего перевозчика, формально становится грузоотправителем и попадает под действие нормы.

Например, если производственная компания, оптовый поставщик или интернет-магазин работают с транспортной накладной, то с 01.09.2026 они обязаны оформлять транспортную накладную в электронном виде.

Государственный реестр участников транспортно-экспедиционной деятельности «ГосЛог» фиксирует, кто имеет право оказывать услуги в логистике.

Реестр запускается в два этапа:

1. С 1 марта 2026 года в него включаются экспедиторы — компании и ИП, которые организуют перевозки.

2. С 1 марта 2027 года к реестру присоединяются перевозчики грузовыми автомобилями массой свыше 3,5 тонны.

Заявление на регистрацию в реестре подаётся через Госуслуги. Регистрация бесплатная, но требует электронной подписи руководителя или сотрудника с действующей МЧД.

С 1 сентября 2026 года, когда обязательный электронный формат документов вступит в силу, у участников грузоперевозок появится ответственность за переход на ЭПД. Но экспедиторы уже сейчас могут получить штраф, если не зарегистрировались в реестре «ГосЛог» до 30 апреля 2026 года без объективной причины задержки. В этом случае возможен штраф:

• для физических лиц — до 10 000 ₽;

• ИП, должностных и юридических лиц — до 3% суммы выручки.

Юридические лица могут быть оштрафованы до 1 000 000 ₽ за повторное нарушение.

Ответственность водителя по статье 12.3 КоАП РФ за управление транспортным средством без обязательных сопроводительных документов продолжит действовать и после 1 сентября 2026 года.

Поправки в КоАП РФ, которые вводят прямые штрафы за отсутствие обязательных электронных перевозочных документов и за нарушение порядка их передачи в ГИС ЭПД, готовятся параллельно с реформой.

До принятия специального состава контролирующие органы будут опираться на общие нормы об искажении данных в обязательной отчётности и на статьи о нарушении правил перевозки грузов.

Если компания оформит электронную транспортную накладную, но продолжит использовать бумажную форму без законного основания, это может создать налоговые риски.

ФНС может поставить под сомнение документальное подтверждение перевозки и расходов. Это может повлечь не только возможный штраф за отсутствие обязательного документа, но и другие последствия:

• Отказ в вычете НДС по сделке.

• Непризнание расходов на доставку при расчёте налога на прибыль.

• Доначисление налогов, пеней и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы, 40% при умышленных действиях.

Переход на транспортный ЭДО — это перестройка процессов оформления перевозок. Поэтому начать переход на ЭПД лучше заранее.

Первым делом необходимо составить список всех документов, которые компания использует в логистике. Далее разделить его на две группы:

• Документы, обязательные в электронном виде с 1 сентября 2026 года.

• Документы, для которых остаётся выбор между бумажной и электронной версией.

Если в первой группе оказался хотя бы один документ, компании необходимо переходить на транспортный ЭДО до 1 сентября 2026 года. Это касается даже бизнеса, который отгружает товар один раз в год.

Для каждого документа из перечня нужно определить участников: кто его создаёт, проверяет, подписывает и получает с другой стороны.

На этом шаге можно оптимизировать текущий процесс подготовки документов, чтобы не переносить существующие ошибки в новый формат работы.

Для работы с обязательным ЭДО в грузоперевозках необходимо подключиться к оператору ИС ЭПД, например к Точка Банку.

Подключаться всем участникам перевозки к одному оператору необязательно. Если грузоотправитель работает в одном сервисе, а перевозчик в другом, между ними может быть настроен прямой обмен документами с помощью роуминга.

Точка Банк поддерживает основные перевозочные документы и работает с Контур.Логистикой, Saby TMS и другими сервисами из реестра Минтранса.

Для всех участников необходимы электронные подписи. Для руководителя КЭП оформляется в ФНС или в доверенном удостоверяющем центре, для сотрудников — в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Параллельно для сотрудников оформляются машиночитаемые доверенности — без действующей МЧД сотрудник не сможет подписать электронный перевозочный документ.

Перед полноценным внедрением ЭПД в процессы стоит создать тестовую заявку или транспортную накладную и пройти весь путь. Тест показывает слабые места, например отсутствие ЭП у ответственного лица. 

Электронный документооборот желательно отразить в договорах с перевозчиками, экспедиторами, заказчиками и постоянными контрагентами.

На практике обычно не требуется полностью переделывать текущие договоры, достаточно дополнительного соглашения или отдельного раздела о порядке обмена документами. Но точный порядок зависит от текущих условий договора.

Недостаточно добавить в договор информацию о работе с ЭПД, нужно внести конкретные положения. Например, отразить в договоре, какие документы стороны оформляют в электронном виде и через какого оператора идёт обмен.

Особенно важное положение договора — как стороны исправляют ошибки и оформляют корректировки. Это важно закрепить до возникновения ошибок или спорных ситуаций, чтобы каждая сторона знала порядок действий. Чёткий регламент в договоре снижает риск споров.

Избежать требований обязательного ЭДО можно только в тех случаях, когда компания не участвует в перевозках, подпадающих под новые правила. Если компания оформляет хотя бы одну перевозку с обязательными перевозочными документами, то на неё уже распространяются требования обязательного ЭДО.

Но отказываться не нужно, так как обязательный ЭДО — это не только соблюдение закона, но и преимущества для бизнеса. Например, благодаря ЭДО перевозка закрывается в день её завершения, а не через неделю, когда будут получены бумажные оригиналы.

ЭДО даёт плюсы не только для бизнеса, но и для сотрудников. Например, от бухгалтера и логиста требуется меньше ручного труда. При этом сотрудники в любой момент видят, на каком этапе находится перевозочный документ.

Главная ошибка — считать, что транспортный ЭДО касается только перевозчика. На практике в электронном обмене участвуют отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор, а иногда и другие участники перевозки.

Откладывать переход на транспортный ЭДО — ещё одна ошибка. 1 сентября 2026 года — это крайняя дата, до которой нужно завершить переход. Чем раньше бизнес внедряет обязательный электронный документооборот, тем ниже риск нарушить закон при возникновении проблем в первый месяц.

Другая ошибка — попытка заменять ЭДО обычным PDF-документом или скан-копией. Сканированная транспортная накладная не имеет юридической силы как электронный перевозочный документ. Для обязательного ЭДО подходит только документ, созданный в установленном формате, подписанный электронной подписью и переданный через оператора ИС ЭПД.

Обязательный электронный документооборот в грузоперевозках касается ряда документов, которые должны оформляться в электронном формате через оператора ИС ЭПД и передаваться в ГИС ЭПД.

Транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, транспортная железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозке. Остальные перевозочные документы можно оформить в бумажном виде или в электронном формате по своему выбору.

Требования распространяются на всех участников перевозки: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, экспедиторов, склады и логистических операторов. Даже если компания просто отправляет товар покупателю через стороннего перевозчика, она тоже участвует в оформлении транспортной накладной и обязана работать в электронном виде.

К государственной информационной системе ЭПД нельзя подключиться напрямую. Все участники перевозки работают через оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, например через Точка Банк. Оператор принимает документы, обеспечивает обмен между сторонами и передаёт сведения в ГИС ЭПД.

Сканированная копия бумажного документа не является электронным перевозочным документом и не имеет юридической силы для обязательного ЭДО. Документ должен быть создан в установленном формате, подписан электронной подписью и передан через оператора ИС ЭПД.

Срок хранения такой же, как у бумажных, — не менее 5 лет. Документы могут храниться у оператора ИС ЭПД, а компания дополнительно может хранить их во внутренних системах учёта.

С 1 марта 2026 года реестр обязателен только для экспедиторов. С 1 марта 2027 года к реестру присоединяются перевозчики с грузовыми автомобилями свыше 3,5 тонны. Грузоотправители и грузополучатели в системе «ГосЛог» по актуальным правилам не регистрируются — для их участия в перевозке достаточно подключения к оператору ИС ЭПД, например к Точка Банку.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJRGkVf