Могу ли я доверять своему бухгалтеру?

Сразу оговорюсь: я чрезмерно уважаю профессию бухгалтера и считаю её одной из самых сложных в бизнесе.

Бухгалтеру нужно вовремя и без ошибок сдать все виды отчётности, правильно разнести каждую операцию в учётной системе, соблюсти сроки уплаты.

И по неведомой причине на бухгалтера порой вешают функции, которые по природе своей являются юридическими: ответы на требования и запросы налоговой, контроль договорных условий с контрагентами и отслеживание исполнительных листов.

В общем, в моих глазах бухгалтеры – это святые люди.

Тем не менее, случаются осечки, когда подобную должность занимают не совсем «чистые на руку» товарищи.

По своему опыту работы следователем по экономическим делам я видел десятки ситуаций, когда слепое доверие бухгалтеру заканчивалось уголовными делами.

Вот примеры:

1. Транзит финансов через «хорошую» компанию.
Раньше в схемах по незаконной банковской деятельности («транзит денег и обнал») для обхода комплаенса по 115-ФЗ часто использовали благонадёжные фирмы. Бухгалтеров этих фирм вербовали на разовые транзитные операции, чтобы создать видимость нормального оборота и не лишний раз попасть под блокировку. Собственник мог годами не знать, что через его ООО крутятся сомнительные платежи, пока не приходили оперативники.

2. Присвоение вверенных денег.
Бухгалтер может присвоить активы через аффилированные юрлица или ИП, выставив фиктивные счета. Либо действовать в связке с коллегами, включая директора: деньги списываются под отчёты, на представительские расходы, командировки, которых не было.

3. Бесконтрольное использование ЭЦП директора
В 90% случаев бухгалтеру на «поруку» отдаётся электронная подпись директора. С этого момента все распоряжения о платежах, подписание договоров и прочих документов идут от имени руководителя. И по закону об ЭЦП за подобные действия отвечает именно тот, кто подписал документ. Поэтому из-за изготовленных в рамках различных «схематозов» платежных поручений, счетов-фактур и прочих бумаг директору придётся доказывать, что он «не верблюд».

4. Несданная вовремя декларация или «не та» проводка.
Банальная усталость или витиеватый умысел бухгалтера могут привести к тому, что компания недоплатит налог или не сдаст отчётность. Ответственность за налоговые правонарушения в первую очередь ложится на организацию и её руководителя. А если сумма недоплаты крупная, то перспектива стать фигурантом дела об уклонении от уплаты налогов становится реальной.

Что делать?

Параноидальные мысли стоит отбросить, однако разумные меры защиты нужны.

• Двойной контроль. Настройте визирование платежей: выше определённой суммы только с дополнительной подписью собственника или его доверенного лица.

• Не отдавайте ЭЦП бесконтрольно. Электронная подпись директора должна быть у директора. Выпустите отдельную машиночитаемую доверенность или ЭЦП на бухгалтера с ограниченным функционалом. Понимаю, что это не всегда удобно, но цена вопроса личная ответственность.

• Регулярный аудит. Хотя бы раз в год проводите выборочную независимую проверку учёта и контрагентов. Смотрите на реальность операций: существуют ли эти ИП и ООО, с которыми вы якобы работаете?

• Разделите юридическую и бухгалтерскую функции. Ответы на требования ФНС, подготовку правовой позиции по сделкам и работу с исполнительными документами и прочее должен контролировать юрист, а не бухгалтер.

• Сверяйтесь лично. Смотрите банковские выписки хотя бы раз в месяц. Собственник обязан понимать, куда уходят деньги, даже если он полностью доверяет команде.

Так что же в итоге?

Бухгалтеры, действительно, на вес золота, и львиная доля из них – профессионалы, которые спасают бизнес каждый день.

Однако если в компании нет системы сдержек и противовесов, даже один нечистоплотный или просто перегруженный сотрудник способен привести к локальной катастрофе.

В конечном счёте за всё, что происходит с расчётным счётом, подписью и отчётностью, по закону отвечает руководитель и собственник бизнеса.

Поэтому профессионалам доверяйте, но ключевые процессы своего бизнеса проверяйте самостоятельно.