Только 10% российских компаний полностью отказались от бумаги

При этом электронный документооборот и электронную подпись в той или иной степени уже внедрили 73% организаций. Однако многие компании до сих пор продолжают работать с бумажными договорами, актами и кадровыми документами. Так, 45% компаний по-прежнему оформляют договоры на бумаге, 43% хранят бумажные кадровые архивы, а 63% продолжают использовать бумажные акты выполненных работ.

Эксперты отмечают, что одной из главных причин отказа от полного перехода на ЭДО остается так называемый инфраструктурный барьер. Около трети предпринимателей считают неудобной необходимость использовать компьютер и физический токен электронной подписи. Еще 38% компаний вынуждены работать с бумагой из-за того, что их контрагенты еще не внедрили ЭДО. Кроме того, часть сотрудников по-прежнему больше доверяет бумажным документам, чем электронным.

На первый взгляд может показаться, что бизнес пока не готов полностью отказаться от бумаги. Но практика показывает обратное: ЭДО действительно упрощает работу.

• сократить затраты на бумагу, печать и доставку документов;

• ускорить согласование договоров и первичных документов;

• снизить риск потери документов;

• обеспечить прозрачность всех этапов согласования;

• сократить время сотрудников на рутинные операции;

• быстро находить необходимые документы в электронном архиве.

Особенно заметен эффект в компаниях с большим объемом первичной документации.

Но если раньше переход на ЭДО раньше был скорее вопросом внутренней оптимизации бизнеса, то теперь это строгое требование законодательства. Государство последовательно расширяет сферы, где использование систем электронного документооборота становится обязательным.

Любой бизнес, который производит, импортирует, продает или просто хранит подлежащие маркировке товары, обязан взаимодействовать с национальной системой прослеживаемости «Честный ЗНАК». И здесь наличие настроенного электронного документооборота является базовым требованием.

Передача данных о приемке, отгрузке, возврате и выводе из оборота маркированных товаров осуществляется через операторов ЭДО. Без подключенного и настроенного ЭДО легально работать с маркировкой попросту невозможно: система не позволит провести необходимые операции, что грозит бизнесу остановкой отгрузок, невозможностью принять товар от поставщика и серьезными штрафами.

С 1 сентября 2026 года вступят в силе изменения в оформлении перевозочных документов - они перейдут в электронный формат. Всем участникам перевозок необходимо будет обмениваться документами в электронном виде через утвержденных операторов ЭДО.

Таким образом, сегодня электронный документооборот — это уже не просто инструмент для экономии бумаги. Государство активно переводит бизнес-процессы в цифровой формат. Работа с маркированной продукцией, электронные перевозочные документы и новые требования к обмену данными делают использование ЭДО частью современной инфраструктуры компании.