Бумажные транспортные накладные уходят: что бизнесу нужно сделать до 1 сентября 2026 года

Компания не занимается перевозками.

Она просто закупает товар у поставщика, получает его на складе и периодически отправляет продукцию покупателям через транспортную компанию.

Кажется, что транспортная реформа ее не касается.

Но с 1 сентября 2026 года это может оказаться ошибкой.

С этой даты основные перевозочные документы необходимо оформлять в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

И требования затрагивают не только транспортные компании.

С 1 сентября в электронной форме должны оформляться, в частности:

— транспортная накладная;

— заказ или заявка на перевозку груза;

— экспедиторские документы;

— железнодорожная транспортная накладная;

— грузовая накладная при воздушной перевозке.

Поэтому привычная схема «распечатали накладную — водитель подписал — положили экземпляр в папку» для соответствующих перевозок уходит в прошлое.

Документ должен пройти через цифровую систему.

Это главное заблуждение, которое бизнесу стоит проверить до сентября.

В перевозке участвует не только тот, кто управляет грузовиком.

Есть грузоотправитель.

Есть перевозчик.

Есть грузополучатель.

В некоторых случаях участвует экспедитор.

И у каждого участника возникают свои действия с перевозочными документами.

Например, ООО продает оборудование.

Для доставки покупателю компания нанимает транспортную организацию.

Сам продавец не имеет ни одного грузовика и никогда не считал себя участником транспортного рынка.

Но он является грузоотправителем.

Другой пример.

Магазин получает продукцию от поставщика.

Доставку полностью организует поставщик.

Магазин ничего не перевозил, но выступает грузополучателем и должен корректно участвовать в оформлении электронного документа.

Поэтому вопрос нужно ставить не так:

«Есть ли у нас собственные машины?»

А так:

«В каком качестве наша компания участвует в перевозке груза?»

Бизнес формирует электронный перевозочный документ.

Данные передаются через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов.

Оператор направляет сведения в ГИС ЭПД.

Другие участники перевозки получают документ и выполняют необходимые действия со своей стороны.

В результате вместо бумажной накладной появляется цифровая цепочка:

грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель → информационная система.

Именно поэтому недостаточно подготовить только одного сотрудника компании.

Если один из участников цепочки не готов к электронному документообороту, проблемы могут возникнуть уже при первой поставке.

Для работы с электронными документами нужно заранее определить, кто именно будет их подписывать.

В зависимости от организации процесса могут потребоваться электронные подписи и машиночитаемые доверенности.

И здесь появляется еще один практический риск.

В компании договор подписывает директор.

Товар со склада выпускает кладовщик.

Перевозку организует логист.

Груз принимает другой сотрудник.

Если право работать с электронным перевозочным документом настроено только у директора, обычная отгрузка может превратиться в ожидание человека, который вообще не занимается логистикой.

Поэтому электронный документооборот нужно настраивать под реальный бизнес-процесс, а не только под юридическую структуру компании.

Общее правило с 1 сентября — электронная форма.

Но законодательство предусматривает отдельные исключения, когда бумажное оформление сохраняется.

Поэтому бизнесу не стоит исходить ни из одной крайности:

«Бумага полностью запрещена при любых обстоятельствах»

или

«Можно продолжать работать как раньше».

Нужно определить, попадает ли конкретная перевозка под исключение.

Если нет — необходимо переходить на электронный формат.

Компания может идеально подготовиться сама.

Подключить оператора.

Оформить электронные подписи.

Выдать доверенности.

Обучить логиста.

Но 1 сентября выяснится, что постоянный поставщик или перевозчик продолжает работать по старой схеме.

Поэтому подготовку стоит проводить вместе с контрагентами.

До сентября полезно спросить основных перевозчиков и поставщиков:

к какому оператору они подключены;

готовы ли формировать электронные документы;

кто будет подписывать документы;

проводилось ли тестирование обмена.

Лучше выяснить это сейчас, а не в момент, когда груз уже стоит у ворот склада.

Начать можно с простой проверки.

Первое. Определите свои роли.

Является ли компания грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором?

Второе. Посмотрите, какие документы используются сейчас.

Особенно транспортные накладные, заявки на перевозку и экспедиторские документы.

Третье. Проверьте подключение к электронному документообороту.

Если его нет — нужно выбрать аккредитованного оператора.

Четвертое. Определите сотрудников.

Кто фактически отправляет и принимает грузы и кто будет подписывать документы?

Пятое. Проверьте электронные подписи и полномочия.

При необходимости заранее оформите машиночитаемые доверенности.

Шестое. Свяжитесь с контрагентами.

Переход должен работать с обеих сторон.

Седьмое. Проведите тест.

ФНС прямо рекомендует заранее протестировать электронный обмен с основными контрагентами.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы перестают быть вопросом исключительно транспортных компаний.

Изменения могут затронуть обычный магазин, производство, интернет-магазин, оптовую компанию — любой бизнес, который отправляет или получает грузы.

Поэтому проверить нужно всю цепочку:

договор → отгрузка → перевозчик → электронная накладная → подпись → получение товара.

И главный вопрос для руководителя сейчас не:

«Есть ли у нас грузовики?»

А:

«Кто 1 сентября подпишет электронную транспортную накладную, когда на склад приедет первая машина?»

Если ответа пока нет — оставшуюся неделю лучше использовать именно для этого.

✔ Сохраните статью, если ваша компания отправляет или получает товары. С 1 сентября проблема может возникнуть даже у бизнеса без собственного транспорта: достаточно быть грузоотправителем или грузополучателем и продолжить оформлять перевозку по привычной бумажной схеме.

В нашем Telegram-канале мы разбираем судебную практику, реальные споры предпринимателей, изменения законодательства и ситуации, когда обычная поставка, накладная или действие логиста неожиданно превращаются в юридический риск для бизнеса.