Как ИИ может упростить жизнь бухгалтеру: 5 простых задач, которые сэкономят время и силы

Чтобы использовать искусственный интеллект в бухгалтерии, не обязательно внедрять сложную систему, подключать 1С или нанимать разработчиков.

Начать можно с обычного чата с нейросетью. Она не будет делать проводки и принимать решения по налогам, но поможет быстрее справляться с работой, которая окружает учет: письмами, таблицами, документами, объяснениями и бесконечными списками задач.

Вот пять простых сценариев, которые можно попробовать уже сегодня.

Запросить акт, напомнить об УПД, уточнить назначение платежа — каждое отдельное письмо занимает несколько минут. Но когда контрагентов двадцать, на переписку уходит заметная часть дня.

ИИ может подготовить черновики по готовому списку. Пример запроса:

Подготовь вежливое письмо контрагенту. Нам не хватает акта за июнь по договору № 15. Попроси прислать подписанный документ через ЭДО. Тон деловой, но доброжелательный. Не придумывай реквизиты и сроки.

Если первое письмо осталось без ответа, можно продолжить:

Подготовь повторное напоминание. Укажи, что документ нужен для закрытия периода. Не используй угрозы и категоричные юридические формулировки.

Остается проверить название организации, номер договора, период и адресата.

ИИ особенно полезен при массовой рассылке. Ему можно передать обезличенную таблицу и попросить подготовить отдельный текст для каждого случая.

Но отправлять письма автоматически не стоит. Один неверный номер договора превратит экономию времени в дополнительную переписку.

В одном письме от руководителя или контролирующего органа могут находиться сразу несколько поручений, документов и сроков. Вместо того чтобы перечитывать текст несколько раз, попросите ИИ составить чек-лист:

Разбери письмо и преврати его в таблицу.

Укажи:

• что необходимо сделать;

• какой документ подготовить;

• за какой период;

• срок, прямо указанный в письме;

• кто может отвечать за задачу;

• что нужно уточнить.

Не рассчитывай сроки самостоятельно. Если информация отсутствует, напиши «не указано».

На выходе получится рабочий список, в котором можно проставить ответственных и статусы. Такой способ подходит для:

• требований о представлении документов;

• запросов аудиторов;

• писем от банков;

• поручений руководителя;

• подготовки к закрытию месяца;

• сбора информации для юриста.

Главное — сверить таблицу с оригиналом. ИИ может пропустить пункт внутри длинного абзаца или неправильно понять вложенную формулировку.

Нейросеть можно использовать как дополнительного проверяющего перед загрузкой или отправкой файла. Например, попросить найти:

• пустые обязательные поля;

• повторяющиеся строки;

• разные написания одного контрагента;

• документы без номера или даты;

• необычные суммы;

• расхождения итогов;

• неверный формат ИНН;

• операции, которые не удалось связать с платежами.

Готовый запрос:

Проведи предварительную проверку таблицы. Ничего в ней не изменяй.

Найди пустые поля, полные и возможные дубли, разные варианты написания контрагентов и необычные значения.

Для каждого замечания укажи лист, строку, найденное значение и причину проверки. Не исправляй данные самостоятельно.

Лучше работать с копией файла.

ИИ не знает, является ли повторяющаяся сумма ошибкой. Например, несколько одинаковых ежемесячных платежей могут быть нормальными операциями. Поэтому результат нужно воспринимать как перечень строк для внимания, а не как список доказанных ошибок.

Бухгалтеру постоянно приходится переводить профессиональные формулировки на обычный язык.

Руководителю нужно объяснить, почему изменился налог. Сотруднику — какие документы нужны для авансового отчета. Менеджеру — почему нельзя оплатить счет без договора.

ИИ помогает подготовить понятное сообщение без перегрузки терминами.

Например:

Объясни сотруднику простыми словами, какие документы нужно предоставить после командировки. Сделай короткий список. Тон спокойный и доброжелательный. Не добавляй требования, которых нет в приведенной мной инструкции.

Или:

Подготовь для руководителя краткое объяснение, почему прибыль есть, а денег на расчетном счете стало меньше. Используй данные из моей таблицы. Ответ должен занимать не больше пяти абзацев. Отдельно укажи, какие выводы являются предположениями.

Нейросеть подготовит основу, а бухгалтер добавит особенности конкретной компании.

Так можно создавать памятки, сообщения, инструкции и ответы на частые вопросы.

Когда задач слишком много, время уходит не только на работу, но и на постоянное переключение между ней.

ИИ можно использовать как секретаря, который помогает расставить приоритеты.

Запрос может выглядеть так:

Ниже я перечислю рабочие задачи. Раздели их на четыре группы:

• сделать срочно;

• завершить сегодня;

• можно передать коллеге;

• можно перенести.

Учитывай только сроки, которые я указал. Не придумывай новые. В конце составь последовательный план рабочего дня.

Еще один полезный вариант — создание чек-листа для повторяющегося процесса:

На основании моего описания составь чек-лист закрытия месяца. Для каждого пункта укажи результат, который должен быть получен, и способ проверки. Не добавляй налоговые обязанности, которых нет в исходном описании.

Готовый список можно сохранить и использовать каждый месяц.

Для первых экспериментов используйте обезличенную информацию и копии файлов.

Не передавайте в публичную нейросеть:

• паспортные данные;

• полные зарплатные ведомости;

• банковские выписки без обезличивания;

• пароли и ключи электронной подписи;

• данные для входа в личные кабинеты;

• конфиденциальные договоры;

• полную базу учета;

• сведения, составляющие коммерческую тайну.

Если документ невозможно обезличить, лучше описать задачу словами или использовать корпоративное решение с согласованными настройками безопасности.

Нейросеть особенно полезна там, где нужно:

• прочитать;

• разложить по пунктам;

• сравнить;

• найти подозрительное;

• подготовить черновик;

• объяснить простыми словами.

Но она не должна самостоятельно:

• проводить документы;

• рассчитывать налоги;

• принимать решение о вычете НДС;

• отправлять отчетность;

• отвечать государственным органам;

• изменять рабочие файлы;

• давать окончательные юридические выводы.

Хорошая формула выглядит так:

ИИ готовит — бухгалтер проверяет. ИИ находит — бухгалтер решает.

Выберите одну операцию, которая повторяется несколько раз в неделю и каждый раз занимает хотя бы десять минут.

Например:

1. Подготовка писем о недостающих документах.

2. Разбор длинного запроса.

3. Поиск ошибок в таблице.

4. Объяснение для сотрудника.

5. Планирование рабочего дня.

Сначала проверьте сценарий на трех-пяти примерах. Сравните, сколько времени занимала работа раньше и сколько занимает вместе с проверкой ответа ИИ.

Если экономии нет, не пытайтесь автоматизировать задачу любой ценой. Возможно, ей больше подходит обычный шаблон, формула Excel или настройка в учетной системе.

ИИ не обязан совершать технологическую революцию в бухгалтерии. Иногда его ценность намного проще: не писать десятое одинаковое письмо, не перечитывать длинный запрос и не искать вручную пустую ячейку среди тысячи строк.

Начните с небольших задач, не передавайте нейросети лишние данные и всегда проверяйте результат.

Именно так ИИ постепенно превращается из интересной игрушки в нормальный рабочий инструмент.