Как выбрать бизнес-процесс для автоматизации с помощью ИИ

Автоматизацию часто начинают с самой заметной или раздражающей задачи. Но неудобный процесс не обязательно подходит для первого проекта: он может редко выполняться, содержать много исключений или требовать постоянных решений человека. ИИ поможет сравнить несколько процессов по единым критериям и выбрать реалистичную точку старта.

Выберите три — пять операций, на которые сотрудники регулярно тратят время. Например:

• перенос данных из документов в учетную систему;

• проверка отчетов;

• подготовка типовых писем;

• обработка заявок;

• согласование договоров;

• составление протоколов совещаний.

Не нужно сразу описывать весь бизнес. Для первого анализа достаточно нескольких повторяющихся задач одного подразделения.

Для каждой операции желательно указать:

• сколько раз она выполняется за месяц;

• сколько времени занимает один цикл;

• сколько сотрудников участвует;

• насколько стандартны входные данные;

• как часто возникают исключения;

• к чему приводит ошибка;

• требуется ли решение специалиста;

• в каких программах выполняется работа;

• можно ли проверить правильность результата.

Если точных цифр нет, укажите приблизительные значения и пометьте их как оценки.

Передайте ИИ описание процессов вместе с запросом:

Сравни перечисленные бизнес-процессы как кандидатов на автоматизацию.

Оцени каждый процесс по шкале от 1 до 5 по следующим критериям:

• частота выполнения;

• затраты рабочего времени;

• повторяемость действий;

• структурированность исходных данных;

• количество исключений;

• возможность проверить результат;

• стоимость возможной ошибки;

• необходимость профессионального решения человека;

• сложность интеграции с действующими системами.

Для каждой оценки дай краткое объяснение со ссылкой на исходные сведения. Если информации недостаточно, не выставляй оценку, а напиши «нужны данные».

Результат представь в таблице. После нее укажи:

1. какой процесс выглядит наиболее подходящим для небольшого пилота;

2. какие этапы можно автоматизировать;

3. какие действия нужно оставить человеку;

4. какие риски необходимо проверить;

5. какие данные нужно собрать перед запуском.

Не придумывай экономию и не обещай конкретный результат без расчетов.

Для предварительной оценки можно использовать простую формулу:

Количество операций × время одной операции × стоимость часа сотрудника.

Например, задача выполняется 200 раз в месяц и занимает по 10 минут. Это примерно 33 рабочих часа. Если автоматизация сократит время вдвое, потенциальная экономия составит около 16,5 часа в месяц.

Однако это еще не финансовый результат. Нужно учесть стоимость настройки, проверки, сопровождения и исправления ошибок.

Попросите ИИ оформить расчет:

Рассчитай текущие трудозатраты по каждому процессу на основании предоставленных данных. Отдельно покажи исходные значения, формулу и результат. Не оценивай будущую экономию, если я не указал ожидаемое сокращение времени.

Хороший кандидат обычно:

• выполняется часто;

• состоит из повторяющихся действий;

• получает данные в одинаковом формате;

• имеет понятный результат;

• легко проверяется человеком;

• не создает критических последствий при единичной ошибке.

Например, подготовить черновик типового письма безопаснее, чем автоматически отправить платеж или принять кадровое решение.

Не ставьте цель «автоматизировать работу отдела». Ограничьте эксперимент одним результатом:

Сформулируй план пилота для выбранного процесса на четыре недели. Укажи границы автоматизации, входные данные, ожидаемый результат, роль сотрудника, способ проверки, показатели эффективности и условия остановки эксперимента.

Для пилота можно измерять:

• время выполнения операции;

• долю результатов, принятых без исправлений;

• количество и типы ошибок;

• время ручной проверки;

• число обработанных задач;

• обратную связь сотрудников.

ИИ поможет структурировать выбор, но окончательное решение должно учитывать риски, доступ к данным и реальную готовность команды. Первый проект нужен не для эффектной демонстрации, а для проверки измеримой гипотезы на небольшом участке работы.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.