Как автоматизировать дебиторку: от первого напоминания до передачи долга юристу

Обычный реестр дебиторской задолженности показывает сумму и срок. Он не всегда показывает, кто общался с клиентом, что тот обещал и какое действие должно быть следующим.

Автоматизация превращает реестр в рабочий процесс.

1. Система получает данные о неоплаченных документах.

2. Сравнивает срок оплаты с текущей датой.

3. Учитывает частичные платежи и обещанные даты.

4. Разделяет долги по сроку и сумме.

5. Создает задачу ответственному менеджеру.

6. Готовит напоминание клиенту.

7. После установленного срока передает вопрос финансовой службе.

8. Спорные и длительные долги направляет юристу.

• срок оплаты не наступил;

• требуется напоминание;

• клиент подтвердил дату;

• обещанный срок нарушен;

• есть спор по документам;

• требуется акт сверки;

• передано юристу;

• оплата получена.

Одной категории «просрочено» обычно недостаточно.

ИИ может изучить историю переписки и подготовить краткую карточку:

• когда возник долг;

• какие письма направлялись;

• что обещал клиент;

• какие документы он запрашивал;

• есть ли спор по качеству;

• когда состоялся последний контакт.

Модель не должна оценивать платежеспособность контрагента или самостоятельно отправлять претензию.

Проанализируй обезличенный реестр задолженности и комментарии менеджеров.

Для каждого долга укажи:

• срок просрочки;

• сумму;

• последнее действие;

• обещанную дату оплаты;

• нарушена ли она;

• недостающий документ;

• предлагаемое следующее действие;

• ответственного;

• рекомендуемый срок.

Не оценивай вероятность взыскания и не делай юридических выводов.

Отдельно выдели задолженность без назначенного ответственного и долги, по которым после обещанной даты не было нового контакта.

• общую просроченную задолженность;

• долю долгов без следующего действия;

• количество нарушенных обещаний;

• время от просрочки до первого контакта;

• сумму долгов, переданных юристу слишком поздно.

Другие способы автоматизации финансовых процессов разбираем в Telegram-канале.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.