Сотрудник уволен, а доступ к CRM остался: как автоматизировать увольнение

Увольнение — не только приказ и расчет. В процессе участвуют руководитель, кадровая служба, бухгалтерия, ИТ, служба безопасности и материально ответственное лицо.

Если каждый действует по собственному списку, часть задач неизбежно теряется.

Как должен запускаться процесс

После подтверждения даты увольнения система создает связанные задачи:

• кадровику — оформить документы;

• бухгалтеру — подготовить расчет;

• руководителю — принять дела;

• ИТ — закрыть доступы;

• администратору — получить оборудование;

• ответственному за доверенности — проверить их отмену;

• службе безопасности — проконтролировать возврат носителей и пропусков.

Задачи должны учитывать должность. Чек-лист кассира, разработчика и менеджера по продажам будет разным.

Что можно автоматизировать

• формирование списка систем;

• уведомления ответственным;

• проверку исполнения;

• напоминания;

• подготовку акта передачи;

• закрытие типовых доступов после подтверждения;

• сохранение истории действий.

В день прекращения договора работодатель должен оформить увольнение, выдать сведения о трудовой деятельности и произвести расчет. Общий порядок установлен статьей 84.1 ТК РФ.

Готовый промпт

На основании должности и списка используемых систем подготовь чек-лист увольнения сотрудника.

Раздели задачи между кадровой службой, бухгалтерией, руководителем, ИТ и административным отделом.

Для каждой задачи укажи:

• ответственного;

• срок;

• подтверждение выполнения;

• риск пропуска;

• зависимые действия.

Не выбирай основание и дату увольнения самостоятельно. Не предлагай удерживать стоимость имущества из расчета без правовой проверки.

Отдельно выдели доступы, которые нельзя закрывать до передачи дел.

Важная граница

ИИ может подготовить список, но не должен самостоятельно увольнять сотрудника, менять основание, рассчитывать выплаты или блокировать критические системы без подтверждения ответственного.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.