Собственная разработка или готовая HR-платформа: считаем полную стоимость

Когда компания выбирает HR-систему, расчёт часто выглядит просто. Годовая лицензия стоит несколько миллионов, а разработчика можно нанять за фиксированную зарплату. Возникает логичный вопрос: зачем платить поставщику каждый год, если за те же деньги можно один раз сделать собственный продукт?

Проблема в том, что стоимость готовой платформы сравнивают с зарплатой одного программиста. Но программисту понадобятся аналитик, проектировщик, специалист по информационной безопасности, тестировщик, методолог и человек, который будет поддерживать систему после запуска.

Поэтому сравнивать нужно не лицензию и стоимость разработки первой версии, а все расходы компании минимум за три года.

Возьмём условную организацию на 1200 сотрудников. Она хочет оценивать кандидатов и действующих работников, создавать профили должностей, получать индивидуальные и групповые отчёты, отслеживать динамику и разграничивать доступ к результатам.

На первый взгляд задача понятна. Но уже на этапе обсуждения возникают вопросы:

• кто создаёт и обновляет модели компетенций;

• как результаты связываются с должностями;

• какие отчёты видит HR, руководитель и сотрудник;

• можно ли сравнивать подразделения;

• как хранится история оценки;

• кто управляет правами доступа;

• нужны ли интеграции с кадровой системой;

• что произойдёт при изменении организационной структуры;

• как выгружать данные для дальнейшего анализа.

Если ответы не определены заранее, бюджет проекта начинает расти уже после старта разработки.

У собственной системы и готовой платформы разные статьи расходов.

В таблице нет универсального победителя. Собственная разработка даёт больше контроля. Готовая платформа позволяет быстрее начать работу и распределяет стоимость разработки между множеством клиентов.

Решение зависит от масштаба задачи и того, насколько кадровый процесс компании действительно уникален.

Рассмотрим условный расчёт. Он не отражает стоимость конкретного проекта, но показывает статьи, которые часто остаются за пределами первоначальной сметы.

Допустим, на первую рабочую версию отведено восемь месяцев. Внутренняя стоимость специалиста включает не только его зарплату, но и страховые взносы, рабочее место, оборудование, управление и период найма.

Команде потребуются:

• продуктовый аналитик на половину рабочего времени — около 1 млн рублей;

• разработчик серверной части — около 2,8 млн рублей;

• разработчик интерфейса — около 2,4 млн рублей;

• тестировщик на половину рабочего времени — около 1 млн рублей;

• специалисты по инфраструктуре и безопасности — около 700 тыс. рублей;

• HR-методолог — около 750 тыс. рублей;

• дизайнер интерфейсов — около 250 тыс. рублей.

Получается 8,9 млн рублей. Добавим инфраструктуру, программные инструменты и проверку безопасности — ещё примерно 600 тыс. рублей.

Уже выходит 9,5 млн рублей. Если заложить резерв 20% на исправления, изменение требований и непредусмотренные работы, бюджет приближается к 11,4 млн рублей.

И это только запуск.

После него нужно устранять ошибки, обновлять систему, поддерживать интеграции, создавать новые отчёты и отвечать пользователям. Даже небольшая команда сопровождения может обходиться в 3,5–5 млн рублей в год.

В таком примере стоимость собственной системы за три года составит примерно 18–21 млн рублей. Потери от позднего запуска в эту сумму пока не входят.

У готового продукта расчёт короче, но ограничиваться лицензией тоже неправильно.

Полная стоимость включает:

• лицензию за три года;

• первоначальную настройку;

• перенос исходных данных;

• интеграции;

• необходимые доработки;

• обучение пользователей;

• время внутреннего администратора;

• возможное увеличение стоимости при росте числа сотрудников.

Предположим, лицензия стоит 2 млн рублей в год. Настройка и запуск — 500 тыс. рублей, интеграция — 700 тыс. рублей. На внутреннее сопровождение компания тратит ещё 300 тыс. рублей ежегодно.

За три года получается 8,1 млн рублей:

• 6 млн рублей — лицензия;

• 500 тыс. рублей — внедрение;

• 700 тыс. рублей — интеграция;

• 900 тыс. рублей — внутреннее администрирование.

Если потребуются дополнительные изменения, бюджет увеличится. Но даже с резервом готовая система в этом примере обходится заметно дешевле собственной разработки.

Это не означает, что покупка платформы выгоднее всегда. Если лицензия стоит 6 млн рублей в год, а большая часть функций компании не нужна, результат расчёта будет другим.

Собственную систему компания может разрабатывать восемь месяцев, а готовую платформу запустить за два. Разница составляет полгода.

В течение этого времени HR продолжает собирать результаты вручную, переносить данные между таблицами и готовить отчёты. Руководители ждут информацию дольше, а часть кадровых решений принимается без неё.

Допустим, пять специалистов тратят на ручную обработку по 20 часов в месяц. При внутренней стоимости часа 1500 рублей компания расходует 150 тыс. рублей ежемесячно. За шесть месяцев получится ещё 900 тыс. рублей.

Но главная потеря связана не с подготовкой таблиц. Если из-за отсутствия данных компания поздно обнаружила, что сотрудник не готов к новой роли, цена ошибки может оказаться выше всей экономии на программном обеспечении.

Создавать свою систему разумно, если кадровый процесс действительно влияет на конкурентное преимущество бизнеса и готового решения для него нет.

Например:

• используется уникальная методика, которую невозможно перенести в существующие продукты;

• система должна работать с большим количеством внутренних источников данных;

• готовые платформы закрывают меньше половины критически важных требований;

• компания не может передавать определённые данные внешнему поставщику;

• продуктом будут пользоваться десятки тысяч сотрудников;

• у компании уже есть постоянная команда, которая сможет развивать решение после запуска;

• создаваемая технология в дальнейшем может стать отдельным коммерческим продуктом.

При этом одного желания владеть исходным кодом недостаточно. Код не обеспечивает работоспособность системы без людей, документации, инфраструктуры и бюджета на развитие.

Готовое решение обычно рациональнее, если компании нужно автоматизировать уже понятный процесс:

• оценку сотрудников и кандидатов;

• создание профилей должностей;

• сравнение результатов;

• подготовку индивидуальных и групповых отчётов;

• формирование кадрового резерва;

• анализ подразделений;

• отслеживание динамики;

• разграничение доступа к данным.

В этих задачах ценность создаёт не уникальность интерфейса, а качество методики, удобство работы и возможность использовать результаты для кадровых решений.

В проектах периодически вижу запрос: полностью перенести в новую систему привычную таблицу. Но буквальное воспроизведение старого файла ещё не означает автоматизацию. Компания просто получает дорогую цифровую копию прежнего процесса.

Поэтому работу лучше начинать с одного кадрового решения. Например, определить готовность сотрудников к руководящим ролям или сравнить кандидатов с профилем должности. После этого становится понятно, какие данные, отчёты и права доступа действительно нужны.

Такой подход помогает проверить готовую платформу на реальной задаче. Если она не подходит, компания получает точный перечень недостающих возможностей, а не общее ощущение, что «нужно разработать своё».

Перед принятием решения стоит ответить на пять вопросов.

1. Какую задачу должна решить система?

Формулировки «цифровизировать HR» или «собрать всё в одном месте» невозможно нормально оценить в деньгах. Нужен конкретный процесс и ожидаемый результат.

2. Какую часть требований уже закрывает готовый продукт?

Если платформа выполняет 70–80% критически важных сценариев, разработка с нуля редко оказывается экономически оправданной. Оставшиеся требования иногда дешевле закрыть настройкой или интеграцией.

3. Кто будет отвечать за методологию?

Система оценки состоит не только из экранов и кнопок. Кто-то должен определить показатели, правила сравнения, структуру отчётов и порядок интерпретации результатов.

4. Кто останется с продуктом после запуска?

Если проект держится на одном разработчике или руководителе, его уход превращает собственную систему в риск. Нужны документация, резервирование знаний и постоянная команда.

5. Когда бизнес получит первый результат?

Проект, который окупится через три года, может не иметь смысла, если кадровое решение требуется в текущем квартале.

Стоимость собственной разработки за три года можно считать так:

Проектирование + разработка + инфраструктура + защита данных + сопровождение + обновления + внутреннее время HR + стоимость задержки запуска.

Стоимость готовой платформы:

Лицензия за три года + внедрение + интеграции + доработки + внутреннее администрирование + обучение пользователей.

К обеим суммам стоит добавить резерв на изменение требований.

Готовая платформа — это покупка скорости, накопленной методологии и предсказуемости расходов. Собственная разработка — покупка контроля и возможности создать процесс, которого ещё нет на рынке.

Ошибка начинается не тогда, когда компания выбирает один из вариантов. Она начинается, когда сравнивает цену готового продукта с зарплатой одного разработчика и называет получившуюся разницу экономией.