Сотрудник платил за границей рублевой картой: по какому курсу брать расходы в авансовый отчет

Раньше загранкомандировка выглядела просто: сотрудник получал аванс в валюте или покупал её в банке, а бухгалтер пересчитывал расходы по курсу ЦБ. Сейчас всё чаще иначе. Сотрудник платит российской рублёвой картой там, где её принимают, часть расходов оплачивает заранее в рублях, а где-то расплачивается наличными, купленными в обменнике. В одном авансовом отчёте оказываются три разных способа оплаты. И у каждого свой курс.

По ПБУ 3/2006 расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ. Если официального курса по валюте нет — по кросс-курсу, рассчитанному через курсы ЦБ (пп. 6, 9 ПБУ 3/2006).

Но у этого правила есть важная оговорка для случаев, когда аванс выдан в рублях. Минфин неоднократно разъяснял: если сотрудник получил рубли и сам купил валюту, расходы пересчитываются по курсу, указанному в справке о покупке валюты или в банковской выписке. Если такого документа нет — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — по курсу на дату утверждения авансового отчёта (письма Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220 и от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Логика простая: при выдаче рублёвого аванса организация не совершает операций в иностранной валюте. Реальный расход — это те рубли, которые сотрудник фактически потратил.

1. Рублёвая карта за границей. Сотрудник расплатился в отеле, банк провёл конвертацию и списал рубли. Сумма в рублях видна в выписке по карте. Именно её логично брать в расход: курс банка, по которому прошла конвертация, и есть фактическая стоимость для сотрудника.

К авансовому отчёту прикладывают чек или счёт отеля в валюте и выписку по карте с рублёвой суммой списания.

2. Оплата заранее в рублях. Если услуга оплачена до поездки в рублях и чек выписан в рублях, пересчитывать нечего: расход равен сумме чека. Валютных вопросов здесь нет.

3. Наличные из обменника. Сотрудник поменял рубли на валюту и платил наличными. Если есть справка о покупке валюты или подтверждение обмена с курсом — берётся этот курс. Если справки нет — курс ЦБ на дату выдачи аванса.

Если сотрудник платил корпоративной картой организации, логика похожая: со счёта списывается рублёвый эквивалент по курсу банка. Минфин в письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 указывал, что в такой ситуации расход учитывается в сумме фактически списанных рублей.

Для налога на прибыль датой признания командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если аванс был выдан в валюте, пересчитывать его на эту дату не нужно — расходы в пределах аванса берутся по курсу на дату выдачи (п. 10 ст. 272 НК РФ). В части, не покрытой авансом, — по курсу на дату утверждения отчёта.

Суточные в пределах 2 500 рублей в день за границей не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в валюте и превышают лимит, для НДФЛ сверхнормативную часть пересчитывают по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это отдельный пересчёт, не связанный с курсом, по которому сотрудник покупал валюту.

Для валют, по которым ЦБ не устанавливает официальный курс, ПБУ 3/2006 предписывает кросс-курс — например, через доллар или евро. На практике это касается многих туристических и деловых направлений. Если сотрудник платил рублёвой картой, а банк сам провёл конвертацию, проблема кросс-курса отпадает: в расход идёт рублёвая сумма списания.

Пересчитывать рублёвую покупку. Если услуга оплачена в рублях и чек рублёвый, никакого валютного пересчёта нет. Встречаются отчёты, где рублёвый чек зачем-то переводят в валюту и обратно.

Брать курс ЦБ при наличии выписки. Если есть банковская выписка с фактически списанной рублёвой суммой, курс ЦБ дал бы расход, отличающийся от реальных затрат сотрудника. Возмещать ему нужно то, что он потратил.

Не приложить документ о расходе в валюте. Выписка по карте подтверждает оплату, но не то, за что платили. Нужен и чек или счёт продавца — с переводом, если он на иностранном языке.

Смешивать суточные и расходы по документам. Суточные пересчитываются по своим правилам для НДФЛ, расходы по чекам — по своим.

Курс для рублёвого аванса — по справке о покупке валюты или банковской выписке, при их отсутствии — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса.

Документы по оплате картой — чек или счёт продавца плюс выписка со списанием в рублях.

Курс для суточных в валюте — для НДФЛ по сверхнормативной части: курс ЦБ на последний день месяца утверждения отчёта.

При рублёвом авансе расходы берутся по курсу из справки о покупке валюты или выписки, а при их отсутствии — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Оплата рублёвой картой — это рубли по выписке. Рублёвый чек пересчёта не требует. А суточные в валюте для НДФЛ пересчитываются по своим правилам — отдельно от расходов по документам.