Передача дел от одного главного бухгалтера другому. На какие моменты обратить внимание

«Памятка при передачи всех документов дел от одного бухгалтера к другому» — такой вопрос нам был задан на форуме клерка.

Мы подумали, что ответ на этот вопрос будет полезен всем практикующим руководителям и бухгалтерам.

Сразу оговоримся, что этот вопрос законом никак не регулируется.

Гарантии трудового законодательства

С юридически стороны важно отметить, что на бухгалтера распространяются все гарантии, установленные трудовым законодательством. Например, при увольнении по собственному желанию, работодатель обязан в последний день выдать трудовую книжку (если она в бумажной форме бумаге).

Также нужно выдать все расчеты, в том числе выдать компенсацию за отпуск, который не был использован сотрудника и т.д. (см. ст. 84.1. ТК).

Задержать бухгалтера более чем на двухнедельный срок не получится (см. ст. 80 ТК), даже если бухгалтер не передаст документы.

Например, можно при выпалить компенсацию, если будет увольнение по соглашению сторон (см. ст.78 и ст. 178 ТК).

Это все равно дешевле для организации, нежели, чем восстанавливать потом учет.

Инвентаризация

Также, скорее всего, вам нужно будет провести инвентаризацию. Она проводится в установленном порядке.

Инвентаризация нужна, если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 243 ТК, ч. 3 ст. 11 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утверждённым приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018), а также подпункта «в» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденным приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н).

Передаваемые документы и дела

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен.

К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности, следующие:

• учредительные документы, решения общих собрании участников ООО, например, устав организации, протоколы общих собраний участников ООО;

• регистрационные документы организации, например, свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;

• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;

• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;

• акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Иногда главный бухгалтер отвечает и за кадровую документацию, тогда нужно также по акту передать:

• трудовые книжки сотрудников, журналы, связанные с их ведением;
  оригиналы локальных актов работодателя, регулирующих трудовые отношения: правила внутреннего трудового распорядка, положения, должностные инструкции, положения об оплате труда и премировании, графики отпусков и т.д.;

• кадровые приказы и распоряжения о найме, о переводах, об увольнении, о наложении дисциплинарных взысканий;

• документы, связанные с персональными данным: положения, политика, согласия различных субъектов с обработкой персональных данных, уведомления и переписка с Роскомнадзором;

• трудовые договоры и соглашения, договоры о материально ответственности;

• документация по охране труда и технике безопасности;

• документы по зарплате: в том числе ведомости, документы на перечисления оплаты труда, табеля учета рабочего времени, расчеты отпускных и др. др. документы;

• отчетность в СФР, ФНС, ПФР, ФСС по персоналу;

• и другие кадровые документы.

Если в бухгалтерии хранятся договоры с контрагентами, то необходимо их также передать с исполнительской документацией: накладными, актами, УПД, счета-фактуры (налоговые документы, связанные с договорами).

Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить, в частности, отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Акт составляется в произвольной форме, но важно, чтобы там были все реквизиты. Акт, конечно, будут отличаться от того, какая причина увольнения, от вида организации и многих факторов. Важно, чтобы этот документ был подписан сторонами.

1С и информация

Если бухгалтеру официально передавались программы по 1С, то можно требовать также передать по акту информацию, в том числе ключи к 1С, руководства пользователя и т.д.

Если нет ответственных за информацию, то придется очень сложно, т.к. если у бухгалтера нет прямой обязанности в должностной инструкции и других документах, подписанных бухгалтером, о том, что отвечает за базы данных и обязан их передать, то и нет ответственности.

По закону очень сложно привлечь к ответственности за это бухгалтера, именно поэтому тут важно наладить сотрудничество с увольняющимся бухгалтером. То есть, организации тут уязвимы.

Выводы и рекомендации:

• Передача бухгалтерских документов – ситуация, с которой рано или поздно сталкивается любой бизнес, поэтому лучше к этому приготовиться заранее.

• Трудовое законодательство защищает сотрудников, в том числе главного бухгалтера, поэтому очень важно установить сотрудничество и бесконфликтные отношения, иначе последствия для организации будут весьма плачевными.

• Если на бухгалтера возложена материальная ответственность, то нужно провести инвентаризацию. Если материальной ответственности нет, то проводить инвентаризацию не обязательно и заставить участвовать главбуха в ней нельзя.

• Если у вас бухгалтер занимался кадровой документаций, персональными данными, договорами с контрагентами, организуйте передачу и этих документов, но помните, что если в обязанностях бухгалтера нет ведения этих документов, то он вам ничем не обязан.

• Электронная информация и данные, связанные с учетом, в том числе 1С, должны храниться независимо от бухгалтера, т.к. в общем случае бухгалтер не отвечает за информацию и автоматизацию учета. По закону за это отвечают руководители, поэтому целесообразно организовать регулярное архивирование и копировании критической информации.