Эту ошибку совершает почти каждый второй директор. И ФНС ее обожает!

Представьте: к вам в офис — неважно, будь то производственная площадка, опен-спейс IT-компании или креативное медиа-агентство — с проверкой приходит ФНС. Все вроде бы в порядке, документы готовы, бухгалтер спокоен как удав. Но тут инспектор заглядывает в ящик стола директора и находит… ЕЕ. Ту самую тетрадь в клеточку, где аккуратным директорским почерком расписаны фамилии, цифры и стоят загадочные пометки. Ну, или не тетрадку, а красивый ежедневник. Директор бледнеет, бухгалтер хватается за сердце (а ведь неспроста, может и “субсидиарка“ “прилететь”, есть случаи).

В суде вы будете доказывать, что это не «первичка», а так, личные записи, список гостей на юбилей. Но почерковедческая экспертиза и пара обиженных бывших сотрудников быстро превратят ваши «филькины грамоты» в железное доказательство на миллионы доначислений. Думаете, это анекдот? Увы, это суровая реальность российской судебной практики.

В нашей новой статье мы разберем, почему эта наивная ошибка стоит компаниям целые состояния, как ФНС строит свою доказательную базу на таких «артефактах» и, самое главное, дадим инструкцию, как не стать главным героем подобной трагикомедии.

Всем привет! На связи Константин Чупырь. Сегодня поговорим о моей «любимой» теме — о том, как бизнес с упорством, достойным лучшего применения, сам себе роет налоговую яму. А потом героически пытается из нее выбраться, теряя миллионы, нервы и веру в человечество.

История, которую я вам расскажу, стара как мир, но почему-то до сих пор встречается на каждом шагу. Приходит ФНС в организацию с проверкой. И в ходе проверки у руководителя компании обнаруживают... нет, не биткоины и не слитки золота. А обычную тетрадь, где руководитель собственноручно фиксировал суммы «серой» зарплаты, выдаваемые работникам.

Казалось бы, ну что такое тетрадка? Это ж не 1С, не платежка. Это, можно сказать, личный дневник директора о его финансовых терзаниях. Но налоговая и суд так не думают.

Классический аргумент защиты в таких случаях: «Ваша честь, эти записи — не регистры бухгалтерского или налогового учета! Это не первичный документ! Мало ли что я там пишу, может, я роман сочиняю о тяжелой доле предпринимателя!»

Звучит логично? Для вас — да. Для суда — нет.

Вот свежий пример — дело ООО "Шиноптторг" (№ А33-7122/2022). В декабре 2023 года суд окончательно поставил точку в споре на 14 миллионов рублей (НДФЛ, взносы, пени, штрафы). А все началось с тетрадей, изъятых из личного портфеля учредителя. В них — фамилии сотрудников и суммы. ФНС не поленилась:

• Провела почерковедческую экспертизу (да, писал он!).

• Допросила бывших и нынешних сотрудников (да, получали столько, сколько написано!).

• Приобщила материалы от МВД.

Итог? Три судебные инстанции сказали: тетрадь + показания свидетелей + экспертиза = неопровержимое доказательство. Аргумент про «не первичку» был разбит в пух и прах. Суды четко указали: Налоговый кодекс не содержит закрытого перечня доказательств. Если совокупность фактов говорит о выплате зарплаты в конверте, то неважно, на чем вы это зафиксировали — на гербовой бумаге или на туалетной.

И таких дел — вагон и маленькая тележка. Где-то находят тетрадь в бухгалтерии, где-то — блокнот, где-то — хитрые схемы с фиктивными авансовыми отчетами на 13,5 млн рублей (дело по Северо-Кавказскому округу) или переводы директору на карту под видом «подотчетных средств» с пометкой «зачисление заработной платы» (кейс Уральского округа). Суть одна: любая ваша запись может и будет использована против вас.

«Неужели все так плохо и любая бумажка — это приговор?» — спросите вы. Не всегда. Иногда отбиться удается, и эти случаи особенно ценны, потому что они показывают слабые места самой налоговой.

Вот вам два лучика света в темном царстве:

1. Дело № А57-32708/2022 (Арбитражный суд Поволжского округа). Здесь ФНС тоже принесла в суд «доказательства»: показания обиженного бывшего бухгалтера и распечатки из Excel. Но суд сказал: «Стоп!». Показания бухгалтера были противоречивыми и путаными, а распечатки из файла, который можно поменять за секунду, — это несерьезно. В итоге суд встал на сторону компании. Вывод: если доказательства ФНС хлипкие и противоречат друг другу — есть шанс.

2. Дело № А12-1969/2015. Классика жанра. ФНС допросила бывших сотрудников, и те подтвердили, что да, были конверты. Но вот незадача: ни один не смог назвать точную сумму. Один говорил «тысяч 10-15», другой «ну, что-то около 20». Плюс ко всему, ФНС не смогла доказать, откуда у компании бралась неучтенная наличка на эти выплаты. Суд решил, что на предположениях и домыслах обвинение не построишь, и отказал в доначислениях. Вывод: нет доказанного источника «черного нала» и точных сумм — дело ФНС разваливается.

Как видите, шанс есть, но только тогда, когда налоговики сработали спустя рукава. В случае с директорской тетрадкой, где все фамилии и суммы четко прописаны его же рукой, — это, увы, не тот случай.

Каким надо быть, простите, альтернативно одаренным, чтобы хранить такие записи в рабочем столе? Давайте раз и навсегда закрепим правила гигиены, чтобы не наступать на эти грабли.

• Правило №1. Выкиньте «черную» тетрадь. Серьезно. Прямо сейчас. Не надо вести никаких рукописных, печатных или наскальных записей о «серой» части зарплаты. Если у вас феноменальная память — пользуйтесь ей. Если нет — значит, и «серых» схем у вас быть не должно.

  • Правило №2. Гигиена гаджетов. Это — ваша новая «тетрадка». Ваш смартфон или ноутбук — это тот же ежедневник, только с функцией поиска. Это особенно актуально для IT и медиасферы, где вся жизнь — в «цифре».

    • Забудьте про файлы типа ЗП_конверт_2025.xlsx, Бонусы_команды_dev.docx или Гонорары_фриланс_проект_Х.gsheet.

    • Переписки в WhatsApp¹ или Telegram с бухгалтером в стиле «Мариванне еще 50к докинь за релиз» — это прямое доказательство.

    • Сюда же относятся приватные чаты в Slack, задачи в Jira или Trello с комментариями о «дополнительной мотивации» или сметы в облаке с «неофициальной» частью расходов на съемочную группу.

    Все это изымается, заверяется и приобщается к делу. Удаленные файлы восстанавливаются. Чистите свои устройства и ведите переписку по рабочим вопросам в рабочих терминах. Разумеется, это происходит не без участия правоохранителей. Инспектора можно практически послать и не давать свой личный телефон, подчеркиваю, СВОЙ ЛИЧНЫЙ, НЕ КОРПОРАТИВНЫЙ. Но с полицией такие фокусы не проходят: заберут всё, что посчитают нужным, и, поверьте, в большинстве случаев закон будет на их стороне.

• Правило №3. Контролируйте «подотчет». Схема «выдать директору под отчет, а он потратит на себя» — одна из самых популярных и легко доказуемых. Корпоративная карта — для корпоративных нужд. Если сняли наличные — будьте добры предоставить авансовый отчет с чеками. Иначе это ваш доход, с которого нужно заплатить НДФЛ. Да-да, вы сейчас скажете: “Ну что он несет. Это же больная и неизлечимая тема”.

• Правило №4. Не злите бывших сотрудников. 90% всех историй про «серую» зарплату начинаются с жалобы уволенного сотрудника. Расставайтесь с людьми по-хорошему. Обиженный работник, особенно из креативной или IT-тусовки, где все друг друга знают, — лучший свидетель обвинения для налоговой. Это сделать сложно, но надо стараться.

• Правило №5. Думайте об источнике нала. Как в деле № А12-1969/2015, если у вас по документам нет неучтенной наличности, ФНС будет гораздо сложнее доказать выплаты в конвертах. А если у вас выстроена целая паутина из фиктивных договоров с ИП-шниками или самозанятыми, через которые выводятся деньги (популярная схема для оплаты труда проектных команд в IT и медиа), — вы уязвимы вдвойне.

  Я не собираюсь учить про финансовую безопасность и про то, что надо вести бизнес в “белую”.

  Я про то, что люди, это самое ценное ОСНОВНОЕ СРЕДСТВО бизнеса. Ну не получится без людей вести бизнес (я сейчас не про подмены на ип и самозанятых), так защитите и поддержите персонал достойной официальной зарплатой.

Эпоха, когда можно было «по-простому» вести учет на коленке или, так сказать, на ходу, закончилась. ФНС умеет работать с косвенными доказательствами, а суды ее в этом активно поддерживают. Любая ваша неосторожная запись, любой файл или сообщение в мессенджере могут стать спусковым крючком для многомиллионных доначислений.

Если же вы понимаете, что налоговая уже дышит вам в спину, или, не дай бог, инспектор уже листает вашу заветную тетрадку или листая переписку в мессенджере, — время для самодеятельности закончилось. Нужна профессиональная помощь.

Меня зовут Константин Чупырь, я налоговый юрист, и я специализируюсь на решении именно таких проблем.

Не ждите, пока ваша «тетрадка» или “"цифровая тетрадка” превратится в судебное решение. Свяжитесь со мной, и мы вместе постараемся найти выход из ситуации.