Работник получил деньги на представительские расходы, но не подтвердил их расходование. Нужно ли начислять НДФЛ на незакрытый подотчет?

Работник получил деньги под отчет на представительские расходы, но не подтвердил их расходование. Нужно ли начислять НДФЛ на незакрытый подотчет?

Да. Если работник не представил авансовый отчет и подтверждающие документы в установленный срок (или не вернул деньги), суммы подотчета считаются полученными им в личных целях и подлежат налогообложению НДФЛ. На такую сумму также начисляются страховые взносы.

• Доход в понимании НК РФ — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, подлежащая учету, если её можно оценить (ст. 41 НК РФ).

• При отсутствии подтверждения расходов работником у работодателя отсутствует доказательство целевого использования средств. Следовательно, деньги признаются доходом работника.

• Подотчетное лицо обязано в срок, установленный работодателем, представить авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ № 3210‑У). Невыполнение этой обязанности снимает основание для непризнания выплат доходом.

• Минфин в письме от 14.08.25 № 03‑03‑06/1/79115 подтвердил именно такой подход.

• Оформлять выдачу подотчетных сумм приказом/распоряжением и фиксировать срок отчетности.

• Напоминать работнику о сроках представления авансового отчета.

• При непредставлении отчета документально оформить отказ в отчетности и начислить НДФЛ и страховые взносы с суммы незакрытого подотчета.

• Рассмотреть возможность взыскания с работника сумм, если он затем подтвердит расходы или вернёт деньги.

Если нужно, могу подготовить краткий образец приказа или проводки для отражения начисления НДФЛ и взносов.