Клерк.Ру

Проблемы эффективности СЭД

Банки всегда проявляли интерес к построению эффективного документооборота, и в частности, к системам электронного документооборота. СЭД необходимы банковским структурам для решения целого ряда важных задач. Прогресс не стоит на месте -в последнее время эксперты заговорили о новом, более эффективном подходе в этой сфере - кейс-менеджменте.

Системы электронного документооборота нужны, во-первых, для организации единой автоматизированной централизованной регистрации и хранения входящей, исходящей, внутренней организационно-распорядительной и иной документации, в том числе в удаленных офисах. Во-вторых, для обеспечения однократной регистрации документов в организации по единым правилам, установленным для всех офисов. В-третьих, они нужны для автоматизации и ускорения процесса оперативной доставки документов получателям в структурных подразделениях, а также для автоматизации процесса отслеживания и контроля соблюдения сроков согласования и исполнения документов. Далее, СЭД необходимы для создания единой корпоративной базы нормативных и распорядительных документов с разграничением прав доступа к ним между пользователями (при этом в базе хранятся как данные документа, так и его сканированный образ). Наконец, системы электронного документооборота нужны для организации информационно-справочной работы по документам и оперативного их поиска, а также для автоматизации учета архивного фонда документов.

Отключить рекламу

Банки предъявляют повышенные требования к СЭД, в частности такие, как быстродействие, удобство интерфейса, кастомизация, интеграция с различными системами и т.д.

Эффективность СЭД

Внедрение СЭД позволяет экономить время, повышать КПД сотрудников и компании в целом, снижать бумажный оборот, а вместе с этим и расходы организации.

Эффективность внедрения СЭД в полной мере можно оценить по истечении некоторого времени при условии эксплуатации ее полного функционала путем экспертной оценки и опроса основных пользователей СЭД, считают эксперты.

Начальник управления документа-ционного сопровождения Инвестиционного банка КИТ Финанс Наталья Рожкова рассказала об итогах внедрения СЭД в банке, полностью оправдавших вложенные ресурсы и трудозатраты.

Удалось систематизировать информационные потоки организации и установить единые стандарты регистрации корреспонденции для головного и региональных офисов. Была организована доставка документов исполнителям по электронной почте вместе с отсканированным образом и регистрационной информацией. В банке произошла автоматизация контроля исполнения запросов, поступающих от клиентов и контрагентов в адрес кредитной организации. Существенно повысился уровень достоверности отчетов по контролю исполнения запросов клиентов и контрагентов, предоставляемых   руководителям   банка.

Отключить рекламу

Также была проведена автоматизация деятельности архива банка.

СЭД позволила обеспечить прозрачность процессов подготовки и согласования документов, контроль сроков согласования и соблюдения при этом исполнительской дисциплины, повысилось качество работы с проектами документов. Удалось снизить затраты на подготовку и хранение бумажных копий документов, увеличить скорость процессов согласования и утверждения. В банке была создана единая база данных по зарегистрированным во всех офисах организации документам (входящим, исходящим, нормативным и распорядительным) с возможностью поиска и построения отчетов. Это позволило, в свою очередь, существенно снизить риски утери бумаг, отправленных конвертов и сократить время поиска документов по запросам сотрудников.

Сущность кейс-менеджмента

Есть еще один способ повысить эффективность работы с документацией -кейс-менеджмент, который делает документооборот более структурированным, а значит, применение СЭД становится еще более эффективным. Причем данный подход является более органичным, чем ориентация на жесткие схемы деловых процессов, считают эксперты.

Отключить рекламу

«В целом сущность кейс-менеджмента заключается в предоставлении новой точки зрения для рассмотрения уже известных задач, - отмечает ИТ-аналитик компании DIRECTUM Евгений Кочуров. - Можно с уверенностью сказать, что тот инструментарий, который предоставляют современные СЭД, достаточен для того, чтобы решать поставленные задачи в стиле кейс-менеджмента».

«Управление кейсами смещает основной фокус внимания с бизнес-процессов на целеполагание, которое в традиционных СЭД было оставлено за скобками,   -  развивает  свою  мысль эксперт. - Ценность управления кейсами для СЭД-проектов в том, что целепо-лагание организации вводится в круг явно затрагиваемых вопросов. Другими словами, решая задачи документооборота, мы ориентируемся на цели и задачи компании в целом».

Руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM-M Владимир Гне-дов говорит, что «системы АСМ (адаптивного кейс-менеджмента) сегодня предлагают перспективную точку зрения для решения различных задач в области документооборота, таких как управление контрактами, исковое делопроизводство, ведение кредитных или клиентских досье и т.д. Например, вся информация, относящаяся к клиенту банка, будучи представленной в виде связанных блоков документов, задач, переписки и т.д., является именно тем, что наиболее правильно называть словом «кейс».

Отключить рекламу

Многие эксперты считают кейс-менеджмент чрезвычайно продуктивным, несущим несколько позитивных посылов. С одной стороны, немаловажным моментом является то, что заказчики положительно воспринимают кейс-менеджмент: он создает для них целостную картину работы с документами, процессами их обработки и управления командой на каждом этапе жизненного цикла кейса.

С другой стороны, этот подход привлекателен с точки зрения разработки, поскольку конструирование кейса и других связанных с ним объектов происходит в графическом режиме. Таким образом, целевое приложение можно получить в достаточно короткие сроки.

Ориентация на использование концепции кейс-менеджмента в дальнейшем будет только усиливаться, в первую очередь, для автоматизации значимых для бизнеса задач, среди которых управление обработкой клиентских обращений, управление инцидентами, подключение к фиксированной сети корпоративных клиентов и т.д.

Отключить рекламу

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Евгений КОЧУРОВ, ИТ-аналитик компании DIRECTUM:

Технически DIRECTUM как платформа к управлению кейсами уже готова. Поэтому для нас вопрос об этой технологии является в первую очередь методологическим. Мы помогаем консультантам, нашим партнерам-интеграторам и заказчикам смотреть на решаемые задачи не только с позиции автоматизации процессов, но и с позиции целей, результатов, которые в ходе этих процессов должны быть достигнуты. Конечно, нельзя сказать, что это не делалось раньше, просто сейчас данной работе придается новый импульс с новыми акцентами.

С одной стороны, наша система позиционируется как реализация идеи ЕСМ. Но, естественно, не замыкается на ней. В DIRECTUM есть несколько механизмов, реализующих идею АСМ, один из них - свободное общение в пределах одной задачи. Также возможно управлять ходом исполнения задачи, включать исполнителей, которые были неизвестны на момент старта, можно собирать информационные материалы, возникающие в ходе работы над задачей. Далее, вокруг каждого информационного объекта системы (будь то задача, документ, обращение в службу поддержки, проект, заявление сотрудника и т.д.) могут возникать задачи, как регламентированные (типовые маршруты), так и не регламентированные (свободные задачи). И вся эта деятельность будет связана с информационным объектом и доступна пользователям из одной точки.

Отключить рекламу

Владимир ГНЕДОВ, руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM-M:

При создании решения по работе с «клиентскими досье» на базе системы DIRECTUM, которое, в первую очередь, ориентировано на банковскую сферу, мы опирались на реализацию этой задачи в стиле кейс-менеджмента. Решение предусматривает возможность структуризации информации с помощью системы справочников. Case (досье) в решении «Клиентское досье» объединяет документы, относящиеся к одному контракту (клиент-продукт). Кейс включает в себя наборы документов, шаблоны, средства ввода, информацию о решаемых по клиенту задачах и другой типовой инструментарий управления контентом для поддержки ежедневной работы сотрудников банка. Предусматривается возможность объединения кейсов в более крупные агрегаты (досье клиента). Поддерживается решение в основном путем настроек.

Отключить рекламу

Почему была выбрана концепция управления кейсами? Во-первых, это связано с возрастающими потребностями в контроле стоимости и рисков обслуживания запросов клиентов различных организаций - например, на выдачу кредита, выплату ущерба или страховой премии. Во-вторых, необходимость автоматизации и отслеживания хода обработки сложных случаев (инцидентов), которые не могут быть заранее описаны с помощью структурированных бизнес-процессов.

Центр обучения «Клерка»
Приобретай опыт для серьезных дел

Правила трудовых проверок ужесточат. Готовьтесь в нашем онлайн-курсе по кадровому учету. Научим составлять документы так, что ни один инспектор не придерется.

Обучение полностью дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь.

Отключить рекламу