ЭДО

Оптимизация документооборота: как упростить и ускорить работу с документами в компании

Документооборот — важный процесс в любом бизнесе. Руководители и сотрудники работают с большим объемом документов: это занимает много времени, увеличивает затраты на хранение и обработку информации. Расскажем, как упростить и ускорить работу с документами с помощью электронного документооборота (ЭДО).
Оптимизация документооборота: как упростить и ускорить работу с документами в компании
Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Когда и кому нужно оптимизировать документооборот

Оптимизировать документооборот важно любой организации, особенно актуально для компаний, которые:

  • Работают с большим количеством документов. Ручная обработка бумажных носителей требует времени, физических затрат, не исключает задержек и ошибок.

  • Имеют сложные процессы документооборота. Утверждение и согласование бумажных документов будет, скорее всего, длительным и трудоемким процессом.

  • Работают с сотрудниками или филиалами удаленно. Бумажный документооборот в данном случае неэффективен: неизбежно будут потери документов, трата времени. 

  • Хотят повысить качество обслуживания. Быстрый доступ к данным покупателя, поставщика, предыдущих взаимодействиях с ними позволяет компаниям улучшить уровень сервиса.

  • Повысить безопасность при работе с документами. Ряд отраслей должны обеспечивать высокий уровень безопасности хранения и обработки документов.

Оптимизация документооборота полезна разным отделам организации:

  • Финансовый отдел ускорит обработку отчетных документов с контрагентами и других финансовых документов.

  • Отдел продаж сможет эффективнее управлять договорами.

  • Отдел закупок автоматизирует работу с госзакупками.

Документооборот без бумаги 

Ключевой способ оптимизировать документооборотавтоматизировать его. Это можно сделать с помощью системы ЭДО, которая позволяет создавать, хранить, передавать и обрабатывать документы в электронном виде.

Использование систем ЭДО позволяет упростить процесс обработки документов, сократить время на их передачу и обработку, а также снизить вероятность ошибок. 

Плюсы электронных документов:

  • не занимают место при хранении;

  • защищены от утери и хищения;

  • передача происходит в доли секунды;

  • если возникнут вопросы по работе с программами, поможет техподдержка;

  • не нужно покупать бумагу, конверты и расходники для принтера.

При использовании ЭДО документ заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает личность подписавшего и гарантирует неизменность файла поле подписания. 

Такой документ юридически эквивалентен своему бумажному аналогу. 

OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО

Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота

Частые ошибки при оптимизации документооборота 

Процедура оптимизации зачастую не обходится без ошибок. Разберем, что может пойти не так:

  • Обмен документами включает ряд ненужных операций. Сотрудникам отделов трудно взаимодействовать друг с другом.

  • Часть работы осталась в традиционном бумажном виде. Сотрудникам приходится выполнять двойную работу. 

  • Нет понимания, кто может использовать ЭДО в работе. 

  • Поставщики, партнеры, клиенты не хотят или не могут перейти на ЭДО. Это увеличивает время выполнения задач, снижает эффективность работы. 

  • Работа переведена в электронный формат для вида. Сотрудники предпочитают пользоваться бумажными документами. 

Ошибки решаются с помощью грамотного внедрения удобной и понятной всем системы электронного документооборота, например, — такой, как OLY DOC от компании ITCOM. Работать в ней так же просто — как в обычной электронной почте. Вы можете подобрать оптимальный тариф под потребности вашей организации.

Оставить заявку

Как внедрить ЭДО в компании

Чтобы внедрить систему ЭДО, понадобится выполнить несколько шагов:

  1. Определить цели и задачи внедрения ЭДО. На этом этапе необходимо уточнить, какие бизнес-процессы будут автоматизированы с помощью системы электронного документооборота, какие документы будут переведены в электронный вид, какие задачи будут решаться с помощью внедрения системы.

  2. Выбрать систему ЭДО. Она должна включать все необходимые функции для работы с документами, включая создание, редактирование, подписание, отправку и хранение документов.

  3. Настроить систему. На этом этапе происходит настройка системы под нужды компании, создание шаблонов документов, настройка прав доступа пользователей и т.д.

  4. Обучить сотрудников. После того как систему настроили, нужно провести обучение сотрудников работе с ней, разъяснить им порядок создания, редактирования и подписания документов.

  5. Уведомить контрагентов. Для этого отправьте приглашения для начала обмена в сервисе ЭДО.

  6. Установить роуминговое соединение для клиентов, партнеров, поставщиков, подключенных к другим операторам.

OLY DOC — простая и удобная система для приема и отправки электронных документов, разработанная компанией ITCOM. Преимущества системы:

  • удобный и интуитивно понятный интерфейс; 

  • быстрая интеграция с 1С; 

  • возможность использования шаблонов для создания документов;

  • гибкие тарифы;

  • мгновенное получение и отправка документа; 

  • экономия на расходниках для печати и почтовых отправлениях;

  • безопасное хранение; 

  • бесплатная круглосуточная техническая поддержка.

Сомневаетесь в выборе? Получите один месяц безлимитного доступа к сервису ЭДО. Воспользуйтесь бесплатным полнофункциональным тестовым периодом, чтобы оценить все преимущества и возможности OLY DOC.

OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО

Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8KARb5

Начать дискуссию

Самые интересные споры по госзакупкам за 1 квартал 2024 года

ФАС привела обзор судебной практики в сфере госзакупок за 1 квартал 2024 года.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

🔥 Акция «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 20 мая

Мы предлагаем самые выгодные цены на онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля. Только до 20 мая их можно купить за 4 290 рублей!

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК

Продолжаю третий сезон святого рандома с покупкой российских акций. Каждый месяц я выбираю одну рандомную акцию из индекса Мосбиржи. Ну как я, делает это святой рандом, он же генератор случайных чисел. Я её потом просто покупаю. Почему? Да потому что какой смысл ручками выбирать акции, если рынок ведет себя непредсказуемо ¯\_(ツ)_/¯

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Можно ли выдать за раз маленькую зарплату, как оплачивать переработку в командировке, на ГПД положен стандартный вычет. 3 важных разъяснения для бухгалтеров по зарплате

Собрали полезные разъяснения Роструда и Минфина по расчетам с работниками.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Приобретение лицом из недружественного государства доли (акций) в российской компании (ООО или АО) в 2024 году

Необходимо ли получать разрешение подкомиссии, если лицо из недружественного государства хочет стать участником (акционером) российской компании (ООО или АО). Какие требования предъявляются к данным сделкам (операциям).

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Зарплата

Выделено финансирование на увеличенные выплаты педагогам

Правительство направит более 8 млрд рублей на увеличенные выплаты классным руководителям и кураторам.

IT-компании

Нидерландская компания Yandex сменит свое название до 31 июля

До 31 июля иностранная организация продаст остаток акций, перестанет использовать бренды российской компании «Яндекс» и сменит название.

Проверки ФАС

ФАС рассказала, как, где и на что контролирует цены

Контроль ценообразования на социально значимых рынках остается для Федеральной антимонопольной службы приоритетной задачей.

В России нашли фейковый магазин приложений Play Market

Специалисты по изучению киберпреступлений предупредили об опасном магазине приложений для смартфона. В файлах содержатся вирусы, которые могут украсть личные данные и деньги.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: искусственный интеллект защитит смартфон от кражи, в Петербурге будут следить за курильщиками, а в TikTok появятся часовые видео

Подготовили обзор главных событий дня — 17 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Малый бизнес получил 130 млрд рублей по программе «1764»

По льготной ставке 13,4% годовых финансирование привлекли представители МСП из сферы гостиничных услуг, обрабатывающих производств, сельского хозяйства, а также транспортные компании и склады.

С 2025 года социальный заказ будет работать во всех регионах

Экспериментальный механизм социального заказа оказался успешным, поэтому Минфин утвердит его на постоянной основе. К участию присоединятся все регионы РФ.

Интересные материалы

Модульбанк запустил оценку юридического риск-профиля клиентов

Модульбанк запустил новый сервис по оценке юридического риск-профиля бизнеса на базе направления Модульюрист. Сервис подойдет для продавцов на маркетплейсах, производственных компаний и других типов бизнеса.