Расходы на транспорт в командировке в 2025 году: документы, учет и налоги

Обязанность нанимателя — оплатить транспортные услуги от места офиса, где работает сотрудник, до места командировки.

В состав транспортных расходов могут входить:

• поездки на общественном транспорте;

• поездки на такси;

• услуги каршеринга или аренда автомобиля;

• использование личного автомобиля;

• другие расходы, которые сотрудник может обосновать и подтвердить документально.

Порядок принятия и документального оформления расходов на транспорт зависит от того, кто изначально платит за все: компания-работодатель или командируемый работник. Также в компании должен быть локальный акт, например положение о командировках, в котором будут детально прописаны все нюансы использования различного транспорта во время командировок:

• размеры компенсаций;

• состав пакета документов;

• категории и классы обслуживания;

• ситуации, когда можно использовать такси и т. д.

Далее подробно разберем отдельные виды транспорта.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Общественный транспорт — это поезда, электрички, самолеты, автобусы, паромы и др. Транспорт может быть непосредственно в населенный пункт, где работник будет выполнять поручение работодателя, или транспорт может быть до вокзала или аэропорта, если эти расходы согласованы с работодателем.

Часто поездки на дальние расстояния сопровождаются дополнительными расходами, которые делают поездку комфортнее. Часть из них подлежат оплате, а часть — нет:

• Постельное белье в поезде дальнего следования. РЖД включают стоимость белья в стоимость билета, поэтому работодатель обязан оплатить стоимость проезда с учетом постели.

• Платный выбор места в самолете. При наличии подтверждающих документов работодатель обязан компенсировать стоимость этой услуги (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

• Парковка личного автомобиля в аэропорту или на вокзале. Работодатель может возместить сотруднику стоимость парковки, но для работника это будет считаться натуральным доходом, который подпадает под НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428).

• Дополнительное питание на борту самолета или в поезде. Платную еду работодатель не компенсирует. На эти цели командируемый получает суточные.

Подтверждающими документами на поездки в общественном транспорте будут:

• билеты, в том числе электронный (письмо Минфина от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215), или маршрутная квитанция;

• кассовый чек бумажный или электронный, платежное поручение на покупку;

• договор и акт об оказании услуг, если билеты покупает работодатель;

• посадочный талон, в том числе распечатанный на обычном принтере, но со штампом аэропорта, или справка от авиакомпании о перелете, если речь идет об авиасообщении.

Бухгалтерские проводки будут выглядеть так:

Командируемый работник может использовать такси или арендованный транспорт, чтобы добраться:

• из дома или офиса до вокзала (аэропорта, автовокзала) и обратно;

• от вокзала (аэропорта, автовокзала) до отеля и обратно;

• между точками выполнения служебного задания в командировке.

Важно: сотрудник должен согласовать поездки на такси с работодателем заранее, а порядок возмещения расходов на такси должен быть прописан во внутренних документах компании, например в положении о командировках. Без подтверждающих документов и согласования с руководством расходы принять к учету нельзя. 

Если условия обоснованности и наличия документов соблюдены, то для работодателя расходы на арендованный транспорт — прочие расходы.

Подтверждающими документами в случае с такси могут быть: 

• договор аренды автомобиля;

• кассовый чек, в том числе электронный;

• чек от самозанятого таксиста;

• служебная записка с описанием маршрута и обоснованием выбора транспорта, например, если в нужное место общественный не ходит.

По возвращению из командировки сотрудник сдает эти документы вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию. Бухгалтер делает проводки:

• Дт 71 Кт 50 (51) — работнику выплачен аванс на командировку.

• Дт 60 Кт 71 — услуги такси (каршеринга, аренды автомобиля) оприходованы.

• Дт 70 Кт 68.1 — удержан НДФЛ за разъезды внутри места командировки (если требуется).

Услуги такси, арендованного транспорта или каршеринга к месту командировки и обратно не подпадают под НДФЛ и страховые взносы, так как это компенсационные выплаты, которые вызваны рабочими обязанностями (п. 1 ст. 217 НК, п. 2 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687, письмо Минфина от 27.04.24 № 03-04-06/40114). 

С поездками внутри командировок не все так однозначно:

• Раньше Минфин освобождал их от НДФЛ (письмо от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), но позиция 2024 года — иная, она закреплена в письме Минфина от 27.04.2024 № 03-04-06/40114.

• Разъезды по разным адресам в месте командировки облагаются страховыми взносами, так как отсутствуют в п. 2 ст. 422 НК и ст. 20.2 закона № 125-ФЗ. Но не все судьи разделяют эту позицию (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16.04.2014 по делу А27-6171/2013, АС Волго-Вятского округа от 25.05.2017 № Ф01-1678/2017).

Проезд в командировку на личном автомобиле возможен, если согласован с работодателем. В этом случае в приказе о направлении сотрудника в командировку нужно предусмотреть пункт, в котором указать марку, модель и госномер машины командируемого. Также нужно оформить путевой лист, в котором будут сделаны отметки о выезде и прибытии, подсчитаны километраж и объем израсходованного топлива.

На основании путевого листа и чеков с АЗС работодатель компенсирует сотруднику стоимость фактически израсходованного, а не залитого в бак топлива. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно. 

Также сотрудник вправе получить компенсацию за использование личного авто. Оформить ее можно двумя способами, при которых она по-разному будет и отражаться в налоговом учете:

1. Соглашение об использовании личного автомобиля. В нем стороны могут зафиксировать сумму, которую работодатель выплатит работнику за поездку в командировку на своей машине (ст. 188 ТК).

Эта выплата работнику не подпадает под НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Вч части налогообложения здесь действуют нормы (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366):

• 2 400 рублей в месяц — для автомобилей с объемом двигателя до 2 литров;

• 3 000 рублей в месяц — если объем двигателя больше 2 литров.

Больше этих значений включить в расходы по налогу на прибыль работодатель не вправе. Если командировка длилась не полный календарный месяц, то в расходы можно учесть сумму, пропорциональную количеству дней использования автомобиля.

2. Договор аренды автомобиля. В нем нужно прописать отдельно стоимость аренды и стоимость услуг по управлению автомобилем, так как работник самостоятельно поедет в командировку, а также указать, кто оплачивает ГСМ и расходы на содержание и эксплуатацию.

В отличие от соглашения об использовании личного транспорта договор аренды позволяет включить в расходы в целях налогообложения всю сумму по договору.

НДФЛ и страховые взносы в отношении командируемого начисляются в полном объеме в отношении части выплаты именно за управление автомобилем, а за аренду — только НДФЛ (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК).

Поездка в командировку на личном автомобиле работника сопровождается такими бухгалтерскими записями:

Переведите документооборот по командировке в Millennium: все от согласования поездки до утверждения авансового отчета в режиме одного окна. Клиентам Millennium доступны быстрая онлайн-регистрация на рейс, корпоративное такси и другие функции для сокращения времени на организацию поездок.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFJURose