ЭДО

Сравнение популярных систем электронного документооборота

В эпоху цифровизации перевод документооборота компаний в электронный формат становится актуальной задачей. Системы электронного документооборота (СЭД) предоставляют множество преимуществ по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. 
995 392
Сравнение популярных систем электронного документооборота
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое система электронного документооборота и для чего она нужна

СЭД — это программные решения, которые позволяют работать с документацией в цифровом виде: хранить файлы, организовывать поиск, настраивать маршруты согласования, интегрироваться с другими информационными системами и многое другое.

Ключевые возможности, которые дают СЭД:

  • Создание единого электронного архива документов организации.

  • Ускорение поиска нужных файлов по сравнению с бумажными носителями.

  • Сокращение времени на согласование документов за счет автоматизации маршрутов.

  • Повышение безопасности информации по сравнению с бумажными носителями.  

  • Снижение расходов на печать и хранение документации.

  • Возможность удаленной совместной работы над документами для территориально распределенных команд.

Благодаря таким возможностям, внедрение СЭД позволяет компаниям повысить эффективность работы с документацией и сэкономить ресурсы. 

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования с помощью СЭД «А2Б». От 275 руб./месяц.

Сравнение популярных СЭД

Теперь рассмотрим несколько популярных решений для организации электронного документооборота.

«1С:Документооборот» 

1С является одним из лидеров автоматизации предприятий на российском рынке, в том числе в области внедрения электронного документооборота. Рассмотрим основные характеристики решения «1С:Документооборот».

Возможности системы:

  • работа с различными типами документов: договоры, счета, акты и т. д.;

  • хранение файлов в систематизированном электронном архиве; 

  • настройка маршрутов согласования документов;

  • контроль версий документов;

  • интеграция со смежными информационными системами;

  • расширенный поиск по реквизитам документов и др.

К достоинствам «1С:Документооборот» относится богатый функционал, позволяющий автоматизировать документооборот практически любого уровня сложности. Также это полноценная российская разработка, которая учитывает специфику законодательства.

В то же время система достаточно сложна в освоении для рядовых пользователей. Кроме того, лицензии на платформу 1С и типовые конфигурации, доработки под нужды конкретной компании могут обойтись довольно дорого. Поэтому 1С рекомендуется внедрять в первую очередь крупным предприятиям, где есть собственные ИТ–подразделения.

Стоимость: 55 500 рублей — лицензия на сервер + 42 500 рублей — сама конфигурация (коробка) «1С:Документооборот» + отдельно нужно докупить клиентские лицензии на рабочие места пользователей. 

7 000 рублей стоит лицензия на 1 рабочее место, но в 1С покупать лицензию сразу на 5, 10, 20 и т. д. пользователей выгоднее. Например, цена лицензии на 20 рабочих мест — 85 800 рублей. В итоге установка программы на 20 пользователей обойдется компании в 183 800 рублей.

Directum RX

Это решение, которое можно использовать как в облачной, так и в локальной версии. Для работы с облачной версией необходим только браузер с выходом в интернет.

Directum RX позволяет хранить неструктурированные документы (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel и др.), регистрировать поступающие документы, поддерживает процессы согласования и обработки документов. Он обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. 

К плюсам системы относят широкий набор функций и удобную базу знаний. Как недостаток можно отметить достаточно высокую стоимость решения.

Directum RX прежде всего подходит для среднего и крупного бизнеса, который готов платить за расширенный функционал.  

Стоимость зависит от того, какие функции вам необходимы. За базовый функционал: стоимость складывается из цены серверной лицензии 31 400 рублей + лицензии на рабочие места (например, на 5 пользователей цена лицензии — 64 000 рублей, на 20 пользователей — 256 000 рублей). Отдельно можно докупить дополнительные модули. Стоимость расширенных версий программы Enterprise и Intelligence рассчитывается индивидуально по запросу.

СЭД Дело

Это система, в которой реализован полный цикл договорной работы, в том числе подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. 

У системы есть веб-клиент и мобильные приложения для платформ iOS и Android. Она позволяет обмениваться документами с другими СЭД, интегрируется с операторами ЭДО. 

К плюсам системы можно отнести хороший базовый функционал, сбалансированную цену, простоту использования. 

Это решение подходит для среднего бизнеса, который ищет оптимальное соотношение цены и качества, без потребности в сложных доработках функционала.

Стоимость: при количестве пользователей 1–5 стоимость одной лицензии составляет 15 300 рублей. Цена лицензии с 6-го по 20-го пользователя — 14 700, с 21-го по 50-го — 14 100 рублей и т.д. То есть итоговая стоимость складывается нарастающим итогом. Например, при 20 пользователях общая стоимость равна: 15 300 х 5 + 14 700 х 15 = 76 500 + 220 500 = 297 000 рублей.

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Лучшее соотношение цены и возможностей

Тезис  

Этот сервис поставляется в трех вариантах: есть базовая, стандартная и расширенная модификация. Функционал и набор дополнительных опций зависят от выбранной редакции.

Каждая модификация позволяет работать с задачами, контролировать исполнителей и канцелярию, оптимизировать работу с документами.

К плюсам решения можно отнести возможность выбора конфигурации, гибкую тарификацию, интеграции с 1С и другим ПО. 

Подходит для среднего и крупного бизнеса, у которого есть ИТ-подразделение для внедрения и доработки системы.

Стоимость: зависит от варианта поставки. Например, лицензию на 5 пользователей можно купить только в базовом варианте поставки, на 10 — в базовом и стандартном. Во всех трех типах — базовом, стандартном и расширенном — можно купить лицензию на 25 пользователей и больше. Стоимость по типам соответственно: 170 000 рублей, 290 000 рублей, 480 000 рублей.

«А2Б» — оптимальный выбор по соотношению «цена-качество»

Среди российских разработчиков СЭД стоит выделить систему «А2Б», которая предлагает наиболее выгодное соотношение функциональности и затрат на внедрение. 

Ключевые преимущества «А2Б»:

  • Полный набор функций для автоматизации документооборота.

  • Простой и понятный интерфейс — систему легко освоить даже неопытным пользователям.

  • Возможность гибкой настройки потоков документов.

  • Стоимость внедрения и лицензий ниже конкурентов при сопоставимом функционале. 

  • Простота интеграции со смежными информационными системами.

  • Возможность самостоятельной настройки системы (маршруты, бизнес-процессы, права доступа) без привлечения внешних ИТ-специалистов.

  • Модульная структура. Благодаря модулям можно подключить только нужные вашему бизнесу функции и не переплачивать.

Система включает следующие модули:

  • СЭД;

  • CRM;

  • Корпоративный портал;

  • Цели;

  • Проекты;

  • Поручения;

  • Календарь;

  • Файлы;

  • Персонал;

  • Идеи;

  • Бизнес-процессы.

То есть «А2Б» представляет собой гибкую и недорогую систему автоматизации, прекрасно подходящую для среднего бизнеса. В отличие от 1С, не требуется изучать язык программирования для доработки системы.

Что касается надежности и безопасности, «А2Б» также отвечает современным стандартам. Решение интегрируется с сервисом ЭДО «Диадок», поддерживает работу с электронной подписью. 

Стоимость: у системы есть облачный вариант, в котором лицензии приобретаются на определенный период времени. Цена зависит от количества модулей, которые нужны компании. При покупке на 24 месяца стоимость программы — от 275 рублей/месяц.

Кроме того, у СЭД есть коробочная версия: такие лицензии приобретаются бессрочно. Стоимость также зависит от количества необходимых модулей. На 20 рабочих мест цена — от 80 000 рублей.

Конкретный выбор СЭД зависит от масштабов, бюджета и потребностей компании. Для автоматизации документооборота российских организаций сегмента среднего бизнеса «А2Б» представляется оптимальным решением по соотношению цены и функционала. Система поможет не только оцифровать документооборот, но и решить другие задачи управления благодаря модульной структуре. Попробуйте решение «А2Б» бесплатно в течение 7 дней.

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Лучшее соотношение цены и возможностей

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KWu3h

Начать дискуссию

Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Два момента, за которые цепляются налоговики, чтобы снять затраты и вычеты НДС по субподрядным работам

При налоговых проверках строительных организаций пристальное внимание инспекторы обращают на правильное оформление договоров и первичных документов, связанных со строительными работами.

Иллюстрация: Riccardo Parretti/pexels
Кредитование

Для пострадавших от наводнений упростят условия по кредитам и займам

Банк России рекомендовал кредиторам учитывать положение заемщиков, пострадавших от наводнений, и принимать заявления на оформление кредитных каникул в упрощенном порядке.

Бесплатно с Бухгалтерский учет

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Особенности и правила выплаты дивидендов разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Расценки на техобслуживание газового оборудования могут резко снизиться

Депутаты Госдумы обратились в Минстрой с просьбой пересмотреть указания по расчету оплаты обслуживания газового оборудования.

Новая 6-НДФЛ за 1 квартал, подтверждение ОКВЭД и поправки в НК. Дайджест разборов

Эксперты «Клерка» подготовили для вас разборы на самые интересные темы: что проверят в декларациях, прежде чем отразить их на ЕНС, как в 1С заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года: пошаговая инструкция, тренды налогового контроля 2024: какие компании и физлица в зоне риска и какие платежи можно перечислять с заблокированного счета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: День космонавтики, новый туристический налог и дефицит бензина

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Основные средства

Расходы на регистрацию недвижимости не увеличивают первоначальную стоимость ОС

Не все расходы на ОС увеличивают его первоначальную стоимость.

🔥 Космическая акция «Клерка»! Успейте купить самые свежие онлайн-курсы «Клерка» всего за 3 690 рублей!

Воспользуйтесь шансом купить новые практические курсы по бухгалтерии маркетплейса, финансовому моделированию, управленческому учету, зарплате, ВЭД и УСН за 3 690 рублей до 15 апреля!

🔥 Космическая акция «Клерка»! Успейте купить самые свежие онлайн-курсы «Клерка» всего за 3 690 рублей!

🌺 Уточнили проверку 6-НДФЛ, увеличили компенсацию за авто и так и не внесли ясность по НДФЛ 15%. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости этой недели, которые вы могли пропустить.

Кадры

Тренд: все больше сотрудников уходят работать независимыми экспертами

Российские компании рассказали, как будет развиваться рынок самозанятых в России и его тренды, а также зачем привлекают их к сотрудничеству.

86
Учет в торговле

В каком случае бизнесу выгодно работать по кредит–ноте

Что такое кредит-нота? Как бухгалтерам обеих сторон сделки оформить такую операцию? Как ФНС учитывает этот документ? Рассказываем в материале.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Ведение бизнеса

Без инвесторов и кредитов: можно ли построить прибыльный бизнес за счет своих знаний, амбиций и личных финансов

Поиск оптимального соотношения доходности бизнеса и финансовых рисков — одна из важнейших задач предпринимателя. Заёмные средства при грамотном использовании — мощный катализатор роста. Но они так же быстро утянут на дно, если случится форс-мажор, допущены просчёты при составлении бизнес-плана или стартапер пренебрёг элементарными правилами риск-менеджмента

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
НДС

🍜 На какой зарплатный показатель равняться общепиту для льготы по НДС, если у Росстата еще нет данных

Общепит не платит НДС в 2024 году, если в 2023 году зарплата сотрудников была не менее региональной среднеотраслевой. Ориентируются на данные Росстата за 12 месяцев, если они есть. Если их нет – на данные за 9 месяцев.

Интересные материалы

Самозанятые

У самозанятых пока нет права на больничные, но это пока

Ни ИП, ни самозанятые в общем случае права на оплату больничных не имеют. Но ИП могут это право купить, а самозанятые – нет.