Рассмотрели 10 правил по составлению акта и 5 нюансов, связанных с оформлением этого первичного документа.
Зачем нужен акт выполненных работ / оказанных услуг
Акт выполненных работ / оказанных работ — это закрывающий документ, который подтверждает факт исполнения условий договора. Акт фиксирует, что работы или услуги выполнены в полном объеме, в установленный срок, и у заказчика нет претензий по качеству.
В законах нет стандартной формы акта, поэтому стороны могут взять любой образец из интернета и адаптировать его с учетом своих взаимоотношений. При этом следует придерживаться общепринятых правил оформления закрывающих документов и указывать необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 закона 06.12.2011 № 402-ФЗ):
наименование документа;
реквизиты сторон;
наименование услуги / работы;
количество и стоимость услуг / работ;
подписи сторон;
дата составления.
В бухгалтерском учете нельзя отражать операции из документа, если в нем не указаны все обязательные реквизиты из закона № 402-ФЗ.
Согласно Гражданскому кодексу обязательно нужно составлять акт только при исполнении договоров строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК). В остальных случаях стороны исходят из специфики своих взаимоотношений и составляют акт на свое усмотрение. Предварительно в договоре прописывается пункт о том, что работы / услуги принимаются на основании акта.
Например, если копирайтер (исполнитель) пишет статьи на заказ для авторского блога заказчика, то составлять акт необязательно, достаточно договора (ст. 781 ГК). Но если ИП (подрядчик) выполняет строительные работы по госконтракту, то по окончании работ стороны обязательно подписывают акт.
Несмотря на то что акт выполненных работ / оказанных услуг в некоторых случаях составлять необязательно, сторонам все-таки лучше использовать этот первичный документ. В случае споров проще будет прояснить ситуацию и доказать позицию сторон в суде. Кроме этого, акт важен для бухгалтерского учета, так как отражает факт хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Что учитывать при составлении акта
1. Наименование документа.
При составлении первичного документа можно указать его общее название: «Акт выполненных работ», «Акт сдачи-приемки оказанных услуг». Также разрешается в названии указать, какие именно услуги имели место, например, «Акт оказания транспортных услуг».
2. Дата и номер.
В акте обязательно указывайте дату, когда стороны его подписали. Срок подписания первичного документа стороны указывают в договоре. Если этого не сделать, то акт должен быть подписан в течение семи дней по требованию одной из сторон (ст. 314 ГК).
При этом нумеровать документ необязательно, но на практике стороны проставляют номер, чтобы сделку проще было отследить в бухгалтерском учете. Иногда номер акта идентичен номеру договора — это помогает «связать» договор и акт по одной сделке.
3. Наименование сторон.
Наименование сторон — это может быть название юрлица, ФИО ИП или самозанятого. Этот раздел фиксирует, кто выполняет работы / услуги (исполнитель, подрядчик) и в для кого (заказчик).
4. Описание услуг / работ.
Скорее всего, у налоговых органов возникнут вопросы, если в акте указана «скромная» формулировка, которая в достаточной мере не раскрывает факт хозяйственной жизни. Вместе короткого «Услуги по договору № от » подробно опишите услуги или работы.
Описанию в акте помогает подтвердить, правомерно ли организация учитывает расходы. Например, использовать можно примерно такие формулировки: «Услуги по организации поставки воды в офис (19 литов) за февраль 2025 года по договору № 129-с от 20.01.2025 года».
Сервис круглосуточной юридической помощи онлайн от партнёра Ак Барс Банка заменит штатного юриста для индивидуального предпринимателя и небольшой компании. Приобретая лицензию на правовую поддержку, вы получаете целый спектр услуг — экстренные консультации, шаблоны документов, помощь юриста в переговорах. Обзоры изменений в законодательстве помогут не пропустить важные для бизнеса нововведения. Доверьте квалифицированным юристам решение своих проблем по всем отраслям права.
5. Стоимость.
Стоимость работ указывают в акте цифрами, а в скобках пишут сумму прописью. Например: «Всего оказано услуг на общую сумму 20 500 руб. 03 коп (двадцать тысяч пятьсот рублей три копейки)».
Иногда на этапе составления договора невозможно определить окончательную стоимость работ или услуг. В этом случае стороны не пишут в договоре стоимость. А после исполнения договора итоговая сумма вносится в акт по факту выполненных обязательств.
Стоимость в акте может быть указана с учетом налога на добавленную стоимость или без учета НДС. Допустим, компания на ОСНО работает с НДС, значит, в акте указывается стоимость с учетом НДС.
Помимо стоимости, в акте прописывают единицы измерения — штуки, сутки, рейсы и т.д. (пп. 5 п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Если невозможно перевести услуги или работы в натуральную величину, то разрешается не указывать единицы измерения.
6. Недостатки.
Заказчик вправе ссылаться на недостатки, указанные в акте, если возникнет спорная ситуация (п. 2 ст. 720 ГК). И, наоборот, если недостатки в акте указаны не были, то заказчик не может ссылаться на них. Иногда выгоднее подписать акт с недостатками, чем вовсе его не подписывать.
Отражение в акте недостатков помогает в дальнейшем повлиять на подрядчика — потребовать от него возврата аванса или исправления недочетов. Акты с зафиксированными недостатками учитываются в судебных разбирательствах.
7. Подписи сторон.
Акт выполненных работ / оказанных услуг подписывают сами руководители или их законные представители. Например, ИП может подписать акт сам, а в организации назначается должностное лицо с правом подписывать документы с подрядчиками.
Подрядчик вправе запросить у организации подтверждения полномочий должностного лица — предоставить приказ или доверенность (п. 1 ст. 53, ст. 182, ст. 183 ГК).
8. Формулировка о наличии / отсутствии претензий
В акте желательно прописать формулировку о том, что заказчик не имеет претензий по объему, сроку и качеству работ или услуг. Это своеобразная страховка для подрядчиков на случай споров. Подписывая акт, заказчик подтверждает, что работы приняты без нареканий.
Например: «Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет».
9. Дополнительная информация.
Кроме обязательных реквизитов, стороны могут указать в договоре, а затем перенести в акт, дополнительную информацию. Эти данные помогают подробнее отразить суть сделки, например, фотографии, квитанции, чеки.
10. Условие в договоре.
Акт не используется сторонами как отдельный документ — он идет в связке с договором. В договоре его выносят отдельным приложением и закрепляют форму, которой должны руководствоваться стороны. Так как типовой формы акта не существует, то заказчик или подрядчик разрабатывают ее самостоятельно под конкретную сделку.
В договоре прописывается, что по окончании работ будет составлен акт сдачи-приемки. Например: «Заказчик обязуется оплатить работы в течение 7 (семи) рабочих дней после подписания акта выполненных работ».
Таким образом, если стороны планируют закрывать работы или услуги актом, то это условие обязательно нужно внести в договор.
О чем еще нужно знать
Пройдемся нон-стоп по особенностям, связанным с актом выполненных работ / оказанных услуг:
Акты в работе ИП. Предпринимателям необязательно работать с актами при выполнении работ или оказании услуг. Но юридические лица все же отдадут предпочтение ИП, который выписывает акты. Такой документ подтверждает факт оказанных услуг и отражает период и дату, когда они оказаны.
Количество экземпляров. Акт составляется в двух экземплярах, и каждая из сторон получает свой. Если заказчик обнаружит недостатки в работе, то он может не подписывать акт и потребовать от подрядчика исправления. После ликвидации недочетов оформляется новый акт со свежей датой.
Формы актов. Акт может быть составлен как в бумажной, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они имеют равную юридическую силу. Если стороны выбирают электронную версию акта, то каждая из сторон подписывает ее электронной подписью в сервисе ЭДО.
Промежуточный акт. Для поэтапных работ используется промежуточный акт, например в строительных работах (п. 1 ст. 708 ГК). Он фиксирует исполнение отдельного этапа. По окончании всех работ стороны подписывают общий акт, который закрывает работы целиком. Применение промежуточных актов важно прописать в договоре, чтобы заказчик в дальнейшем смог принять НДС к вычету.
Корректировки в актах. ФНС заподозрит бизнес в неуплате налогов, если обнаружит ошибки в актах. Акт с ошибками можно исправить, оформив новый корректировочный акт. Обычно корректировки требуются по объему и стоимости работ. Стороны совместно определяют возможность составления корректировочного акта, а все изменения прописываются в допсоглашении.
Перед началом работ сторонам следует обсудить «на берегу» все условия договора. Обязательно используйте акт выполненных работ, если предполагаются строительные подрядные работы. В остальных случаях акт применяется по согласованию сторон. Но юрлицам лучше всегда его использовать по любым договорам на работы или услуги, чтобы корректно отражать факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете.
Круглосуточная юридическая помощь онлайн от партнера Ак Барс Банка — оперативное решение юридических вопросов повседневной жизни предпринимателя. К вашим услугам — устные и письменные консультации, содействие в составлении документов, поддержка в ходе переговоров, помощь с документами для арбитражных процессов. Решение по всем отраслям права — дешевле, чем штатный юрист.
Юридическая поддержка работает 24/7. Об условиях и услугах узнайте подробнее на сайте Ак Барс Банка.
Читайте также:
Как не нарушить 115-ФЗ и не попасть под блокировку
Обезопасьте компанию от проверок и блокировок
Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета:
Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: 2W5zFK6wsqS
Начать дискуссию