Клерк.Ру

Вирусный ЭДО - электронный документооборот стремительно набирает поклонников

122

Приходилось вам попадать в неприятные ситуации, когда под рукой не было нужных документов или вы не могли их найти в папках и на заваленном столе? Когда пришлось работать на удаленке из дома и во время изоляции не было возможности «сгонять по-быстрому» в офис за необходимой бумажкой, такие ситуации стали совсем нередкими. Даже до заваленного документами стола еще предстояло добраться — получить разрешение работать, а в Москве, к примеру, еще и оформить пропуск.

Единственным вариантом для многих стал электронный документооборот. Благодаря ему ускорились многие процессы в организациях:

  • в первую очередь сам обмен данными — высылаете клиенту электронный акт, он его подписывает ЭЦП и все, никаких лишних движений (курьеры, почта, «не передадите ли менеджерам папочку»);
  • согласование — документ быстрее увидит ответственное лицо, может передать дальше исполнителям, руководителям или изучить и подписать самостоятельно;
  • поиск «нужного человека» — если вы подписываете, например, сметную документацию — акты КС2, справки КС3, по несколько раз приходится их согласовывать, причем лично и бегом. В прямом смысле слова. С ЭДО вам никуда идти и искать кого-то не надо — отправляете документы заказчику и ждете ответ. Нужно что-то переделать — редактируете и снова отправляете, без беготни по кабинетам.
  • меньше рисков — не надо доказывать достоверность подписи (проводить дорогую экспертизу) в случае судебного разбирательства, бумаги не потеряются в пути, когда из везет кто-то на «попутке» или отправляет по старому почтовому адресу, контрагент не сможет сказать «я ничего не получал».

Эти положительные свойства новые пользователи выяснили, когда (вынужденно) большинство организаций стали переходить на ЭДО этой весной и летом. Теперь многие предприниматели всерьез задумались о сознательном применении электронного документооборота.

А дополнительные опции у ЭДО есть?

Во-первых, электронные документы, подписанные ЭЦП имеют ту же силу, что и обычные бумажные с собственноручными подписями, это не только подтверждено законодательно, но и неоднократно доказано судебной практикой.

Вот только несколько примеров того, где прописан порядок использования электронной подписи и документов с ней:

  • Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (пункт 1 статьи 6) — общие правила использования ЭП
  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (пункт 5 статьи 9) — указана возможность ведения первички в электронном виде
  • Часть 2 Налогового кодекса РФ (статья 169) — об электронных счетах-фактурах
  • Часть 1 Гражданского кодекса РФ (пункт 2 статьи 160 и пункт 2 статьи 434) — заключение договоров с применением ЭП

Видите — это совершенно законно и даже государственные органы активно используют электронный документооборот. Это знают, в частности, пользователи Госуслуг.

ЭДО в некоторых случаях не только можно, но даже нужно применять. Например, маркировка (которая, наверняка, уже набила оскомину предпринимателям) требует обмена только электронными УПД.

Во-вторых, вы можете отсылать при помощи такого сервисов, как «Астрал Онлайн» или «1С-ЭДО», не только формализованные документы (ТОРГ-12, счет-фактура, УПД), но и письма, договора, сметы, любые, какие вам необходимы в работе.

Сейчас мы готовим к запуску совершенно новый сервис — «Астрал.ЭДО», в котором, уже в рамках бета-теста, будут доступны такие функции как:

  • Регистрация нескольких организаций внутри одной учетной записи;
  • Бесплатный промо-период для всех пользователей;
  • Запрос на роуминг из приложения;
  • Уведомления для всех участников (пользователь, контрагенты, обслуживающие организации);
  • Удобный редактор документов (можно не только создавать, но и редактировать загруженные);
  • Ролевая модель (многопользовательская система с функцией внутреннего документооборота);
  • Работа с кодами маркировки (в том числе и получение результата по переданным документам с кодами маркировки в систему «Честный знак»).

Скоро «Астрал.ЭДО» заработает в тестовом режиме и мы обязательно расскажем об этом на Клерке.

Как быстро можно перейти на ЭДО

Это можно сделать в любое время. Обычно бухгалтеры не любят менять программу или переходить в новую базу в середине года, но с ЭДО никаких проблем не будет, наоборот — его внедрение существенно облегчит жизнь бухгалтера.

Как происходит регистрация в системе на примере «Астрал Онлайн»:

  1. Оставьте заявку на сайте и с вами свяжется наш представитель. Он поможет при заполнении договор и других документов.
  2. После этого вы получите по почте договор и счет на оплату.
  3. Подпишите и направьте скан договора менеджеру.
  4. Оплатите счет.
  5. Отправьте запрос на подключение из «Астрал Онлайн». Настройка сервиса пройдет автоматически.
  6. Пригласите контрагентов. Отправьте приглашения и начинайте работу. Вы можете вести документооборот и с теми, кто подключен к другим операторам ЭДО, в нашем сервисе есть роуминг.

Для подписи документов используется любая ЭП (в т.ч. Рутокен 2.0 и JaCarta), выданная аккредитованным Удостоверяющим Центром.

В «Астрал Онлайн» также реализована сверка кодов маркировки из УПД с кодами на товаре, система доступна с любого удобного устройства — обычного компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Главное — наличие выхода в интернет.

Кстати, вы слышали про изменения в правилах по электронным подписям? Мы недавно о них писали. Большинство отложено как минимум до 1 января 2021 года, но время летит быстро.

Какие результаты принесет ввод ЭДО в организации

Помимо очевидных — ускорение документооборота с контрагентами, упрощение ввода первички в программу учета, сокращение времени на согласования, есть и те, что не так заметны, но точно вам понравятся:

  • Экономия. Отсутствие затрат на почтовую отправку, курьерские службы, даже канцелярию. Казалось бы небольшие суммы сложатся в серьезную экономию. Особенно, если у вас небольшой бизнес и каждая копейка на счету.
  • Можно расширить охват. Допустим, вы оказываете услуги по бухгалтерскому и налоговому учету. Работаете только в своем городе, но с введением ЭДО можно освоить и другие регионы, на удаленке. Получайте от клиентов электронные документы, подписывайте с ними акты оказанных услуг, отправляйте письма, которые точно найдут своего адресата.
  • Контроль. Вы в любое время и в любом месте можете зайти и проверить - подписана ли накладная, нет ли новых документов от поставщика или направить новому клиенту договор, пока он не потерял интерес к сделке.
  • Безопасность. Исключена возможность того, что какие-то конфиденциальные данные (например, информацию о сумме контракта) попадут в чужие руки. Можно легко найти и восстановить данные, если вдруг у вас “слетит” бухгалтерская база.

Если хотите подключить ЭДО прямо сейчас - оставьте свои контакты и мы с вами свяжемся:



Группа компаний «Астрал» ведет свою деятельность с 1993 года, поставляя на рынок информационных технологий высокотехнологичное программное обеспечение для различных форм бизнеса. Мы представляем единую среду и экосистему клиентского сервиса: от регистрации бизнеса до предложений узким направлениям деятельности. Особенный акцент — разработка и внедрение систем для сдачи электронной отчетности, а также решений на базе искусственного интеллекта.