Сегодня работу с документами в компании очень сложно представить без применения системы электронного документооборота (ЭДО). Переход на такой способ обмена документами обусловлен не только технологическим прогрессом, позволяющим совершать документооборот практически моментально, но и необходимостью работы с большим массивом данных и обеспечения их сохранности.
Поскольку в России активное внедрение ЭДО стало набирать обороты лишь относительно недавно, вопрос о его развитии в данный момент весьма актуален. Что нас ждёт? Предлагаем взглянуть на перспективы как с общей стороны, так и глазами оператора ЭДО.
Значение ЭДО
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет компании оптимизировать работу бизнес-процессов и повысить свою конкурентоспособность. Управление электронным документооборотом в настоящее время признаётся в РФ одним из основных компонентов инфосистемы любой организации.
Рынок СЭД активно развивается. За последнюю пару лет он показал отличные результаты по динамике среди сегментов отечественной IT-индустрии. Основными потребителями систем ЭДО являются государственные структуры. Именно благодаря интересу со стороны государства рынок СЭД занимает устойчивую позицию.
Системы электронного документооборота:
- обеспечивают эффективное управление за счёт автоматизации контроля выполнения, а также прозрачность деятельности предприятия на всех уровнях;
- осуществляют контроль качества, который соответствует международным нормам;
- обеспечивают кадровую гибкость путём большей формализации рабочей деятельности сотрудников и возможности хранить предысторию рабочей деятельности каждого сотрудника;
- позволяют протоколировать деятельность организации (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений и прочее);
- оптимизируют протекание бизнес-процессов и автоматизируют механизм их выполнения и контроля и др.
В России рынок СЭД зародился в 90-х. В этот период стали появляться универсальные системы электронного документооборота (ранее существующие СЭД предназначались только для работы в узконаправленной среде конкретных предприятий). Уже тогда российский рынок мог предложить несколько десятков систем.
На тот момент какой-либо конкуренции со стороны зарубежных компаний не было. Связано это было с тем, что в России работа с документами происходит по методике, в корне отличающейся от западной. Если у нас документооборот имеет вертикальное направление, то в западных фирмах — горизонтальное, основанное на том, что документ попадает непосредственно к исполнителю, минуя начальство.
Помимо этого, у западных систем не было некоторых функций управления документами, являющихся обязательной частью отечественного делопроизводства. Среди них регистрационная система, подготовка отчётов, контроль исполнения и другие.
Компания «Калуга Астрал» — оператор электронного документооборота, работающий в области электронной отчётности (B2G, с 2003 года), а также в области СЭД и ЭДО (B2B, с 2011 года). Будучи одним из лидеров в сфере электронной отчётности и имея большую клиентскую базу юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, компания тесно сотрудничает с лидирующей российской системой автоматизации деятельности предприятий 1С.
Относительно развития электронного документооборота в России высказался Николай Федячкин, заместитель директора по техническим вопросам «Калуга Астрал»:
«Для конечного пользователя первостепенную роль имеет возможность безбарьерной работы, не требующей от него изучения технических подробностей и нюансов. В идеале представляется такая картина: отправитель передаёт документ любому своему контрагенту, контрагент получает его, затем принимает или отклоняет — и всё это отправитель видит в реальном времени.
Однако пока что это не так. Не все документы можно отправить в электронном виде, не все контрагенты подключены. А если подключены, то к разным операторам ЭДО. При этом у каждого оператора свои особенности, как технические (размеры документов, пакеты документов, поддержка аннулирования, поддержка подразделений) так и организационные.
В настоящее время вместо единого пространства ЭДО существует лишь набор отдельных сегментов. При этом каждый из сегментов и крупные клиенты внутри них диктует свои правила. В результате чтобы разобраться, что и как работает у каждого своего контрагента, крупные организации вынуждены подключаться сразу к нескольким операторам, для работы с которыми выделяются отдельные специалисты.
Нормально в этой ситуации себя чувствуют торговые сети, жёстко диктующие работающим с ними контрагентам правила взаимодействия и проводящие собственные тесты на допуск к работе, а также сбытовые компании, которым по большому счёту всё равно, будет ли доставлен конкретный документ получателю, увидит ли он его и обработает ли. О ежедневной рутинной работе среднего бизнеса со своими партнёрами речь не идёт».
Николай Федячкин, заместитель директора по техническим вопросам «Калуга Астрал».
Предпосылки и цели развития ЭДО
На данный момент в РФ нет полноценной нормативной, организационной и технологической основы для юридически значимого электронного документооборота. В совокупности с отсутствием единых правил по формированию, обмену, а также хранению и использованию документов в электронном формате это приводит к необходимости дублировать бумажные и электронные документы, тем самым препятствуя полному переходу на «цифру».
«Пользователь ожидает, что после перехода на электронный документооборот он сможет на следующий же день отправлять по ЭДО документы своим контрагентам без каких-либо ограничений. Однако, скорее всего, окажется, что основная часть его контрагентов приблизительно равномерно распределена между пятью крупными операторами ЭДО, а оставшаяся часть — ещё между десятком небольших. И у каждого из них будут свои особенности и правила. Поэтому необходимы единые правила организации роуминга. Частично этот вопрос закрывает стандарт, разработанный РОСЭУ, однако пока что он является добровольным и рекомендованным. Операторы ЭДО вправе не использовать его или использовать частично».
Николай Федячкин, заместитель директора по техническим вопросам «Калуга Астрал».
Так сложилось, что одним из основных прогрессивных двигателей в сфере IT в России стала Федеральная налоговая служба. И это неудивительно, ведь в силу своей деятельности ФНС приходится заниматься обработкой колоссального количества документации. Автоматизация обработки, электронный вид документов и их передача через Интернет в значительной степени облегчают работу ведомства, поэтому развитие в этом направлении является приоритетным для налоговой службы.
Вначале на отечественном рынке было всего несколько операторов ЭДО. С подключением всё большего количества клиентов каждым из них в какой-то момент возникла проблема: контрагенты не могли обмениваться документами, поскольку были подключены к системам разных операторов. В этот момент впервые возник вопрос о роуминге.
Таким образом, отсутствие роуминга стало играть первостепенную роль при выборе оператора, что сильно влияло на рост клиентской базы. С ростом количества операторов необходимость в реализации роуминга только возросла.
Ассоциацией РОСЭУ была разработана технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами, благодаря чему многие из них смогли выстроить собственные системы ЭДО по определённому стандарту.
Сейчас в государственном перечне операторов ЭДО значится более 70 организаций, поэтому возможность упростить настройку роуминга играет очень важную роль, ведь процесс настройки и тестирования сам по себе затратен по средствам и по времени.
Так на примере необходимости роуминга ЭДО мы видим, что развитие электронного документооборота необходимо не только с точки зрения прогресса технологии, но и с точки зрения бизнеса.
Одна из основных целей развития ЭДО — перевод документов в электронную форму (цифровизация), а также их оборот и хранение в электронном формате. Эта мера позволит стимулировать появление новых онлайн-сервисов для бизнеса, а также возникновение новых организаций, работающих в данной области.
Кроме того, цифровизация документооборота поможет в долгосрочном периоде сократить транзакционные издержки, которые возникают при взаимодействии экономических агентов, а также позволит осуществлять государственное управление, основанное на цифровых данных.
По каким направлениям будет развиваться ЭДО в России
В целях развития ЭДО во всех сферах бизнеса ФНС организовала специальное управление, которое разработало концепцию ЭДО для работы в РФ и с зарубежными партнёрами. Рассмотрим основные нововведения, предложенные ведомством.
Создание универсальных форматов электронных документов
Благодаря единой структуре документов в электронной форме появится возможность автоматически переносить и обрабатывать данные, что позволит сэкономить время налогоплательщиков.
Закрепление новых форматов электронных документов
Составлен перечень документов, для которых разработка новых форматов необходима в первую очередь. В него вошли:
- договор с контрагентом, оферта и акцепт;
- акт сверки взаимных расчётов;
- транспортная и расходная накладные;
- ценовая спецификация;
- заказ и его подтверждение;
- счёт на оплату;
- документы, оформляемые при возврате товара;
- претензия;
- формы КС-2 и КС-3.
Налоговики уточнили, что большую часть документов из перечня невозможно привести единому стандарту нельзя из-за слишком высокой вариативности данных, которые они содержат. Чтобы решить этот вопрос, потребуется создать единый многоуровневый стандарт разработки, представления и публикации метаданных, которые будут описывать различные элементы документа.
Расширение области применения электронной подписи
Планируется возможность удалённого хранения закрытого ключа электронной подписи. Помимо этого, появится «обезличенная» ЭП, с помощью которой можно будет подписывать некоторые документы. Например, квитанции о приёме документов.
Разработка документов со встроенными шаблонами визуализации
В данный момент файлы документации создают в разных форматах, поэтому для них требуется разное ПО. Так, при отправлении документа в контролирующее ведомство или в суд, может получиться, что его после получения не смогут открыть. Налоговая служба планирует разработать единые требования для создания файлов, чтобы их можно было открыть на любом ПК со стандартным программным обеспечением.
Развитие электронного документооборота между компаниями
Концепция ФНС предлагает ввести обязательный электронный оборот для некоторых видов документов: счетов-фактур, товарных накладных, путевых листов и др. Однако для такого внедрения потребуется время, поэтому все изменения будут происходить постепенно, в зависимости от вида деятельности и специфики оборота конкретных документов.
Осуществление ЭДО не только через оператора
ФНС планирует разрешить вести электронный документооборот по разным каналам связи. Например, через электронную почту, файлообменники, а также и съёмные носители. Однако будет условие: документы должны быть зарегистрированы в системе оператора ЭДО. Файлы с документами в этом случае будут автоматически передаваться в контролирующие ведомства.
Реализация единоразового представления требуемых сведений
Госорганы будут запрашивать информацию в государственных инфосистемах или у операторов ЭДО, а не у налогоплательщиков. Например, для получения сведений по счетам-фактурам прослеживаемых товаров налоговики будут делать запрос оператору ЭДО. При этом предполагается, что для представления бумажных документов не потребуется печать и нотариальное заверение — благодаря единому формату.
Интеграция с международным ЭДО
При создании общих форматов будут учитываться международные стандарты. Будет составлен интернациональный каталог решений по регулированию ЭДО. Кроме того, новые правила предполагают следующие изменения:
- документы будут использоваться в форматах поставщиков;
- проверку ЭП будет осуществлять доверенная третья сторона;
- информация из документов будет представляться контролирующим ведомствам в виде выписок в структурированном формате, заверенных электронной подписью и др.
«Принятие концепции ФНС приведёт к революции в области электронного документооборота между компаниями. Концепция детально проработана и, с одной стороны, снимает основные текущие барьеры (роуминг, форматы, хранение,нюансы применения ЭП), с другой — подталкивает к переходу на ЭДО (обязательность СЧФ в электронном виде). Ожидаем, что в ЭДО массово придёт как отложенный спрос (пользователи, которые хотели бы, но видят, что пока рано), так и новые пользователи и массовый ЭДО наконец состоится.
Со стороны операторов потребуется серьёзная работа, чтобы в полной мере реализовать новые функциональные и нагрузочные требования, параллельно выполняя при этом обязательства перед уже существующими пользователями и поддерживая масштабные изменения в смежных областях (выдача электронных подписей юрлицам Федеральной налоговой службой, машиночитаемая доверенность)».
Николай Федячкин, заместитель директора по техническим вопросам «Калуга Астрал».
Планы по реализации
Концепцию ФНС планируется реализовать в два этапа.
Первый этап
С 2021 по 2022 год будут приняты необходимые меры, чтобы создать условия для полного перехода на ЭДО и применения цифровых технологий, а также обеспечить соблюдения принципа однократного представления и многократного использования данных.
Второй этап
С 2023 по 2025 год будет достигнута цель полного перехода на ЭДО и применения цифровых технологий. Кроме того, планируется обеспечить унификацию данных в рамках ЭДО и переход к обмену данными.
Одними из основных исполнителей планов по реализации концепции развития электронного документооборота станут крупнейшие операторы ЭДО, в том числе и компания Калуга Астрал.
«Для начала нам необходимо догнать лидеров рынка. Не просто довести функционал нашего сервиса до уровня конкурентов, а расширить и улучшить его. В 2021 году «Астрал.ЭДО» ждёт большое количество изменений и добавление функционала, которого ранее у нас не было. Редактор документов, бесшовная работа с документами в 1С и Астрал.ЭДО, внутренний документооборот и ролевая система — это только малая часть, которую мы планируем реализовать в 2021 году для наших пользователей.
Мы предполагаем, что основное движение по нововведениям от ФНС начнётся во вторую половину 2021 года, когда мы начнём получать утверждённые форматы и правила. К этому времени мы планируем увеличить нашу группу разработки в 3-4 раза и усиленно работать над реализацией новой концепции в нашем сервисе».
Сергей Кузнецов, руководитель по развитию продукта.
Что поменяется и какие возможны риски
В своём документе ФНС представила ожидаемые результаты от реализации своей Концепции. Так до конца 2024 года предполагается перевести в электронную форму 95 % счетов фактур и 70 % транспортных (товарных накладных).
Планируется, что с 2022 года увеличится общее количество документов в электронном виде не менее, чем 20 %, а с 2023 года снизится количество истребуемых документов на бумаге не менее, чем на 10 % в год.
Кроме того, сократятся затраты бизнеса на обработку и хранение бумажных документов, повысится прозрачность осуществляемых сделок, а госорганы массово перейдут на использование информации в электронном виде.
Чтобы обеспечить переход на электронный документооборот, государственные органы начнут вводить требования о переводе конкретных видов документов в электронный формат, поэтому многим компаниям придётся принять необходимые меры по внедрению ЭДО или доработке текущих технологических решений.
В дополнение к этому организациям будет необходимо доработать свои технологические решения или изменить порядок взаимодействия с операторами ЭДО, поскольку изменятся требования к созданию, обороту, хранению и использованию документов в электронном виде. Возникнет необходимость усиления контроля правильности оформления первичных учётных документов в режиме реального времени, поскольку они будут поступать от операторов ЭДО непосредственно в контролирующие ведомства.
Помимо этого, появится возможность расширения ЭДО за счёт урегулирования международного электронного документооборота (организация трансграничной передачи данных с иностранными контрагентами).
«Всё зависит от того, насколько фундаментальны будут изменения в системе документооборота. Если ФНС будет использовать текущий опыт и технологии, то по предварительным оценкам нам потребуется около полугода, чтобы реализовать все изменения, нововведения и быть готовым к перерождению сервиса ЭДО. Однако если всё будет не так оптимистично, как мы надеемся, то, возможно, нам и всем участникам рынка ЭДО придётся практически полностью переделать наш сервис и все бизнес-процессы, что только по предварительным оценкам может занять до одного года.
Всё, что ни делается, к лучшему. Новые изменения и приведение всего к единому формату позволят значительно улучшить сервис и значительно упростить его для пользователей ЭДО».
Сергей Кузнецов, руководитель по развитию продукта.
Для успешной перестройки бизнес-процессов необходимо будет предпринять, в частности, следующие шаги:
- Проанализировать текущий документооборот на предмет избыточности (недостаточности) документов для удовлетворения требований контролирующих ведомств.
- Проанализировать текущий порядок согласования и подписания документов на предмет избыточности (недостаточности) подписей, оптимальности порядка согласования и подписания, возможности проводить параллельное согласование электронных документов и пр.
- Провести анализ возможностей перевода дополнительных документов в электронный формат, расширения ЭДО в части подключения большего количества контрагентов, в том числе иностранных;
- Проработать вопрос электронного хранения в части структуры хранения, обеспечения доступности документов, их корректного воспроизведения, обеспечения юридической значимости, подтверждения валидности электронной подписи.
Для «Калуга Астрал» реализация планов ФНС по развитию ЭДО имеет максимально важное значение и наивысшую приоритетность. Мы развиваем наши сервисы (1С-ЭДО, Астрал Онлайн, Астрал.ЭДО), поддерживаем роуминг более чем с 20 операторами ЭДО и планируем не останавливаться на достигнутом, двигаясь только вперед.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности
Выгодные тарифы для любого бизнеса!
Оставьте заявку на подключение:
Комментарии
6Какой оптимизм ))). Полгода... год... Коллеги, вы уверены, что вы уверены? )))
А теперь серьезно
Чаще используется кем? В среде бухгалтеров используется аббревиатура ЭДО. Как раз СЭД никто не поймет.
На самом деле терминология пока не устоялась, ее надо формировать. В госучреждениях, к примеру, термин ЭДО практически не применяется, и в общении, и в документации фигурирует именно СЭД.
Но проблема еще в том, что под "ЭДО" многие понимают не только юридически значимый документооборот, но также и внутренний документооборот, поэтому многие специалисты, у которых в организациях налажен внутренний, могут наивно полагать, что "ЭДО" у них уже есть и не требуется.
Поэтому первые два пункта касались строго маркетинговой составляющей коллег из Калуги, которая, исключительно по мнению автора этих строк, сильно хромает.
Тогда уж СЮЗЭД, ибо документооборот юридически значимый, с КЭП. :) А к просто ЭДО можно отнести даже те же Redmine, Gitlab или Битрикс24, когда сотрудники отрабатывают задачи и делают отметки, подписывая их в терминологии 63-ФЗ простой электронной подписью.