ЭДО

Выбираем систему ЭДО

Электронный документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса в современных условиях. Именно от выбора системы ЭДО зависит то, как именно пользователи будут взаимодействовать с контрагентами и контролирующими органами.
4,1 тыс. 1,2 тыс.
Выбираем систему ЭДО

Электронный документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса в современных условиях. Именно от выбора системы ЭДО зависит то, как именно пользователи будут взаимодействовать с контрагентами и контролирующими органами.

Что такое электронный документооборот

Прежде чем приступить к выбору системы электронного документооборота, нужно непосредственно разобраться тем, что он из себя представляет.

Электронный документооборот пришёл на смену бумажному и выполняет те же функции. В частности, ЭДО сопровождает и подтверждает деятельность организации или индивидуального предпринимателя документами.

Главные функции документооборота: создание, получение, отправление, изменение и архивирование документов.

Современный документооборот функционирует с помощью систем электронного документооборота. Они представляют собой программы или онлайн-сервисы, которые обеспечивают возможность взаимодействия с документами в электронном формате.

Разработчики СЭД стремятся делать удобные площадки для работы: создают простой интерфейс, расширяют возможности программ, вводят различные тарифные планы.

Обязателен ли электронный документооборот

Федеральная налоговая служба начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота. Глава ФНС Даниил Егоров сообщил, что перевод компаний на полный электронный документооборот — это фундаментальный проект, над которым работает служба.

Егоров подчеркнул, что данное решение должно быть эффективным в первую очередь для бизнеса, и будет принято ФНС лишь после того, как будет принято бизнесом. По словам главы Федеральной налоговой службы, переход на полный электронный документооборот кардинально снизит использование бумаги, ускорит работу и увеличит качество информации.

Разбираемся с видами документооборота

Внутренний документооборот включает в себя всю работу с документами, которые не выходят за границы компании. Например, это может быть движение документов между структурными подразделениями. К таким документам относятся приказы, инструкции, служебные записки, заявления и т.д.

Внешний документооборот включает в себя документы для взаимодействия с партнёрами, контрагентами, клиентами и т.д. Он подразделяется на две группы: B2B — бизнес-бизнес и B2G — бизнес-государство. К внешнему документообороту относятся акты, счета-фактуры, накладные, отчёты и т.д.

Юридически-значимый документооборот включает в себя работу с электронными документами, которые имеют правовую силу. Обеспечивается юридическая значимость с помощью квалифицированной электронной подписи. Документы, подписанные с её помощью, приравниваются к документам, подписанным рукописной подписью. Юридическая значимость необходима для договоров, накладных, универсальных передаточных документов и т.д.

На вопрос «какой вид документооборота будет использоваться в моём бизнесе?» ответ — все. Как следует из вышесказанного, электронный документооборот должен выполнять функции бумажного. Для персонала могут быть изданы приказы, для контрагентов — составлены накладные. Сейчас идёт тенденция к развитию именно электронного документооборота, и в некоторых случаях отчётность можно подавать исключительно в таком виде, а значит должна быть обеспечена и юридическая значимость.

Что такое роуминг

Существует множество операторов электронного документооборота (ОЭД), у каждого из которых действуют свои правила и особенности. Ввиду этого, обмен электронными документами может быть ограничен, когда контрагент использует систему другого оператора. В этом случае на помощь приходит роуминг.

Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами пользователям разных систем ЭДО. Не между всеми операторами роуминг работает одинаково хорошо. Взаимодействие операторов с роуминговыми центрами и между друг другом отражены на сайте «РОСЭУ» → таблица.

Как это может повлиять выбор? Таблица состояния взаимодействия операторов может дать понимание, с контрагентами каких операторов вы сможете взаимодействовать. Если говорить простыми словами, то, чем больше взаимодействий, введённых в промышленную эксплуатацию, тем лучше. Ещё проще — чем больше зелёных отметок напротив названия оператора, тем больше будет возможностей.

Как выбрать систему электронного документооборота

Выбор системы электронного документооборота (СЭД) должен быть основан на потребностях. Критериями выбора выступают цена системы, её возможности, наличие техподдержки. Немаловажным является также опыт разработчика: полезно уделить время на изучение других продуктов, а также отзывов.

Большая часть систем плюс-минус похожа друг на друга и имеют схожие функции. Поэтому при выборе СЭД важно обратить внимание на её особенности — что предлагает разработчик и чем его продукт отличается от продуктов конкурентов. Например, особенные элементы интерфейса или расширенные возможности. Возможно, именно какая-то особенность будет удобна именно вашему бизнесу.

Итак, выбор системы электронного документооборота должен опираться на возможности, которые она предлагает и уровень доверия к разработчику. Напомним, что, по словам главы ФНС, планируется обязательный переход на полный электронный документооборот. Поэтому, даже если ваш бизнес не работает с товарами, подлежащими маркировке, переходить на ЭДО предпочтительно заранее. Траты на оплату системы будут покрыты сокращением других расходов в связи с переходом на электронный документооборот.

«Астрал.ЭДО» — новый сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Система имеет простой и удобный интерфейс, интеллектуальную систему подсказок и бесплатный роуминг. Тарифы гибкие, их можно настроить под себя.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности от электронной подписи до проверки контрагентов

Гибкие тарифы и низкие цены

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

5
  • АнфисаП

    Нужно добавить, что проводится эксперимент по электронным кадровым документам, в эту тоже сферу не плохо бы внедрить ЭДО

  • никита

    Ну вот как обязаловку по ЭДО объявят так и подключим. пока не до него, ведь придется вникать, разбираться, учить персонал, а половина живет на удаленке

  • Nasty N

    вставлю свои 5 копеек. но может не в тему. В Астрал отчет подключаю уже третью организацию, удобно что ЭЦП на компе, а директор проходит проверку в другом регионе+++ если обяжут ЭДО, то проще остаться в той системе, где уже работаешь и знаешь ,где что лежит.

Отпуска

МТС Travel запустил продажу авиа, ж/д и автобусных билетов

Цифровая экосистема ПАО «МТС» сообщилп о запуске на платформе МТС Travel витрины с билетами на самолеты, автобусы и поезда.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ

Как теперь платить фиксированные взносы, как уменьшать на них налог, нужно ли уведомление и заявление о зачете?

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ
4
916

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП

Министерство труда предоставило доступ ведомству к некоторым сведениям, которые составляют налоговую тайну. Такая мера направлена на пресечение нелегальной занятости.

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП
Лучшие спикеры, новый каждый день

С 26 марта начнет действовать новая форма заявления на соцвычеты

С 26 марта заявление о подтверждении права на социальный вычет по НДФЛ нужно подавать по обновленной форме.

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото

Весна чувствуется с каждым днем все сильнее. Уже совсем скоро снег растает и появится зеленая травка. Сделали для вас весенне-снежную подборку фотографий для поднятия настроения. Присылайте свои фото!

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото
107

Календарь вебинаров для бухгалтера в марте 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на март 2024 года и ссылки на записи прошедших в этом месяце эфиров.

1
1,4 тыс.
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

С самозанятыми удобно и выгодно сотрудничать: можно быстро приступить к выполнению задач, а налоги с вознаграждений исполнитель платит сам. Но чтобы избежать проблем с контролирующими органами, нужно правильно оформлять закрывающие документы с самозанятыми. 

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

Мигрантам разрешат работать по одному патенту в нескольких регионах

Минфин начал готовить поправки в закон о правовом положении иностранцев в России.

Как не надо оформлять сделку, чтобы потом ее не оспорили в банкротстве?

Представьте ситуацию: у человека есть имущество в виде машины, квартиры, загородного дома или нескольких квартир. Все было хорошо, пока не появилась просроченная задолженность перед  кредиторами.

Коды ОКВЭД для торговли на маркетплейсах: какие выбрать

Выбор кода ОКВЭД зависит от того, как бизнес будет вести продажи: только онлайн или еще и в офлайн-магазинах, будут ли у него пункты выдачи товара и доставка своими силами или с привлечением третьих лиц.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов

Грузоперевозки — существенная статья в себестоимости продукции, которая включает в себя не только доставку, но и сопутствующие услуги, например, страхование, проезд по платным дорогам. Рассказываем, как рассчитать затраты на перевозку грузов и сэкономить.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов
4
72
НДФЛ

👔Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ. Мнение эксперта

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

5
571
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🔥 Последние горячие новости по УСН и взносам

Собрали самые обсуждаемые и важные для бухгалтера новости по УСН, фиксированным взносам ИП и взносам за сотрудников. Кстати, сдать декларацию по УСН организации должны до 25 марта, а ИП до 25 апреля. Времени осталось совсем мало!

Вклады

Страховое возмещение по вкладам теперь можно получить дистанционно

Заявление на получение страхового возмещения по вкладу с 19 марта 2024 года можно подать дистанционно на сайте госкорпорации «Агентство по страхованию вкладов» (АСВ) или через портал Госуслуг.

49

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы

В УЦ Айтиком можно приобрести все виды электронных подписей для личных и рабочих задач, средства криптографической защиты, сертифицированные носители ключевой информации (токены) от ведущих российских производителей. Выпускаем подписи в ускоренном режиме, а значит в день обращения при оплате счета вы получите саму подпись и все необходимое для работы с ней.

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы

⚡Срочный вебинар по самозанятым и комиссиям для работодателей. Уже завтра, не пропустите!

Минтруд установил лимиты на работу с самозанятыми. Нужно срочно подготовиться к мониторингу Минтруда и привести в соответствие свои показатели работы с внешними исполнителями.

88
НДФЛ

Минфин: нужно устранить налоговую оптимизацию по НДФЛ и в интернет-торговле

В ходе расширенного заседания коллегии ФНС замминистра финансов Алексей Сазанов заявил, что видит несколько схем налоговой оптимизации в обложении НДФЛ, а также в интернет-торговле. С такими схемами необходимо бороться.

Где отчеты, Лебовски? Как бухгалтерам на аутсорсе использовать Клерк.Премиум, чтобы получить максимум выгоды

Работа на аутсорсе позволяет бухгалтеру вести не одну фирму, а сразу несколько. Некоторые наши подписчики ведут сразу по 50 ИП. Это много! Но, и запросы у клиентов разные. Если не считать постоянно меняющегося законодательства, то основной проблемой бухгалтеры на аутсорсе считают трату времени на поиск нужной информации. Как решить этот вопрос?

Где отчеты, Лебовски? Как бухгалтерам на аутсорсе использовать Клерк.Премиум,  чтобы получить максимум выгоды
7
92

И все за одного: два уведомления по НДФЛ в месяц — как бухгалтеру с этим жить

Ноябрьское нововведение потрясло всех: раньше сдавали одно уведомление по НДФЛ в месяц, — а с 2024 года нужно два. И платить, соответственно, тоже дважды.

И все за одного: два уведомления по НДФЛ в месяц — как бухгалтеру с этим жить
121

Интересные материалы

Почему важно интегрировать CRM-систему в бизнес-процессы. Что дает CRM

В современном бизнесе системы управления отношениями с клиентами, или CRM, стали неотъемлемым элементом успешной стратегии. Понимание клиентов, качественное обслуживание и эффективные продажи — всё это приходит благодаря правильно интегрированной CRM. В этой статье рассмотрим ключевые моменты и преимущества такой системы в бизнес-процессы предприятия.

1
21