Зарплата

Как отправлять расчетные листки сотруднику в 2023 году

Одна из обязанностей работодателя – это информирование сотрудника обо всех видах выплат и удержаний за отработанный месяц. Разберем, как в 2023 году направить работнику расчетный листок.
3,7 тыс. 1,2 тыс.
Как отправлять расчетные листки сотруднику в 2023 году
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расчетные листки: вкратце о главном

Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:

  • о составных частях заработной платы;

  • об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;

  • о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;

  • об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.

Целью выдачи расчетного листка является предоставление работнику информации о том, из чего сложилась его очередная заработная плата.

Обязанность направления сотруднику этого документа прямо предусмотрена ч. 1 ст. 136 ТК.

Указанную выше информацию работодатель направляет сотруднику в письменной форме раз в месяц, при выплате зарплаты за отработанный период (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).

Унифицированной формы расчетный листок не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно. Если в организации действует профсоюз, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).

Что касается порядка направления расчетного листка сотруднику, то действующим законодательством он не определен. В связи с этим работодатель вправе сам решить, как уведомлять своих работников о сумме выплат, полученных за отработанный период.

Разберем более детально все способы направления расчетного листка сотрудникам с учетом последних разъяснений Минтруда.

Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году

Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:

  • В письменном виде.

Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.

  • В электронной форме с помощью КЭДО.

Документ направляется сотруднику в электронной форме в заранее сформированный личный кабинет, где он может с ним ознакомиться. Этот вариант самый оптимальный, так как он не только экономит время на подготовку и рассылку листков, но и обеспечивает дополнительную защиту персональных данных сотрудника от возможной утечки информации.

Астрал iКЭДО обеспечит весь процесс кадрового делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов. Сервис кадрового ЭДО предоставляет личные кабинеты сотрудникам, где будут храниться все их документы. Настраиваются маршруты согласования перед подписанием и предусмотрена функция множественного подписания одного документа. УНЭП для сотрудников выпускаются дистанционно. Сервис легко интегрируется с учетными системами компании. Работа с Астрал iКЭДО – это эффективное решение для руководителей, сотрудников отдела кадров, HR и работников.

Подключиться к iКЭДО

  • В электронной форме на электронную почту (мессенджеры).

Расчетный листок направляется сотруднику на адрес его электронной почты или в выбранный мессенджер. Адрес, по которому сотрудник планирует получать электронный расчетный листок, указывается в трудовом договоре, допсоглашении к нему или в заявлении, которое подается на имя работодателя. Использование этого варианта после недавних разъяснений Минтруда может вызвать споры с проверяющими. Подробнее об этом ниже.

Выбранный способ направления листка должен быть отражен в локальном нормативном акте (ЛНА), например, в коллективном договоре. При этом работодатель не вправе отказаться от этой обязанности, даже если пропишет свой отказ от расчетных листков в ЛНА (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Направление расчетных листков в электронной форме. Последние разъяснения Минтруда

Если раньше контролирующие органы лояльно относились к отправке расчетных листков на электронную почту или в мессенджер (см., например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 и письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560), то теперь Минтруд занял прямо противоположную позицию.

В своем недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд указал на то, что направление расчетных листков в электронной форме допустимо только для тех работодателей, которые перешли на КЭДО. Если организация или ИП не используют кадровый электронный документооборот, то, по мнению Минтруда, они не могут уведомлять сотрудников о сумме ежемесячных выплат и удержаний в электронной форме. Это противоречит трудовому кодексу и ухудшает положение сотрудника, по мнению Минтруда.

Необходимо отметить, что в ТК прямо не прописан порядок направления сотрудникам расчетных листков и, следовательно, электронный формат их передачи, никак не противоречит положениям ТК. Но, учитывая такие разъяснения, продолжение направления расчетных листков по почте вне КЭДО, может вызвать споры с проверяющими.

Переход на КЭДО избавит работодателя не только от возможных проблем с проверяющими, но и:

  • Сократит время на подготовку кадровых документов по всем сотрудникам.

  • Ускорит и упростит процесс ознакомления сотрудников с документами.

  • Избавит работников от необходимости посещения отдела кадров для ознакомления с необходимыми документами.

  • Защитит персональные данные работника от возможной утечки.

  • Исключит риск опечаток и иных ошибок при формировании документов.

  • Увеличит эффективность работы кадровой службы и бухгалтерии.

Подключайтесь к сервису Астрал iКЭДО и отправляйте расчетные листки сотрудникам в один клик. Чтобы подключиться к сервису, оставьте заявку на нашем сайте.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку

И мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KHq1C

Комментарии

2
  • да, все-таки КЭДО нам значительно упростило работу. раньше в письменном виде очень долго все готовили. полезная статья, спасибо

    • Астрал-Софт

      Наиля, здравствуйте. Спасибо за ваш комментарий.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
127

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
248
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

94

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
116

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
208
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

52
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
63
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.