Путевые листы в 2023 году

Путевой лист является важным элементом организации работы транспортных средств и неотъемлемой частью бухгалтерского учёта. В связи с постоянными изменениями в законодательстве, порядок оформления путевого листа также претерпевает различные изменения.
830 301
Путевые листы в 2023 году
Иллюстрация: Астрал

В этой статье мы рассмотрим основные изменения в форме путевого листа и правилах его заполнения, а также разберём инструкцию по заполнению путевого листа на 2023 год.

Зачем нужен путевой лист

Основная цель оформления путевого листа — подтверждение выполненных работ и основание для начисления заработной платы водителям, а также учёт затрат на эксплуатацию транспортных средств и компенсацию работникам за использование их личного транспорта в рабочих целях. Кроме того, путевой лист может пригодиться для подтверждения маршрута поездки перед правоохранительными органами.

Помимо этого, путевые листы выполняют следующие функции:

  • Обеспечение прозрачности и контроля: путевой лист служит для контроля и учёта проездов транспортных средств, особенно грузовых автомобилей и автобусов.

  • Соблюдение законодательных требований: во многих отраслях и регионах использование путевых листов является обязательным требованием. Соблюдение законодательства в отношении документации имеет первостепенное значение.

  • Обеспечение безопасности: путевые листы используются для контроля и обеспечения безопасности выполнения правил дорожного движения, а также для предотвращения нарушений.

  • Защита от непредвиденных ситуаций: путевые листы полезны для ведения бухгалтерского учёта, определения стоимости перевозок и разрешения споров, связанных с транспортными операциями. Они также помогают подтвердить маршрут и время поездки, что может быть полезно при возникновении непредвиденных ситуаций или вопросов со стороны контролирующих органов.

В путевом листе указывают данные о транспортном средстве: марка, модель, регистрационный номер, номера кузова, двигателя и шасси, а также другие характеристики. В документе, помимо вышеперечисленного, содержатся сведения о перевозимом грузе (вес, объём и другие характеристики) или о количестве пассажиров. Ещё в путевом листе делаются отметки о прохождении медицинского и технического осмотра.

Компания обязана оформлять путевые листы в следующих случаях:

Что изменилось в правилах заполнения путевого листа

С 2023 года в правила оформления путевых листов были внесены некоторые изменения. Среди них — новый бланк путевого листа, возможность оформления электронного путевого листа и обновлённые правила заполнения путевого листа, которые вступили в силу с 1 сентября 2023 года.

С 1 марта 2023 года начал действовать приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022, который внёс следующие изменения:

  • Необязательно указывать название и номер путевого листа (исключение — путёвка используется для учёта затрат).

  • Вместо информации о владельце транспортного средства, необходимо указывать данные организации или предпринимателя, выписывающего путевой лист.

  • Для заполнения сообщений и типов перевозок используются новые правила.

  • Ведение журнала путевых листов больше не является обязательным. Если компания ведёт журнал, то он должен соответствовать новым требованиям.

С 11 марта 2023 года, в соответствии с приказом ФНС от 17 февраля 2023 № ЕД-7-26/116@, была введена электронная форма путевых листов. Пока что применение электронных путевых листов не является обязательным. Организации и индивидуальные предприниматели могут выбирать между электронной и бумажной формой документа.

Электронный путевой лист представляет собой несколько XML-документов, которые включают в себя информацию о рейсе и его характеристиках, результатах предрейсовых медицинского и технического осмотров, показателях одометра на момент выезда и возвращения автомобиля, а также результаты послерейсовых осмотров (если это был пассажирский рейс).

Оформление электронного путевого листа происходит через операторов электронного документооборота, которые передают данные в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для подтверждения электронной подписи путевого листа используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Для оформления электронных путевых листов вы можете воспользоваться сервисом 1С-ЭПЛ. Если вы работаете в системе 1С, то вам не понадобится устанавливать дополнительное программное обеспечение на ваш рабочий компьютер.

C 1 сентября путевой лист оформляется по новым правилам. В соответствии с приказом Министерства транспорта №159 от 5 мая, в информации о водителе необходимо указать СНИЛС, серию и номер водительского удостоверения, а также дату его выдачи. Также допускается изменение информации о водителях, моделях и регистрационных номерах прицепов и полуприцепов в электронном путевом листе.

Какие реквизиты путевого листа указываются в обязательном порядке

Реквизиты путевого листа, которые необходимо указывать:

  • Срок действия путевого листа.

  • Информация о компании или индивидуальном предпринимателе, выдавшем путевой лист.

  • Сведения о транспортном средстве (тип, марка, модель, регистрационный номер).

  • Данные водителя (ФИО, СНИЛС, реквизиты водительского удостоверения).

  • Время начала и окончания рейса.

  • Показания одометра.

  • Отметки о техническом осмотре и медицинском осмотре.

  • Вид перевозки (классификация перевозимого груза, вид сообщения).

Хотя название и дата «путёвки» больше необязательны, их всё же рекомендуется указывать, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях.

Для разных видов транспорта предусмотрены разные формы путевых листов: №3 для легковых автомобилей, №4 для такси, №4-С и №4-П для грузовых автомобилей, №6 для автобусов и т.д. С 1 сентября 2022 года введены следующие изменения:

  1. Один путевой лист может оформляться на один рейс, если длительность рейса больше продолжительности рабочего дня водителя.

  2. Несколько путевых листов могут оформляться на одном транспортном средстве, отдельно на каждого водителя. Это касается случаев, когда транспортное средство выпускается на линию несколько раз за рабочий день.

  3. Путевой лист может оформляться на несколько рейсов, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение одного рабочего дня.

  4. Соблюдая все необходимые формы и реквизиты путевых листов, вы обеспечиваете контроль и прозрачность транспортной деятельности.

Заполнение нового путевого листа с 1 сентября 2023: инструкция

Придерживайтесь нижеуказанных рекомендаций, чтобы правильно заполнить бланк путевого листа на 2023 год. Порядок заполнения одинаковый и для бумажного бланка, и для электронного варианта «путёвки».

1. Срок действительности путевого листа.

Выберите один из двух вариантов: если документ оформляется на один день, обозначьте дату в формате ДД.ММ.ГГГГ (день, месяц, год); если предполагается использование документа более одних суток, укажите даты начала и завершения. Выбор срока действия путевого листа зависит от характера ваших перевозок.

2. Информация об оформителе.

Содержание информации зависит от вашего статуса: полное и точное название организации (для ИП — ФИО); адрес, по которому компания зарегистрирована (адрес проживания ИП); контактный номер телефона; ОГРН/ОГРНИП.

3. Информация о транспортном средстве. 

Укажите тип, марку, модель вашего авто. Также укажите регистрационный знак, идентификационный номер транспортного средства, показания одометра при начале и завершении рабочего дня, дату технического обслуживания и ремонта, отметки о прохождении технического осмотра.

4. Информация о водителе и медицинском осмотре.

Укажите полное имя, СНИЛС и номер водительского удостоверения водителя. Укажите дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Если медосмотр пройден без выявления заболеваний или признаков опьянения, в путевом листе ставится отметка о прохождении предварительного медицинского осмотра и разрешении на выполнение рабочих обязанностей.

После поездки водители также проходят медицинский осмотр, и если он успешен, в путевой лист вносится запись «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

С 1 сентября 2022 года в примечаниях о медосмотре нет необходимости указывать реквизиты лицензии на медицинскую практику (пункт 25 правил предварительных осмотров, утверждённых приказом Минздрава от 30.05.2021 № 266н).

5. Вид перевозки.

Выберите один из вариантов в зависимости от типа перевозки:

  • Коммерческая перевозка: включает перевозку пассажиров и грузов регулярными и договорными рейсами, услуги такси, грузовые перевозки на договорной основе и другие виды коммерческой деятельности. Выберите этот вариант для коммерческой перевозки. Обратите внимание, что перевозка по заказу или личные перевозки не подходят для данного варианта.

  • Перевозка для личных нужд: включает перевозку пассажиров, багажа и грузов с использованием личного транспорта без заключения договоров перевозки или аренды.

  • Специальная транспортная работа: данный вариант подходит для специфических видов перевозок, выполняемых специальными автомобилями, автобусами индивидуального пользования и т.д.

6. Информация о сообщении.

В зависимости от вида сообщения выберите один из предложенных вариантов: городское, пригородное, междугородное или международное.

7. Заверение путевого листа.

Путевой лист должен быть заверен подписью водителя, врача и технического специалиста. Врач и технический специалист также обязаны поставить отметки о предварительном и послерейсовом осмотрах соответственно.

Если путевой лист оформляется на бумажном носителе, подписи ставятся вручную. Если путевой лист составляется в электронном виде, то медработник и технический специалист заверяют его с помощью усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

При использовании электронного журнала необходимо обеспечить его надёжное хранение и защиту от несанкционированного доступа.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K6kxV

Начать дискуссию

«Самолёт» закрыл сделку по покупке московского банка «Система»

Теперь официально.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

В мобильном банке «Сбера» появились переводы в Турцию

В мобильном банке «Сбера» внезапно появились переводы в Турцию — на местные карты и счета. Лимиты 1000 и 20 тыс. рублей соответственно.

Налоговики получили 8 лет колонии за взятку в размере 32 млн рублей

Сотрудники ИФНС по Московской области за 32 млн рублей хотели уменьшить предпринимателю размер доначислений по итогам выездной проверки. Бизнесмен написал заявление в УФСБ.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Общество

Жители новых регионов получили больше 2 млн российских паспортов

За получением паспорта гражданина РФ обратились около 83% жителей ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

НДФЛ

Участников комплексного развития территорий могут освободить от НДФЛ

Депутаты хотят, чтобы участники комплексного развития территорий получали такие же налоговые льготы, как и москвичи, которых коснулась реновация.

Законопроекты

Международные расчеты разрешат проводить в ЦФА

Теперь цифровыми финансовыми активами разрешат проводить оплату за импорт и экспорт товаров и услуг в рамках закона о валютном регулировании.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: переводчик от «Яндекса» стал лучшим, экс-депутата выпроводили из самолета, а россияне стали чаще покупать красивые телефонные номера

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Маркетинг

На подарки к 8 Марта россияне потратят на 15-20% больше денег

Из-за высокого спроса вырастут цены на средства для ухода, электронику, аксессуары, парфюм и фены.

82

ИП и бухгалтеры запутались, подавать ли заявления для уменьшение налога на УСН и патенте на взносы. 😤«Ночной бухгалтер» №1631

Мозг сварился, каша в голове, как пыльным мешком ударили — примерно такие чувства испытывает сейчас почти каждый предприниматель, который пытается сам разобраться с новыми законами и правилами. Повезло тем, у кого есть бухгалтер, потому что голова болит уже не у ИП, а у главбуха. Но даже самые матерые путают уведомления с заявлениями. Поможем разобраться.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Центробанк добавил первую компанию в реестр операторов по приему платежей

Если операторы платежей до 1 октября 2024 года не подадут сведения о себе в реестр Центробанка, то они не смогут работать.

Бесплатно с НДФЛ

Когда при продаже жилья надо и не надо сдавать 3-НДФЛ и платить налог: таблица + примеры

Продать жилье и не платить НДФЛ можно, если срок владения превышает минимальный, или если срок маленький, но вычеты перекрывают доход. Когда-то надо сдавать декларацию 3-НДФЛ, когда-то – не надо.

Когда при продаже жилья надо и не надо сдавать 3-НДФЛ и платить налог: таблица +  примеры
6-НДФЛ

Сдавайте 6-НДФЛ правильно! Что нужно учесть при заполнении формы

Не запутайтесь в том, какие суммы указывать в первом и во втором разделе формы 6-НДФЛ за 2023 год.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Релокация сотрудника. Что нужно знать работодателю

Расскажем, что такое релокация работника, какие есть особенности уплаты НДФЛ и страховых взносов для релокантов, и как релокантам соблюсти требования валютного контроля. Что должен знать работодатель, если сотрудник валютный резидент России.

Релокация сотрудника. Что нужно знать работодателю

💰Как продать готовый бизнес без рекламного бюджета в короткий срок. Советы от эксперта

💬Как правило для того, что бы продать 1 микро-бизнес стоимостью до 10.000.000₽ — закладывается рекламный бюджет: 30.000₽-50.000₽.

В специальных административных районах зарегистрировались около 200 иностранных компаний

В специальные административные районы за 2023 год переехало порядка 200 иностранных организаций с российским участием.

Какие законы и изменения вступают в силу с 1 марта 2024 года

Обзор изменений, которые важны не только бухгалтеру. Запрет рекламы VPN-сервисов, новые требования к ипотеке, повышение пенсий, новое в лицензировании, маркировке, электронных документах.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЭДО

С 1 марта будет новый формат электронных доверенностей

Электронные доверенности, оформленные по старому формату, будут принимать до 28 февраля 2025 года. Новые документы можно сделать бесплатно в программе «Налогоплательщик ЮЛ».

ЭДО

Обзор систем электронного документооборота (СЭД)

Основной инструмент для организации электронного документооборота — программные решения под названием СЭД (системы электронного документооборота). Современный рынок СЭД предлагает широкий выбор решений разных вендоров. Рассмотрим пять популярных СЭД, функциональные возможности которых наиболее полно покрывают потребности российского бизнеса.

Обзор систем электронного документооборота (СЭД)
Воинский учет

Воинский учет: что нужно проверить компаниям и как не получить штрафы

Компаниям нужно не реже одного раза в год проводить сверку с военкоматами. Будут проверять личные данные военнообязанных сотрудников и то, как организация ведет воинский учет.

Бесплатно с Декларация по УСН

Как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП. Мини-курс

В мини-курсе рассмотрим, как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП и разберем, какие выплаты отразить в декларации, чтобы уменьшить налог за 2023 год.

Как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП. Мини-курс