Грузовая накладная: особенности оформления и применения в логистике

Однако в логистике есть документы, которые выполняют схожие функции и также относятся к накладным: товарная (ТОРГ-12), транспортная (ТН) и товарно-транспортная (ТТН). В чем особенности грузовой накладной? Когда необходимо её применение? Чем руководствоваться при ее оформлении? На эти и многие другие вопросы отвечаем в этой статье.

Зачем нужна грузовая накладная

«Грузовая накладная» — это обобщенный термин, который употребляется в сфере авиационных и железнодорожных грузоперевозок и относится к накладным, оформляемым при перевозке грузов самолетом или поездом.

Существует несколько причин, по которым грузовую накладную необходимо оформлять. В частности, этот документ:

• подтверждает заключение договора о перевозке груза и отражает сведения о прописанных в нём условиях;

• регистрирует факт принятия груза перевозчиком и, в последствии, грузополучателем;

• предоставляет данные о характеристиках груза, его заявленной стоимости, особенностях транспортировки, а также о пломбировании (защитные меры, ограничивающие доступ к закрытому контейнеру с грузом и позволяющие отследить условия его хранения и перевозки).

Если грузовая накладная не оформлена должным образом, то перевозка груза считается незаконной.

Порядок оформления грузовой накладной

Сначала грузоотправитель подготавливает заявку на перевозку, которая служит основанием для оформления грузовой накладной. В этой заявке указываются все данные о грузе, отправителе и получателе, а также подтверждение того, что груз не запрещён к перевозке. Когда заявка принята, можно приступать к оформлению договора на транспортные услуги и самой накладной.

Для международных перевозок железнодорожным транспортом используется другая форма — накладная СМГС. Этот бланк был разработан ещё в 1951 году в соответствии с Соглашением о международном грузовом сообщении. Соглашение регулирует перевозку грузов между странами СНГ, Прибалтикой, Восточной Европой, Китаем, Монголией, Ираном и другими. За всё время своего существования бланк неоднократно обновлялся, последние изменения произошли в 2000 году.

Форму и порядок заполнения международной накладной можно найти в Приложении 8.6.3 письма ФНС от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@. 

Стандартная накладная СМГС состоит из пяти разделов:

• Оригинал накладной, который выдаётся получателю после прибытия груза на станцию.

• Дорожная ведомость, которая указывает маршрут следования груза. Она остается у грузополучателя вместе с грузом.

• Лист передачи груза — сопровождает груз во время всего пути следования и выдаётся администрации железнодорожной станции назначения.

• Дубликат накладной — документ, который остаётся у отправителя.

• Лист уведомления о прибытии груза — документ, который выдается получателю вместе с грузом.

Скачать бланк накладной по форме СМГС.

Грузовая накладная на воздушный транспорт оформляется по приказу Минтранса от 28.06.2007 № 82 (ред. от 15.09.2020), где утверждены общие правила воздушных перевозок, и пп. 1.3.2 письма ФНС от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@, содержащего форму и порядок оформления авиагрузовой накладной (Air Waybill).

Авианакладная (Air Waybill или AWB) является документом международного образца и регулируется Международной ассоциацией воздушного транспорта ИАТА. Документ предназначен для международных перевозок, но внутренние авиаперевозчики тоже могут его использовать. Удобство применения AWB связано с хорошей структурированностью бланка и уникальным 11-значным номером, по которому груз можно отследить в реальном времени.

Авианакладная обычно включает 8–12 экземпляров: три оригинала для отправителя, получателя и перевозчика, и копии — для аэропортов отправления и назначения, для уполномоченных агентов, привлечённых перевозчиков и других.

Бланк международной авианакладной можно скачать здесь.

Грузовая накладная в электронном виде

10 августа 2018 года был выпущен приказ Министерства транспорта от 10 августа 2018 г. № 300, утверждающий форму электронной грузовой накладной для воздушных перевозок и устанавливающий правила ее заполнения и использования.

Электронная грузовая накладная (e-AWB) имеет две части: контрольный купон и квитанцию на транспортировку груза. Согласно пунктам 3–5 приказа Минтранса № 300, накладная e-AWB должна включать:

• подробную информацию о перевозчике (или его агенте), отправителе и получателе груза;

• сведения о рейсе;

• наименование и коды аэропортов, включённых в маршрут;

• данные о грузе и оплате перевозки; 

• вид оплаты и используемая валюта;

• тариф и его эквиваленты;

• сборы.

Электронная авианакладная имеет специальный номер: первые три цифры — код перевозчика, а следующие восемь — серийный номер перевозки груза. Этот номер используется как для внутренних, так и для международных перевозок.

В настоящее время электронный документооборот повсеместно внедряется во всех областях. Сфера логистики и грузоперевозок не стала исключением. С 1 сентября 2022 года функционирует Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), разработанная Минтрансом для регулирования обмена электронными транспортными документами и их долговременного и практичного хранения в едином цифровом архиве.

В рамках системы ГИС ЭПД уже активно используются электронные перевозочные документы для грузовых автомобильных перевозок. Некоторые из них уже имеют утверждённые ФНС форматы, например, электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный путевой лист.

ГК «Астрал» обеспечивает полный набор услуг по внедрению и сопровождению электронного документооборота в области логистики. «Платформа ЭПД» — сервис с интуитивно понятным интерфейсов, который интегрируется в учётную систему клиента для удобной работы с электронными документами. А «1С-ЭПД» — это лучшее решение для пользователей 1С: сервис совместим со всеми распространёнными конфигурациями 1С и поддерживает работу с ЭПД всех форматов.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KBiEd