ЭДО

Где используют МЧД

Использование МЧД в электронном документообороте становится все более распространенным. Этот документ упрощает взаимодействие между организациями и государственными органами. Более того, с 1 сентября 2024 года машиночитаемая доверенность станет обязательна для всех, кто подписывает документы за директора или ИП.
Где используют МЧД
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

В этой статье мы подробно рассмотрим применение МЧД в различных сферах деятельности, приведем примеры, а также расскажем, где и как ее оформить.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это инструмент, который позволяет автоматизировать проверку подлинности документов и подтвердить полномочия лица, действующего от имени организации или ИП. МЧД автоматизирует процессы передачи полномочий и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

МЧД является аналогом бумажной доверенности, только оформляется в электронной форме и передается получателям через интернет. Она создается в виде файла формата XML, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя. А чтобы ее использовать, у уполномоченного лица должна быть КЭП физического лица. 

Для подписи цифровых документов рекомендуем сертификаты квалифицированных электронных подписей от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Информацию об МЧД можно посмотреть в Едином блокчейн хранилище — распределенном реестре ФНС. Это единая точка доступа для всех пользователей, где можно получить актуальные сведения о машиночитаемой доверенности. 

В МЧД можно поставить необходимый срок действия. Он может быть любым. Если срок не указан, то доверенность действует год с момента выдачи. Если полномочия сотрудника закончились по причине увольнения или перехода на другую должность, то машиночитаемую доверенность можно отозвать раньше срока окончания ее действия.

Применение МЧД

Машиночитаемая доверенность используется в различных сферах деятельности, где требуется передача полномочий от одного лица другому.

Создавать МЧД удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Электронный документооборот с контрагентами

Вы можете применять МЧД при взаимодействии с контрагентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Например, при заключении договоров, получении информации от контрагентов, отправке счетов и актов.

Пример: представьте, что ваша компания хочет заключить договор с другим юридическим лицом. Вместо того чтобы отправлять подписанный бумажный документ по почте, вы используете МЧД. 

  1. Выпускаете на ответственного работника своей фирмы КЭП физлица, а для подтверждения полномочий представителя директора удаленно оформляете электронную доверенность.

  2. Ваш сотрудник подписывает электронный договор своей КЭП и отправляет контрагенту вместе с МЧД по электронной почте.

  3. Получателю тоже не требуется покидать свое рабочее место. Достаточно проверить МЧД в распределенном реестре.

Это значительно ускоряет процесс подписания договора и исключает риск подделки документов

Взаимодействие с государственными органами

Также МЧД активно используется при взаимодействии с государственными органами, позволяя автоматизировать и упростить процедуру получения различных услуг. Подробнее о том, где применяют МЧД:

  • ФНС (Федеральная налоговая служба) — для подачи налоговой отчетности, заявлений на получение налоговых льгот, а также при получении информации о налоговых обязательствах.

  • СФР (Социальный фонд России) — для подачи отчетности по страховым взносам. Для работы с данным ведомством нужно использовать их собственный формат доверенности.

  • Честный ЗНАК — для подтверждения полномочий при работе с системой маркировки товаров, обеспечивая прозрачность и контроль за движением продукции.

  • ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — для подтверждения полномочий при работе с ЕГАИС (алкогольная продукция, табачные изделия), обеспечивая контроль за оборотом товаров.

Стоит обратить внимание, что использование машиночитаемой доверенности в ЕГАИС имеет свои особенности.

После регистрации МЧД в ФНС загрузите ее в Универсальный транспортный модуль (УТМ). Используйте доверенность только для получения RSA-ключа при первом входе в информационную систему. После получения ключа отправлять ее повторно в ЕГАИС не нужно. По истечении срока действия МЧД оформите новую МЧД на доверенное лицо и перевыпустите RSA-ключ.

  • ФТС (Федеральная таможенная служба) — при оформлении таможенных документов, позволяя автоматизировать процесс таможенного оформления и сократить время на его прохождение.

  • Федресурс (Федеральный ресурс о банкротстве) — например, для подачи заявлений о банкротстве или получения информации о банкротных процедурах.

  • ГИИС ДМДК (Государственная информационная система для ведения реестра договоров о долевом строительстве) — например, для регистрации договоров о долевом строительстве или получения информации о строительных объектах.

Пример: вашему юридическому лицу нужно сдать налоговую отчетность в электронном виде, но ее бухгалтерский учет ведет сторонняя компания. Вам нужно создать МЧД формата 5.01 на сотрудника этой фирмы и выбрать в доверенности необходимые полномочия. Например, для представления налоговой декларации используется код классификатора 1_FNS02. Далее уполномоченный подпишет пакет документов своей КЭП физлица, укажет номер доверенности и отправит отчетность в ФНС за вас.

Где еще осуществляется применение МЧД

Также МЧД используется для:

  • подтверждения полномочий представителей банков при совершении финансовых операций;

  • предоставления доступа к конфиденциальной информации и совершения юридических действий от имени клиента;

  • оформления грузов и транспортных средств. Это особенно актуально для международных перевозок;

  • подтверждения полномочий агентов и брокеров при заключении договоров страхования;

  • заключения сделок и проведения финансовых транзакций между партнерами;

  • предоставления доступа медицинским работникам к личным данным пациентов и совершению медицинских процедур;

  • для подтверждения полномочий преподавателей и сотрудников образовательных учреждений.

Как создать МЧД

Вы можете создать машиночитаемую доверенность в собственной информационной системе, в распределенном реестре ФНС или через специальные сервисы, такие как Астрал Доверенность или 1С-Отчетность

1. Для начала определитесь, для каких целей нужна доверенность, и на основе этого выберите формат.

Дело в том, что информационные системы некоторых государственных органов используют собственные форматы МЧД, поэтому перед оформлением нужно проверить, какой формат подойдет именно вам. Так, для хоз сделок между организациями можно использовать базовый формат 002.

В большинстве случаев, например, для взаимодействия с контрагентами, подходит единый формат от Минцифры версии 003. Для сдачи отчетности в налоговую используется специальный формат — 5.01.

2. После этого заполните информацию о доверенности, доверителе и доверенном лице. Также выберите код полномочий из специального справочника. Его можно найти на сайте Единой системы нормативной справочной информации Госуслуги. Если необходимых полномочий в этом перечне нет, пропишите их буквами.

3. Далее подпишите МЧД КЭП генерального директора или лица, имеющего право работать от имени организации или ИП без доверенности. Необязательно заполнять доверенность именно руководителю. Так, в Астрал Доверенность МЧД может заполнить любой сотрудник с доступом к сервису и отправить на подпись директору нажатием одной кнопки.

Важно запомнить, что пользоваться сертификатом КЭП может только владелец. Вы можете составить МЧД самостоятельно, но подписать ее должен только директор. Использование чужой квалифицированной электронной подписи противозаконно. 

4.После этого отправьте МЧД в распределенный реестр налоговой для регистрации.

Можно ли передоверить МЧД

Вы можете создать машиночитаемую доверенность формата 002 и 003 с правом передоверия. Таким образом, уполномоченное лицо может передать право подписи своему подчиненному или помощнику. Нужно это для распределения различных функций.

Пример: ваша компания участвует в электронных торгах. Вы заключаете контракт со сторонней организацией, которая занимается сопровождением участия в тендерах, предоставляя услуги «под ключ». Оформляете на гендиректора этого юрлица универсальную МЧД формата 003 с правом передоверия. Указываете там все необходимые полномочия.

В свою очередь, гендиректор этого юрлица распределяет обязанности на своих работников, оформляя на каждого машиночитаемую доверенность. Например, кто-то из них составляет и подписывает техническую документацию, другой заверяет договоры на исполнение контракта.

Каждая последующая МЧД содержит информацию о предыдущих оформленных доверенностях вплоть до корневой. Если отозвать, к примеру, главную доверенность, то все последующие в цепочке МЧД станут недействительными.

Можно ли подписать документы за директора без МЧД

Сегодня за директора можно подписать документ или сдать отчетность без МЧД. Для этого доверенное лицо использует личный сертификат КЭП, в котором содержатся реквизиты юрлица, от имени которого он действует.

Выпускали такие сертификаты до 31 августа 2023 года, получить их уже не получится. А с 1 сентября 2024 года они становятся нелегитимными и использовать их будет нельзя.

С этого момента для действий от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность и КЭП физического лица. Применять бумажные доверенности для сдачи отчетности с этой даты тоже будет запрещено.

На кого можно оформить машиночитаемую доверенность

Закон не обязывает оформлять МЧД на кого-то конкретного. Доверитель вправе оформить этот документ на любое физическое лицо по своему желанию. Ему необязательно быть вашим штатным сотрудником. Полномочия можно передавать не только физлицам, но и другим ИП или юридическим лицам.

Главное условие — у уполномоченного должна быть квалифицированная электронная подпись (ЭП). 

Преимущества использования МЧД

Использование МЧД в различных сферах приносит ряд преимуществ:

  • сокращается время на обработку документов, проверку подлинности и полномочий;

  • повышается уровень доверия к электронному документообороту, так как используется КЭП. Она гарантирует, что документ после заверения не был изменен, и приравнивается к рукописной подписи;

  • сокращается количество бумажных документов, упрощая взаимодействие между контрагентами;

  • снижаются расходы на обработку, включая расходы на печать, отправку по почте и хранение;

В целом, МЧД делает взаимодействие с контрагентами и государственными органами более простым и удобным, а главное, законным.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KAAuS

Начать дискуссию

У «ВкусВилла» появился свой платежный сервис EshPay

Покупатели смогут в пять раз быстрее оплачивать покупки через QR-код в мобильном приложении «ВкусВилл».

⚡️ Итоги дня: сотрудника посадили в темную комнату и заставили уволиться, школьники поехали на отдых в Северную Корею, а детей будут снимать на свидетельство о рождении

Подготовили обзор главных событий дня — 22 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Остатки материнского капитала начислят как единовременную выплату

Сейчас у 750 тысяч семей накопились остатки материнского капитала на сумму 1,5 млрд рублей.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Экспорт

Более 530 экспортных лицензий Минпромторга выдано через платформу «Мой экспорт»

Государственная цифровая платформа «Мой экспорт» с сентября 2023 года значительно облегчила процедуру получения экспортных лицензий Минпромторга для российских компаний.

Верховный Суд инициировал изменения в Гражданский процессуальный кодекс

Пленум ВС РФ одобрил проект постановления о внесении в Госдуму проекта федерального закона с изменениями в ГПК.

Кадры

Цифра дня. Про «отличников»

Россияне рассказали, в каком возрасте чувствуют себя эффективнее всего на работе.

Цифра дня. Про «отличников»
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Может ли работодатель вызвать сотрудника из отпуска

С согласия сотрудника работодатель может прервать отпуск. Если работник не согласен вернуться раньше положенного, к нему нельзя применять санкции.

Как работодателю оформить СНИЛС для иностранного гражданина в 2024 году

Иностранному гражданину, которого принимают на работу по трудовому договору или привлекают к выполнению работ/услуг по договору ГПХ, необходим российский СНИЛС. Рассказываем, как его оформить и какие существуют нюансы в 2024 году.

Как работодателю оформить СНИЛС для иностранного гражданина в 2024 году

🔥 Самый насыщенный день в 2024 году — уже близко! Расскажем обо всех ключевых изменениях в работе бухгалтера на конференции «Клерка»

На V Всероссийской бухгалтерской конференции эксперты расскажут о темах, которые сегодня волнуют всех бухгалтеров без исключений — реформа, затронувшая все налоги, новые правила работы, появление реестра воинского учета, новая отчетность.

Управление персоналом

Как мотивировать сотрудников к онлайн-обучению

Компания может разработать хороший курс с полезным материалом, но сотрудники не захотят учиться. Они говорят, что у них нет времени или не понимают, зачем это нужно. Иногда они начинают курс, но потом бросают. Если материалы действительно полезные и интересные, скорее всего, компания не уделила внимание мотивации сотрудников.

Как мотивировать сотрудников к онлайн-обучению

Профессия «бухгалтер»

Есть мнение, что организация без бухгалтера не проживет ни дня. Так оно и есть — налоги, зарплата, отчеты, все это ложится на плечи бухгалтера. Давайте разбираться, что должен знать и уметь бухгалтер. Какое нужно образование, чтобы стать специалистом. Плюсы, минусы, востребованность профессии, сколько можно заработать.

Создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина, Клерк

👷 ЕФС-1 придется сдавать по новым срокам. Комментарий бухгалтера

Работодателей обяжут сдавать подраздел 1.1 на следующий день, если сотрудника перевели на удаленку или на неполную занятость.

Что почитать тем, кто хочет разобраться в инвестициях. ТОП-5 книг

В инвестициях каждый шаг может привести к значительным финансовым потерям, поэтому важно постоянно учиться и перенимать опыт профессиональных инвесторов. Делюсь списком книг для начинающих инвесторов, которые помогут погрузиться в темы экономики, финансов и инвестиций.

Что почитать тем, кто хочет разобраться в инвестициях. ТОП-5 книг

Эксперт объяснит, как работать с машиночитаемыми доверенностями

Машиночитаемая доверенность (МЧД) позволяет сдавать электронную отчетность, оформлять документы через электронный документооборот, представлять интересы компании.

Аудит сотрудничества с самозанятыми: как не получить по «шапке» от ФНС за привлечение внештатников 

Сотрудничество с самозанятыми — привлекательный вариант для бизнеса, но он несет в себе определенные риски. Поэтому регулярный аудит такой формы сотрудничества поможет минимизировать риски, обеспечить правовую безопасность и избежать претензий контролирующих органов. 

Аудит сотрудничества с самозанятыми: как не получить по «шапке» от ФНС за привлечение внештатников 
УСН

Какие расходы может учесть торговая организация на УСН

Торговая организация на доходно-расходной упрощенке вправе учитывать расходы для уменьшения налоговой базы, но перечень закрытый. Разбираемся, какие расходы организация может учесть при исчислении налога.

Какие расходы может учесть торговая организация на УСН

Компания RG-Soft подтвердила статус «Центр реальной автоматизации 1С»

Компания RG-Soft рада сообщить о том, что успешно прошла сертификацию в качестве «Центра Реальной Автоматизации 1C». Это подтверждение высокого профессионализма и компетенции компании в области автоматизации бизнес-процессов с использованием платформы 1C.

Компания RG-Soft подтвердила статус «Центр реальной автоматизации 1С»

Грант до 50 млн рублей могут получить разработчики электроники и ПО

Минпромторг и Фонд содействия инновациям объявили конкурс «Развитие-Электроника» в рамках федерального проекта «Прикладные исследования, разработка и внедрение электронной продукции».

5 идей, как бухгалтеру получить пассивный доход

Деньги на вкладе — это пассивный доход, но помимо этого каждый бухгалтер может заработать еще. Есть несколько идей, чтобы без финансовых вложений, составления отчетности, обработки первички, споров с налоговой и прочих бухгалтерских обязанностей поднять свой основной доход.

5 идей, как бухгалтеру получить пассивный доход

Интересные материалы

Кадры

В прошлом году на предприятиях «трудились» около 13 тысяч кибер-сотрудников

До 2030 года обрабатывающей промышленности России потребуется 1,7 млн человек.