Топ ошибок при передаче бухгалтерии на аутсорсинг и как их избежать

Иногда бывает так: собственник бизнеса видит рекламу и передает ведение учета сторонней организации, совершенно не разобравшись, как это работает и какие задачи помогает решить. Результат — разочарование в самой модели и недопонимание между заказчиком и исполнителем.

Как правило, это происходит из-за незнания текущего состояния учета и отсутствия четких целей перехода на аутсорсинг — высвобождение внутренних ресурсов для стратегического развития, сокращение количества ошибок и так далее. Многие просто заключают договор без предварительного обсуждения ожиданий и специфики бизнеса с аутсорсинговой компанией, а затем сталкиваются с проблемами. 

Как избежать:

• Проведите предварительный аудит текущего состояния учета.

• Четко сформулируйте цели и задачи передачи бухгалтерии на аутсорсинг. 

• Детально обсудите свои ожидания с представителями аутсорсинговой компании.

Любой бизнес стремится избежать неоправданных расходов. Но ориентироваться только на цену при выборе аутсорсинговой компании не стоит. Если предлагаемая стоимость оказывается намного ниже среднерыночной, велик риск получить некачественную услугу. 

В базовый пакет нередко входит лишь часть услуг, а остальные работы приходится оплачивать дополнительно. Тогда итоговая стоимость получается даже выше, чем у хорошо зарекомендовавших себя компаний.

Как избежать:

• При выборе аутсорсинговой компании учитывайте ключевые параметры — опыт и репутацию, порядок взаимодействия с клиентами, условия договора и гарантии, уровень квалификации исполнителей, прозрачность и открытость, а также безопасность хранения данных.

• Перед заключением договора изучите, какие услуги входят в тариф, а что оплачивается дополнительно.

Переход на бухгалтерский аутсорсинг — достаточно ответственная процедура. Просто заключить договор и сразу же забыть о бухгалтерии не удастся. Каждый бизнес имеет свою специфику, и потому для полноценной работы важно передать аутсорсеру все данные и рассказать обо всех нюансах.

Некоторые руководители игнорируют процедуру передачи, и в результате это приводит к замедлению работы и недопониманию. Кроме того, возрастает риск ошибок, которые происходят не по вине аутсорсера.

Как избежать:

• Назначьте одного сотрудника, который будет отвечать за взаимодействие с провайдером. 

• Передайте все ключевую документацию и все данные, которые необходимы для ведения учета.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет избавиться от рутины и сосредоточиться на основной деятельности и развитии бизнеса. Но полностью отказываться от контроля все же не рекомендуем. Вы должны быть уверены, что аутсорсер выполняет свои обязанности, причем делает это качественно.

Как избежать:

• Мониторьте процесс выполнения задач и сравнивайте полученные результаты с целями.

• Выбирайте аутсорсинговую компанию с системой внутреннего контроля.

Аутсорсинговые компании работают по определенному регламенту, причем соблюдать его должен не только сам аутсорсер, но и заказчик. И в первую очередь это касается своевременной передачи документов и сведений.

Если вы отправляете информацию с опозданием, аутсорсер не сможет гарантировать соблюдение сроков. В результате ваш бизнес столкнется со штрафами и убытками.

Как избежать:

• Разработайте систему взаимодействия с аутсорсинговой компанией.

• Соблюдайте сроки предоставления информации.

Иногда при передаче бухгалтерии на аутсорсинг заказчики стремятся уменьшить объем передаваемых задач, полагая, что это сократит расходы на обслуживание. Но по факту это приводит к тому, что аутсорсинговая компания не может полноценно исполнять поручения. А когда реальный объем работы все-таки становится известен, стоимость услуг все равно увеличится.

Передача не всей информации может быть и следствием того, что собственник бизнеса или другой ответственный за взаимодействие с аутсорсером сотрудник просто не знает о каких-то моментах. Особенно если раньше в компании работал штатный бухгалтер, но затем уволился.   

Как избежать:

• Сразу сообщайте исполнителю о фактическом объеме работе.

• При необходимости попросите аутсорсинговую компанию оценить трудозатраты.

Ависто работает с бизнесом независимо от организационно-правовой формы: клиенты компании — коммерческие и некоммерческие организации и ИП. А чтобы сотрудничество с компанией было максимально комфортным, за каждым клиентом закрепляется персональный бухгалтер. Он не только полностью погрузится в специфику вашего бизнеса, но и всегда ответит на возникающие вопросы.

Читайте также:

• ТОП ошибок бухгалтера при работе с персональными данными.

• Может ли бесплатный сервис онлайн-бухгалтерии банка заменить бухгалтера.

• Кто может заменить штатного бухгалтера для ООО и кто несет ответственность за учет.

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFHR8S9N