Инструкция для бухгалтера: каких специалистов заменят фрилансеры, где их искать и как безопасно оформить

Оказывается, первым, кто использовал термин «фрилансер», был писатель Вальтер Скотт. В средневековом «Айвенго» фрилансерами служили вольные воины копейщики (lance — рыцарское копьё). С тех пор и по сей день свободных работников можно встретить практически во всех сферах бизнеса. Если вам не хватает штатных сотрудников или вы хотите сэкономить на кадровых расходах, научитесь правильно работать с фрилансерами.

Какие задачи отдать фрилансерам

Главное отличие фрилансеров от наемных работников — это характер и способ организации труда. Предметом договора, выступает результат работ, услуг, а не выполнение определенной трудовой функции. Приходящего специалиста привлекают для выполнения проектных, разовых, подрядных работ.

Если у вас не хватает рабочих рук, чтобы закрыть точечные задачи, то стоит воспользоваться услугами фрилансеров.

Например, вам нужно развести 200 коробок с подарками, раздавать флаеры в течение 10 праздничных дней или привлечь самозанятого бухгалтера для сверки отчетности в конце года.

Используя для таких целей фрилансеров , компании не придется тратить время на оформление сотрудника, который может уже и не понадобится через пару месяцев, не нужно будет платить налоги и переживать за документы. К тому же, оформить самозанятого гораздо быстрее, чем сотрудника по найму. А благодаря сервису YouDo Бизнес можно найти подходящего кандидата всего за несколько часов.

Для каждой конкретной работы устанавливается срок ее выполнения, и оформляется гражданско-правовой договор. Фрилансер выполняет порученное задание, но при этом отсутствуют:

• затраты на обустройство рабочего места, аренду помещения и предоставление инвентаря;
• отпускные и больничные;
• страховые взносы снижены (за исполнителя по ГПХ не уплачивают взносы на соцстрахование) или равны нулю (если фрилансер — самозанятый или ИП)..

Принято считать, что фрилансерами бывают только удаленные работники из it-сферы для содержания интернет-магазина: системный администратор, тестировщик, веб-дизайнер, таргетолог, копирайтер и другие. Сейчас практически любую профессию можно перевести на фриланс,

• переводчик;
• специалист по контекстной рекламе;
• менеджер по продажам;
• видеомонтажер;
• онлайн-консультант;
• личный помощник;
• иллюстратор;
• архитектор;
• бухгалтер;
• юрист.

Где искать фрилансера

Если нет возможности найти работника по рекомендации от коллег-бизнесменов, то приходится выбирать из широкого ассортимента исполнителей, обитающих на биржах для фрилансеров и досках с объявлениями в интернете. Свой выбор останавливайте на исполнителях с историей, проверенным профилем и положительными отзывами.

У сервиса YouDo Бизнес своя уникальная база из 3,5 млн проверенных исполнителей. У каждого исполнителя есть свой рейтинг и отзывы — можно не переживать, что человек окажется ненадежным, а его аккаунт — фейковым. Мы регулярно сами проверяем статус самозанятых, а потому заказчикам не нужно беспокоиться о штрафах и доначисления.

Документальное оформление работы фрилансера

Еще на этапе выбора исполнителя необходимо удостовериться, что он согласен на ваши условия работы. Чтобы у бухгалтерии не было проблем с учетом расходов на оплату услуг подрядчика, с ним должен быть заключен договор, а по завершению работ получены закрывающие акты выполненных работ. Документы оформляют в письменной форме. Работать с удаленными исполнителями сложнее, когда нет единой платформы для заключения договоров.

На портале YouDo Бизнес все закрывающие документы: договоры, акты, формируются буквально в один клик. Не тратьте ваше время на заполнение бумаг!

При работе с фрилансерами устанавливайте срок сдачи работы с запасом, на тот случай если исполнитель откажется, или потребуется другой для исправления недочетов. В отличие от сотрудника с трудовым договором, фрилансер ничего не теряет кроме оплаты при отказе от порученного задания.

Подробное техническое задание — залог успеха и качественного выполнения заказа. Этому пункту в договоре или отдельному приложению нужно уделить повышенное внимание. Проговорите и потом зафиксируйте все этапы работы и конечный результат.

Какой фрилансер поможет сэкономить больше всего

Заключив гражданско-правовой договор с физическим лицом, заказчик обязан удерживать из вознаграждения исполнителя 13% НДФЛ и начислять страховые взносы. Взносы во внебюджетные фонды составляют 27,1% (страховые взносы в ПФР и ФОМС), для предприятий МСП действуют пониженные ставки на суммы свыше МРОТ — 15% (10% в ПФР и 5% — ФОМС). Но на этом работа бухгалтерии не заканчивается, по таким фрилансерам необходимо сдавать отчетность: РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж...

Чтобы забыть о предыдущем абзаце можно использовать фрилансеров со статусом «самозанятый». Таким образом, образуется ощутимая экономия на взносах. К тому же у самозанятых сейчас высокая конкуренция и идет активный демпинг цен на услуги.

Чтобы сэкономленный бюджет не растратить на штрафы, необходимо правильно выстроить работу с самозанятыми.

Она состоит из следующих этапов:

1. Заключение договора и проверка статуса НПД на сайте ФНС.
2. Приемка работ, получение подтверждающих расходы документов на услуги или работы, выполненные самозанятым.
3. Проверка лимитов и статуса исполнителей перед оплатой.
4. Оплата услуг исполнителя.
5. Получение чека от самозанятого, после того, как он сформирует продажу в приложении «Мой налог».

Все эти операции можно выполнить в автоматическом режиме в сервисе YouDo Бизнес. По факту вам останется только оценить выполненную работу, все остальное — забота YouDo Бизнес.

Если вы загорелись желанием и готовы допустить к работе самозанятых, помните о некоторых ограничениях со стороны законодательства:

• Работать на постоянной основе с одним и тем же самозанятым опасно. Фрилансер должен быть максимально независим. Иначе налоговые инспекторы переквалифицируют договор ГПХ в трудовой.
• Запрещается в течение двух лет работать с бывшими работниками, которые получили статус самозанятого.

Чтобы облегчить труд бухгалтера и избежать возможных ошибок, сотрудничайте с самозанятыми на нашем портале. Там вы сможете контролировать их работу и вовремя переводить вознаграждения на любые карты физических лиц.

Маркетплейс для работы с самозанятыми

Поиск исполнителей по всей России, постановка задач, простой документооборот и легальные расчеты

Попробовать